نامه تسویه حساب (تسویه دین)

راهنمای کاربردی: نامه تسویه حساب (تسویه دین)

نامه تسویه حساب (تسویه دین) تأییدیه‌ای کتبی از سوی وام‌دهنده است مبنی بر اینکه یک وام یا بدهی به‌طور کامل بازپرداخت شده است. این نامه بدهی را مشخص می‌کند، مبلغ اولیه و کل مبلغ پرداخت‌شده را ثبت می‌کند و تاریخ آخرین پرداخت را بیان می‌کند.

کاربرد این سند

وام‌گیرندگان از این نامه استفاده می‌کنند تا سابقه روشنی داشته باشند که دیگر بابت یک بدهی مشخص چیزی بدهکار نیستند. این نامه معمولاً پس از آخرین پرداخت طبق سفته یا توافق‌نامه طرح بازپرداخت ساختاریافته بدهی، پس از پرداخت مبلغ توافق‌شده در توافق‌نامه تسویه بدهی و اسقاط متقابل دعاوی، یا پس از حل‌وفصل موضوعی که با نامه رسمی مطالبه وصول مطالبات و پرداخت معوقه آغاز شده بود صادر می‌شود. وام‌دهنده آن را امضا می‌کند تا موضع خود را تأیید کند.

وقتی بدهی واقعاً بازپرداخت شده است و هر دو طرف بر سر مبلغ کل توافق دارند، از آن استفاده کنید. اگر سوابق گم شود، بدهی به شخص دیگری منتقل شود یا کسی بعداً بپرسد که آیا وام بازپرداخت شده است، این نامه می‌تواند از سردرگمی جلوگیری کند. اگر مبلغی همچنان مورد اختلاف است، بهتر است ابتدا آن را حل کنید تا اینکه نامه‌ای صادر کنید که وضعیت واقعی را نشان نمی‌دهد.

مقررات مربوط به آزادسازی وثیقه، به‌روزرسانی سوابق اعتباری یا سوابق رسمی و بازگرداندن مدارک وام در کشورها و مناطق مختلف متفاوت است. اگر بدهی دارای وثیقه بوده یا در جایی ثبت شده است، الزامات محلی را بررسی کنید و اگر مبالغ قابل‌توجه است، با وکیل واجد صلاحیت مشورت کنید.

چه کسانی از آن استفاده می‌کنند

• وام‌دهنده شخصی که تأیید می‌کند دوست یا یکی از اعضای خانواده وام شخصی را بازپرداخت کرده است.
• وام‌گیرنده‌ای که مدرک کتبی می‌خواهد که سفته به‌طور کامل پرداخت شده است.
• کسب‌وکار کوچکی که تأیید می‌کند مشتری یا تأمین‌کننده‌ای بدهی معوق خود را تسویه کرده است.
• طلبکاری که تأیید می‌کند مبلغ تسویه دریافت شده و موضوع خاتمه یافته است.
• شخصی که از طرف دیگری بدهی را وصول می‌کند و باید تکمیل آن را تأیید کند.

شرایطی که باید درباره‌شان توافق شود

مشخصات وام یا بدهی

بدهی را با سندی که آن را ایجاد کرده است، مانند سفته یا طرح بازپرداخت، و تاریخ آن مشخص کنید. از همان نام‌ها و شماره‌های مرجعی استفاده کنید که در آن سند آمده است.

مبلغ اولیه بدهی

مبلغ اصلی اولیه و واحد پول آن را بنویسید. اگر طرفین بیش از یک ترتیب مالی با هم داشته‌اند، این کار به خواننده کمک می‌کند نامه را به بدهی درست مرتبط کند.

تاریخ آخرین پرداخت

تاریخ دریافت آخرین پرداخت را ثبت کنید. اگر آخرین پرداخت با انتقال بانکی انجام شده است، تاریخ رسیدن وجه را بنویسید نه تاریخ ارسال آن را، مگر اینکه طرفین به‌گونه دیگری توافق کنند.

کل مبلغ پرداخت‌شده

کل مبلغی را که در طول مدت بدهی پرداخت شده است بنویسید و بگویید آیا شامل سود، هزینه‌ها یا تخفیف ناشی از تسویه می‌شود یا نه. رقم را با سوابق پرداخت و رسیدها تطبیق دهید.

مدارک بازگردانده‌شده یا باطل‌شده

شرح دهید چه بر سر مدارک اصلی وام می‌آید؛ مانند بازگرداندن سفته امضاشده با عبارت «پرداخت شد». اگر وثیقه یا حق ثبت‌شده‌ای باید آزاد شود، آن را در «شرایط و مفاد تکمیلی» ذکر کنید.

اعلام اینکه بدهی دیگری باقی نمانده است

نامه باید به‌روشنی بیان کند که وام‌دهنده بدهی را به‌طور کامل بازپرداخت‌شده می‌داند. اگر فقط بخشی از یک ترتیب بزرگ‌تر خاتمه می‌یابد، دقیقاً بگویید کدام بخش.

اشتباه‌های رایج

• صدور نامه پیش از وصول آخرین پرداخت. ابتدا از رسیدن وجه اطمینان پیدا کنید.
• اشاره به بدهی به شکلی چنان مبهم که ممکن است با وام دیگری اشتباه گرفته شود. نام سند، تاریخ و مبلغ اولیه را ذکر کنید.
• جا انداختن سود یا هزینه‌ها هنگام بیان کل مبلغ پرداخت‌شده. بگویید مبلغ کل شامل چه مواردی است.
• فراموش کردن تعیین تکلیف مدارک اصلی امضاشده. توافق کنید که آن‌ها بازگردانده، باطل یا نگه داشته می‌شوند.
• نادیده گرفتن وثیقه یا حقوق ثبت‌شده مرتبط با بدهی. بررسی کنید آیا چیزی باید جداگانه آزاد شود.
• امضای نامه توسط کسی که وام‌دهنده نیست یا اختیار اقدام از طرف او را ندارد. تأیید کنید چه کسی می‌تواند امضا کند.

پیش از امضا

• تأیید کنید که آخرین پرداخت به‌طور کامل دریافت شده است.
• مشخصات بدهی، مبلغ اولیه و نام طرفین را با سند اصلی تطبیق دهید.
• کل مبلغ پرداخت‌شده را دوباره محاسبه کنید و یادداشت کنید که آیا شامل سود یا هزینه‌ها می‌شود.
• درباره سرنوشت سفته اصلی و هر مدرک دیگر وام توافق کنید.
• بررسی کنید آیا وثیقه یا حق ثبت‌شده‌ای طبق مقررات محلی به آزادسازی جداگانه نیاز دارد.
• مطمئن شوید شخص امضاکننده وام‌دهنده است یا اختیار اقدام از طرف او را دارد و هر دو طرف یک نسخه نگه می‌دارند.