Έγγραφη Προειδοποίηση Εργαζομένου

Πρακτικός οδηγός: Έγγραφη Προειδοποίηση Εργαζομένου

Η Έγγραφη Προειδοποίηση Εργαζομένου είναι επίσημη γραπτή ειδοποίηση του εργοδότη προς έναν εργαζόμενο σχετικά με συγκεκριμένο ζήτημα συμπεριφοράς ή απόδοσης. Περιγράφει το ζήτημα, τις προηγούμενες συζητήσεις, τη βελτίωση που αναμένεται έως μια ημερομηνία αξιολόγησης και τις πιθανές συνέπειες.

Σε τι χρησιμεύει

Οι εργοδότες χρησιμοποιούν αυτή την επιστολή για να καταγράψουν ένα ζήτημα στον χώρο εργασίας με σαφείς, πραγματολογικούς όρους. Ενημερώνει τον εργαζόμενο ποιο είναι το πρόβλημα, τι έχει ήδη συζητηθεί, τι πρέπει να αλλάξει και πότε θα αξιολογηθεί η πρόοδος. Μια σαφής καταγραφή μπορεί να βοηθήσει και τις δύο πλευρές να κατανοήσουν πού βρίσκονται τα πράγματα και να περιορίσει μεταγενέστερες διαφωνίες για το τι ειπώθηκε.

Χρησιμοποιείται συχνά μαζί με άλλα έγγραφα απασχόλησης. Μπορεί να ακολουθεί ή να οδηγεί σε «Σχέδιο Βελτίωσης Απόδοσης (PIP) & Ειδοποίηση», να παραπέμπει στη θέση και στα καθήκοντα που περιγράφονται σε «Επίσημη Προσφορά Εργασίας & Επιστολή Επαλήθευσης Απασχόλησης» ή να αφορά τη φροντίδα αντικειμένων που καταγράφονται σε «Συμφωνία Εξ Αποστάσεως Εργασίας & Διάθεσης Εξοπλισμού». Χρησιμοποιήστε την για ένα συγκεκριμένο ζήτημα που ο εργαζόμενος μπορεί να διορθώσει· μια ευρύτερη διαφορά ή μια απόφαση λύσης της εργασιακής σχέσης απαιτεί άλλα έγγραφα.

Οι πειθαρχικές διαδικασίες, οι απαιτούμενες συναντήσεις, το δικαίωμα απάντησης ή συνοδείας και το πόσο καιρό παραμένουν οι προειδοποιήσεις στον φάκελο διαφέρουν ανά χώρα, περιοχή και χώρο εργασίας. Ελέγξτε τις τοπικές απαιτήσεις και τις πολιτικές του χώρου εργασίας σας πριν εκδώσετε την επιστολή και ζητήστε τη συμβουλή δικηγόρου αν το ζήτημα είναι σοβαρό ή αμφισβητείται.

Ποιοι το χρησιμοποιούν

• Προϊστάμενος ή επόπτης που αντιμετωπίζει επαναλαμβανόμενο ζήτημα συμπεριφοράς ή προσέλευσης.
• Τμήμα ανθρώπινου δυναμικού που καταγράφει ένα στάδιο πειθαρχικής διαδικασίας.
• Ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης που καταγράφει εγγράφως ένα ζήτημα με εργαζόμενο.
• Εργοδότης που παρακολουθεί ένα σχέδιο βελτίωσης απόδοσης το οποίο δεν έχει φέρει αποτελέσματα.
• Εργαζόμενος που λαμβάνει την προειδοποίηση και θέλει να κατανοήσει τις προσδοκίες και την ημερομηνία αξιολόγησης.

Όροι που πρέπει να συμφωνηθούν

Θέση εργασίας

Προσδιορίστε τη θέση του εργαζομένου, ώστε οι προσδοκίες της επιστολής να σχετίζονται με τον πραγματικό ρόλο του. Χρησιμοποιήστε τον τίτλο που αναγράφεται στα αρχεία απασχόλησης και, όπου χρειάζεται, αναφερθείτε στα καθήκοντα που αντιστοιχούν στη θέση αυτή.

Ζήτημα συμπεριφοράς ή απόδοσης

Περιγράψτε τι συνέβη, με ημερομηνίες και συγκεκριμένα παραδείγματα. Περιοριστείτε σε γεγονότα που μπορούν να ελεγχθούν, όπως ώρες, χαμένες προθεσμίες ή συγκεκριμένα περιστατικά, και όχι σε γενικές κρίσεις για τη στάση ή τον χαρακτήρα του εργαζομένου.

