מכתב אישור על סילוק מלא של החוב

מדריך מעשי: מכתב אישור על סילוק מלא של החוב

מכתב אישור על סילוק מלא של החוב הוא אישור בכתב מהמלווה על כך שהלוואה או חוב נפרעו במלואם. המכתב מזהה את החוב, מתעד את הסכום המקורי ואת הסכום הכולל ששולם ומציין מתי בוצע התשלום האחרון.

למה המסמך משמש

לווים משתמשים במכתב כדי לקבל תיעוד ברור לכך שלא נותר דבר לתשלום על חוב מסוים. בדרך כלל הוא ניתן לאחר התשלום האחרון במסגרת שטר חוב או הסכם תוכנית פירעון חוב מובנית, לאחר התשלום שסוכם בהסכם הסדר חוב ושחרור הדדי, או לאחר שעניין שהחל במכתב דרישה לתשלום חובות הסתיים. המלווה חותם עליו כדי לאשר את עמדתו.

השתמשו בו כשהחוב אכן נפרע ושני הצדדים מסכימים על הסכום הכולל. המכתב יכול לעזור למנוע בלבול בהמשך אם רישומים אובדים, אם החוב מועבר לאחר או אם מישהו שואל מאוחר יותר אם ההלוואה נפרעה. אם סכום כלשהו עדיין שנוי במחלוקת, עדיף ליישב זאת תחילה מאשר להנפיק מכתב שאינו משקף את המצב האמיתי.

הכללים בנוגע לשחרור בטוחות, לעדכון רישומי אשראי או רישומים ציבוריים ולהחזרת מסמכי הלוואה משתנים בין מדינות ואזורים. בדקו את הדרישות המקומיות אם החוב היה מובטח או נרשם במקום כלשהו, ופנו לעורך דין מוסמך אם מדובר בסכומים משמעותיים.

מי משתמש בו

• מלווה פרטי המאשר שחבר או בן משפחה פרע הלוואה אישית.
• לווה שרוצה הוכחה בכתב לכך ששטר חוב נפרע.
• עסק קטן המאשר שלקוח או ספק סילקו חוב פתוח.
• נושה המאשר שתשלום במסגרת הסדר התקבל ושהעניין סגור.
• אדם הגובה חוב בשם אחר וצריך לאשר שהגבייה הושלמה.

תנאים שצריך להסכים עליהם

אסמכתה להלוואה או לחוב

זהו את החוב לפי המסמך שיצר אותו, כמו שטר חוב או תוכנית פירעון, ולפי תאריכו. השתמשו באותם שמות ובאותן אסמכתאות המופיעים במסמך זה.

סכום החוב המקורי

ציינו את סכום הקרן המקורי ואת המטבע. כך הקוראים יוכלו לקשר את המכתב לחוב הנכון אם לצדדים היה יותר מהסדר אחד.

מועד התשלום האחרון

תעדו את התאריך שבו התקבל התשלום האחרון. אם התשלום האחרון בוצע בהעברה, השתמשו בתאריך שבו הגיעו הכספים ולא בתאריך שבו נשלחו, אלא אם הצדדים הסכימו אחרת.

הסכום הכולל ששולם

ציינו את הסכום הכולל ששולם לאורך חיי החוב, וציינו אם הוא כולל ריבית, עמלות או הפחתה במסגרת הסדר. בדקו את הסכום מול רישומי התשלומים והקבלות.

מסמכים שהוחזרו או בוטלו

תארו מה נעשה במסמכי ההלוואה המקוריים, למשל החזרת השטר החתום כשהוא מסומן ״שולם״. אם יש לשחרר בטוחה או זכות רשומה כלשהי, ציינו זאת ב״תנאים והוראות נוספות״.

הצהרה שלא נותר חוב

המכתב צריך לציין בבירור שהמלווה רואה בחוב כנפרע במלואו. אם נסגר רק חלק מהסדר רחב יותר, ציינו בדיוק איזה חלק.

טעויות נפוצות

• הנפקת המכתב לפני שהתשלום האחרון נפרע. ודאו תחילה שהכספים הגיעו.
• הפניה מעורפלת לחוב, שעלולה לגרום לבלבול עם הלוואה אחרת. השתמשו בשם המסמך, בתאריכו ובסכום המקורי.
• השמטת ריבית או עמלות בציון הסכום הכולל ששולם. ציינו מה כולל הסכום.
• שכחה לטפל במסמכים החתומים המקוריים. הסכימו אם הם יוחזרו, יבוטלו או יישמרו.
• התעלמות מבטוחות או מזכויות רשומות הקשורות לחוב. בדקו אם יש צורך לשחרר משהו בנפרד.
• חתימה על המכתב בידי מי שאינו המלווה או שאינו מורשה לפעול בשמו. ודאו מי רשאי לחתום.

לפני החתימה

• ודאו שהתשלום האחרון התקבל במלואו.
• בדקו את האסמכתה לחוב, את הסכום המקורי ואת שמות הצדדים מול המסמך המקורי.
• חשבו מחדש את הסכום הכולל ששולם וציינו אם הוא כולל ריבית או עמלות.
• הסכימו מה ייעשה בשטר המקורי ובמסמכי הלוואה אחרים.
• בדקו אם בטוחה או זכות רשומה כלשהי דורשות שחרור נפרד לפי הכללים המקומיים.
• ודאו שהחותם הוא המלווה או מי שמורשה לפעול בשמו, ושני הצדדים שומרים עותק.