Pisana odluka umjesto sjednice

Praktični vodič: Pisana odluka umjesto sjednice

Pisana odluka umjesto sjednice dokument je kojim se bilježe odluke koje su uprava, članovi ili dioničari društva donijeli bez održavanja sjednice. U njoj se navode društvo, donositelji odluka, odluke i datum njihova donošenja.

Čemu služi

Društva koriste pisane odluke za donošenje odluka kada je okupljanje svih na sjednici nepraktično ili nepotrebno. Umjesto da se rasprava bilježi u zapisniku sa sjednice, donositelji odluka potpisuju ili odobravaju pisani tekst odluka, čime nastaje zapis o tome što je i kada odlučeno.

Ovaj se dokument često koristi zajedno s drugom dokumentacijom društva. Njime se može odobriti izmjena i dopuna društvenog ugovora, odobriti izdavanje udjela na temelju ugovora o stjecanju i raspodjeli udjela dioničara ili suosnivača, dati suglasnost na prijenos na temelju ugovora o kupoprodaji ili prijenosu udjela ili potvrditi redovita pitanja poput otvaranja bankovnog računa. Čuva se u dokumentaciji društva uz zapisnike s formalnih sjednica.

Može li društvo odlučivati pisanim putem, koliko je potpisa potrebno i koje odluke zahtijevaju sjednicu razlikuje se među državama, regijama i vrstama društava, a vlastiti statut ili društveni ugovor društva može propisivati i dodatna pravila. Provjerite te zahtjeve prije nego što se oslonite na pisanu odluku i obratite se kvalificiranom odvjetniku kod značajnih ili spornih odluka.

Tko ga koristi

• Članovi uprave malog društva koji odobravaju redovite poslovne odluke.
• Članovi društva s ograničenom odgovornošću koji donose odluku na temelju društvenog ugovora.
• Dioničari koji odobravaju prijenos ili izdavanje udjela ili izmjenu dokumenata društva.
• Tajnik društva ili administrator koji priprema dokumentaciju za potpisivanje.
• Osnivači startupa koji formaliziraju rane odluke bez održavanja sjednice.

Uvjeti koje treba dogovoriti

Naziv društva i matični broj

Upotrijebite puni registrirani naziv društva i matični broj točno kako su navedeni u službenim registrima. Time se određuje kojem društvu odluke pripadaju.

Uprava, članovi ili dioničari koji je donose

Navedite koje tijelo odlučuje, primjerice svi članovi uprave, svi članovi društva ili dioničari. Ako potpisuju samo neki od njih, provjerite zadovoljava li broj potpisa zahtjeve društva.

Donesene odluke

Svaku odluku napišite kao zasebnu, numeriranu odluku jasnim riječima, primjerice ovlaštenje osobe za potpisivanje ugovora ili odobrenje izmjene. Gdje je relevantno, navedite iznose, imena i datume.

Datum donošenja

Zabilježite datum od kojeg odluke proizvode učinak. Ako se potpisi prikupljaju tijekom nekoliko dana, navedite je li to datum posljednjeg potrebnog potpisa.

Temelj za odlučivanje bez sjednice

Pozovite se na odredbu statuta ili društvenog ugovora društva koja dopušta pisane odluke. To pomaže kasnijim čitateljima da vide zašto sjednica nije održana.

Potpisi i evidencija

Svaka osoba koja potpisuje treba biti navedena imenom i funkcijom. Pojedinosti o potpisivanju u više primjeraka, elektroničkim potpisima ili mjestu čuvanja potpisanog primjerka mogu se navesti u odjeljku „Dodatni uvjeti i odredbe“.

Česte pogreške

• Korištenje pisane odluke za odluku koja se prema pravilima društva mora donijeti na sjednici. Najprije provjerite statut ili društveni ugovor.
• Prikupljanje manjeg broja potpisa od potrebnog. Provjerite je li potrebno jednoglasno ili većinsko odobrenje.
• Preneodređeno sročene odluke na temelju kojih se ne može postupiti. Navedite tko je ovlašten, za što i u kojim granicama.
• Nejasan datum donošenja kada potpisi stižu različitih dana.
• Upotreba zastarjelog naziva društva ili matičnog broja. Prepišite ih iz aktualnih službenih registara.
• Propust da se potpisana odluka uloži u dokumentaciju društva ili da se podnese prijava koju zahtijevaju lokalna pravila.

Prije potpisivanja

• Provjerite registrirani naziv i matični broj društva.
• U statutu ili društvenom ugovoru provjerite pravila o pisanim odlukama.
• Potvrdite tko mora odobriti odluke i koliko je potpisa potrebno.
• Provjerite je li svaka odluka jasno sročena te jesu li imena, iznosi i datumi točni.
• Dogovorite kako će se odrediti datum donošenja ako se potpisi prikupljaju zasebno.
• Provjerite lokalne zahtjeve za evidentiranje ili prijavu odluke i obratite se kvalificiranom odvjetniku kod značajnih odluka.