نامه تأیید رفع تخلف از شرایط اجاره

راهنمای کاربردی: نامه تأیید رفع تخلف از شرایط اجاره

نامه تأیید رفع تخلف از شرایط اجاره پاسخی کتبی از سوی مستأجر به موجر است که تأیید می‌کند مشکلی که در یک اخطاریه مطرح شده برطرف شده است. این نامه ملک و اخطاریه را مشخص می‌کند، اقدامات انجام‌شده را شرح می‌دهد و زمان رفع مشکل را ثبت می‌کند.

کاربرد این سند

مستأجران پس از دریافت اخطاریه تخلف از اجاره‌نامه / اخطار رفع تخلف یا تخلیه یا اخطاریه ۳ روزه / ۱۴ روزه پرداخت اجاره‌بها یا تخلیه از این نامه استفاده می‌کنند. این نامه با توضیح اینکه مستأجر برای رفع مشکل چه کرده است، مانند خارج‌کردن حیوان خانگی غیرمجاز، پایان‌دادن به مشکل سروصدا یا پرداخت مبلغ معوق، و اینکه چه زمانی این کار انجام شده، به اخطاریه پاسخ می‌دهد.

ارسال تأییدیه کتبی سابقه‌ای تاریخ‌دار ایجاد می‌کند که نشان می‌دهد مستأجر پاسخ داده و اقدام کرده است. این کار می‌تواند از سوءتفاهم درباره باز بودن موضوع جلوگیری کند و اگر موجر بخواهد رفع مشکل را بررسی یا تأیید کند، مرجع روشنی در اختیار او می‌گذارد. این نامه تعیین نمی‌کند که آیا اخطاریه اصلی موجه بوده یا موضوع خاتمه یافته است.

مقررات مربوط به مهلت رفع تخلف، نحوه پاسخ‌دادن مستأجر، روش‌های ارسال و پیامدهای اعتراض موجر به رفع تخلف در کشورها و مناطق مختلف متفاوت است. پیش از ارسال، الزامات محلی و اجاره‌نامه را بررسی کنید. اگر موجر اقدامات تخلیه را آغاز کرده یا رفع مشکل را قبول ندارد، با وکیل واجد صلاحیت یا مرکز مشاوره محلی مستأجران مشورت کنید.

چه کسانی از آن استفاده می‌کنند

• مستأجری که اخطاریه تخلف از اجاره‌نامه دریافت کرده و مشکل را برطرف کرده است.
• مستأجری که پس از دریافت اخطاریه پرداخت اجاره‌بها یا تخلیه، اجاره‌بهای معوق را پرداخت کرده است.
• چند مستأجر با اجاره‌نامه مشترک که می‌خواهند یک تأییدیه واحد بفرستند.
• نماینده یا یکی از اعضای خانواده مستأجر که در تهیه پاسخ کمک می‌کند.
• موجر یا مدیر املاکی که تأییدیه مستأجر را دریافت و بررسی می‌کند.

شرایطی که باید درباره‌شان توافق شود

نشانی ملک اجاره‌ای

نشانی کامل، شامل شماره واحد یا آپارتمان، را همان‌گونه که در اجاره‌نامه آمده بنویسید. این کار به موجر امکان می‌دهد نامه را با اجاره درست مطابقت دهد.

اخطاریه مورد پاسخ

اخطاریه را با تاریخ آن و مشکلی که مطرح کرده مشخص کنید. اگر بیش از یک اخطاریه دریافت کرده‌اید، روشن کنید این نامه به کدام‌یک پاسخ می‌دهد.

اقدامات انجام‌شده برای رفع مشکل

آنچه انجام داده‌اید را با عباراتی مشخص و مبتنی بر واقعیت شرح دهید. برای پرداخت، مبلغ، تاریخ و روش پرداخت را ذکر کنید؛ برای سایر مشکلات، تغییر ایجادشده و نحوه پاسخ آن به اخطاریه را توضیح دهید.

تاریخ رفع مشکل

تاریخی را که مشکل برطرف شده ثبت کنید. اگر با تاریخ نگارش نامه متفاوت است، تاریخ رفع واقعی را بنویسید، نه تاریخ نامه را.

مدارک پشتیبان پیوست‌شده

هر مدرکی را که پیوست می‌کنید، مانند رسیدهای پرداخت، عکس‌ها، فاکتورهای تعمیر یا تأییدیه‌های کتبی، فهرست کنید. از هر چیزی که می‌فرستید نسخه‌ای نگه دارید.

درخواست تأیید

اگر مایلید موجر به‌صورت کتبی تأیید کند که مشکل برطرف شده، این درخواست را همراه با راه تماس با خود در «شرایط و مفاد تکمیلی» بنویسید.

اشتباه‌های رایج

• پاسخ‌دادن بدون مشخص‌کردن اخطاریه با تاریخ و موضوع آن. ممکن است موجر نداند منظور شما کدام موضوع است.
• شرح رفع مشکل با عبارات مبهمی مانند «به موضوع رسیدگی شده است». دقیقاً بنویسید چه چیزی تغییر کرده است.
• استفاده از تاریخ نامه به‌جای تاریخی که مشکل واقعاً برطرف شده است.
• طرح ادعا بدون مدارک پشتیبان در حالی که مدارک در دسترس است. رسیدها، عکس‌ها یا تأییدیه‌ها را پیوست کنید.
• اعتراض به اخطاریه اصلی در همان نامه تأیید. اگر به اخطاریه اعتراض دارید، آن را جداگانه یا به‌روشنی مطرح کنید.
• ارسال دیرهنگام نامه یا ارسال آن با روشی که اجاره‌نامه یا مقررات محلی نمی‌پذیرند. الزامات مربوط به زمان‌بندی و ارسال را بررسی کنید.

پیش از امضا

• نشانی ملک و تاریخ و موضوع اخطاریه‌ای را که به آن پاسخ می‌دهید بررسی کنید.
• پیش از اعلام رفع کامل مشکل، از آن اطمینان حاصل کنید.
• هر اقدام انجام‌شده و تاریخ تکمیل آن را شرح دهید.
• مدارک پشتیبانی را که پیوست می‌کنید گردآوری و فهرست کنید.
• اجاره‌نامه و مقررات محلی مربوط به مهلت پاسخ و روش‌های ارسال را مرور کنید.
• نسخه‌ای از نامه و مدرک ارسال را نگه دارید و اگر موجر اقدامات دیگری را آغاز کرده است، با وکیل واجد صلاحیت مشورت کنید.