Pisni sklep namesto sestanka

Praktični vodnik: Pisni sklep namesto sestanka

Pisni sklep namesto seje je dokument, ki beleži odločitve, ki so jih upravni odbor, člani ali delničarji družbe sprejeli brez seje. V njem so navedeni družba, odločevalci, sklepi in datum sprejetja.

Čemu je namenjen

Družbe uporabljajo pisne sklepe za odločanje, kadar je sklic vseh na sejo nepraktičen ali nepotreben. Namesto da bi razpravo zabeležili v zapisniku seje, odločevalci podpišejo ali odobrijo pisno besedilo sklepov, s čimer nastane zapis o tem, kaj in kdaj je bilo odločeno.

Ta dokument se pogosto uporablja skupaj z drugimi evidencami družbe. Z njim se lahko odobri sprememba družbene pogodbe / pogodbe o ustanovitvi družbe z omejeno odgovornostjo, odobri izdaja deležev na podlagi sporazuma o ureditvi lastniškega deleža soustanoviteljev, da soglasje k prenosu na podlagi pogodbe o nakupu in prodaji / prenosu deležev ali potrdijo redne zadeve, kot je odprtje bančnega računa. V evidencah družbe se hrani skupaj z zapisniki formalnih sej.

Ali lahko družba odloča s pisnim sklepom, koliko podpisov je potrebnih in katere odločitve zahtevajo sejo, se razlikuje med državami, regijami in vrstami družb; akt o ustanovitvi ali družbena pogodba družbe pa lahko določa dodatna pravila. Preden se zanesete na pisni sklep, preverite te zahteve, pri pomembnih ali spornih odločitvah pa se posvetujte z usposobljenim pravnikom.

Kdo ga uporablja

• Direktorji manjše družbe, ki odobravajo redne poslovne odločitve.
• Družbeniki družbe z omejeno odgovornostjo, ki sprejemajo odločitev v skladu z družbeno pogodbo.
• Delničarji, ki odobravajo prenos ali izdajo deležev ali spremembo dokumentov družbe.
• Tajnik družbe ali administrator, ki pripravlja dokumente za podpis.
• Ustanovitelji zagonskega podjetja, ki formalizirajo zgodnje odločitve brez seje.

Pogoji, o katerih se je treba dogovoriti

Firma družbe in matična številka

Uporabite polno registrirano firmo družbe in matično številko natanko tako, kot sta navedeni v uradnih evidencah. Tako se ugotovi, kateri družbi sklepi pripadajo.

Upravni odbor, družbeniki ali delničarji, ki sprejemajo sklep

Navedite, kateri organ odloča, na primer upravni odbor, vsi družbeniki ali vsi delničarji. Če podpisujejo le nekateri, preverite, ali število podpisov izpolnjuje zahteve družbe.

Sprejeti sklepi

Vsako odločitev zapišite kot ločen, oštevilčen sklep v jasnih besedah, na primer pooblastilo osebi za podpis pogodbe ali odobritev spremembe. Kadar je pomembno, navedite zneske, imena in datume.

Datum sprejetja

Zabeležite datum, ko sklepi začnejo učinkovati. Če se podpisi zbirajo več dni, navedite, ali je to datum, ko je bil dan zadnji potrebni podpis.

Podlaga za odločanje brez seje

Sklicujte se na določbo akta o ustanovitvi, statuta ali družbene pogodbe, ki dovoljuje pisne sklepe. To poznejšim bralcem pomaga razumeti, zakaj seja ni bila sklicana.

Podpisi in evidence

Vsak podpisnik naj bo naveden z imenom in funkcijo. Podrobnosti o podpisovanju v več izvodih, elektronskih podpisih ali kraju hrambe podpisanega izvoda lahko navedete v razdelku »Dodatni pogoji in določbe«.

Pogoste napake

• Uporabiti pisni sklep za odločitev, ki jo je treba po pravilih družbe sprejeti na seji. Najprej preverite akt o ustanovitvi ali družbeno pogodbo.
• Zbrati manj podpisov, kot je potrebno. Preverite, ali je potrebno soglasje vseh ali večine.
• Sklepe zapisati preveč nejasno, da bi jih bilo mogoče izvršiti. Navedite, kdo je pooblaščen, za kaj in v kakšnih mejah.
• Pustiti datum sprejetja nejasen, ko podpisi prispejo na različne dni.
• Uporabiti zastarelo firmo družbe ali matično številko. Prepišite ju iz veljavnih uradnih evidenc.
• Podpisanega sklepa ne vložiti v evidence družbe ali ne opraviti prijave, ki jo zahtevajo lokalna pravila.

Pred podpisom

• Potrdite registrirano firmo družbe in matično številko.
• V aktu o ustanovitvi, statutu ali družbeni pogodbi preverite pravila o pisnih sklepih.
• Potrdite, kdo mora sklepe odobriti in koliko podpisov je potrebnih.
• Preverite, ali je vsak sklep jasno zapisan ter ali so imena, zneski in datumi pravilni.
• Dogovorite se, kako bo določen datum sprejetja, če se podpisi zbirajo ločeno.
• Preverite lokalne zahteve za evidentiranje ali prijavo sklepa, pri pomembnih odločitvah pa se posvetujte z usposobljenim pravnikom.