Προηγούμενες συζητήσεις ή προειδοποιήσεις

Σημειώστε τυχόν προηγούμενες συζητήσεις, προφορικές υπενθυμίσεις ή γραπτές προειδοποιήσεις και τις ημερομηνίες τους. Αν το ζήτημα τίθεται για πρώτη φορά, αφήστε το πεδίο κενό ή δηλώστε το ξεκάθαρα.

Αναμενόμενη βελτίωση και ημερομηνία αξιολόγησης

Αναφέρετε τι πρέπει να κάνει διαφορετικά ο εργαζόμενος και πότε θα αξιολογήσει ο εργοδότης την πρόοδο. Διατυπώστε την προσδοκία με μετρήσιμο τρόπο όπου είναι δυνατόν, για παράδειγμα με ώρα προσέλευσης ή στόχο ολοκλήρωσης.

Πιθανές συνέπειες αν δεν υπάρξει βελτίωση

Εξηγήστε ποια περαιτέρω βήματα μπορεί να ακολουθήσουν αν το ζήτημα συνεχιστεί, παραπέμποντας στην πολιτική του χώρου εργασίας όπου υπάρχει. Περιγράψτε τις συνέπειες με ακρίβεια και αποφύγετε απειλές που δεν συνάδουν με την πολιτική ή τους τοπικούς κανόνες.

Απάντηση του εργαζομένου

Αν ο εργαζόμενος μπορεί να σχολιάσει την προειδοποίηση ή να επισυνάψει γραπτή απάντηση, περιγράψτε τον τρόπο στην ενότητα «Πρόσθετοι Όροι & Διατάξεις». Εκεί μπορεί επίσης να συμπληρωθεί μια σύντομη σημείωση για το πώς μπορεί να υποβάλει ερωτήσεις ή να ζητήσει υποστήριξη.

Συνηθισμένα λάθη

• Να περιγράφετε το ζήτημα με γενικούς όρους όπως «κακή στάση» χωρίς παραδείγματα. Αναφέρετε ημερομηνίες, περιστατικά και την επίδραση στην εργασία.
• Να θέτετε πολλά άσχετα μεταξύ τους ζητήματα σε μία επιστολή. Τα διαφορετικά προβλήματα μπορεί να είναι σαφέστερα σε χωριστές επιστολές ή σε ενότητες με σαφή αρίθμηση.
• Να ορίζετε προσδοκία που δεν μπορεί να μετρηθεί ή ημερομηνία αξιολόγησης που δεν είναι ρεαλιστική. Δώστε στον εργαζόμενο έναν δίκαιο, συγκεκριμένο στόχο.
• Να αναφέρετε συνέπειες που υπερβαίνουν την πολιτική του χώρου εργασίας ή τους τοπικούς κανόνες. Ελέγξτε ποια περαιτέρω βήματα επιτρέπουν πράγματι οι διαδικασίες σας.
• Να εκδίδετε την επιστολή χωρίς να έχετε πρώτα συζητήσει το ζήτημα με τον εργαζόμενο, όταν οι διαδικασίες σας προβλέπουν συνάντηση. Ακολουθήστε τη δική σας διαδικασία.
• Να μην κρατάτε αντίγραφο υπογεγραμμένο ή με βεβαίωση παραλαβής. Καταγράψτε πότε παρέλαβε ο εργαζόμενος την επιστολή.

Πριν από την υπογραφή

• Επιβεβαιώστε το όνομα και τη θέση εργασίας του εργαζομένου βάσει των αρχείων σας.
• Ελέγξτε την ακρίβεια κάθε ημερομηνίας και κάθε παραδείγματος στην περιγραφή του ζητήματος.
• Ανατρέξτε στις σημειώσεις προηγούμενων συζητήσεων ή προειδοποιήσεων και αναφερθείτε σε αυτές σωστά.
• Βεβαιωθείτε ότι η αναμενόμενη βελτίωση είναι συγκεκριμένη και η ημερομηνία αξιολόγησης εύλογη.
• Συγκρίνετε τις αναφερόμενες συνέπειες με την πολιτική του χώρου εργασίας και τη σύμβαση εργασίας.
• Ελέγξτε τις τοπικές απαιτήσεις για τα πειθαρχικά βήματα και ζητήστε τη συμβουλή δικηγόρου αν το ζήτημα μπορεί να οδηγήσει σε απόλυση.