หนังสือรับรองการชำระหนี้เสร็จสิ้น (ปลดเปลื้องหนี้)

คู่มือการใช้งาน: หนังสือรับรองการชำระหนี้เสร็จสิ้น (ปลดเปลื้องหนี้)

หนังสือรับรองการชำระหนี้เสร็จสิ้น (ปลดเปลื้องหนี้) เป็นเอกสารยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้ให้กู้ว่าเงินกู้หรือหนี้ได้รับการชำระครบถ้วนแล้ว โดยระบุหนี้ บันทึกจำนวนเงินเดิมและยอดที่ชำระทั้งหมด และระบุวันที่ชำระงวดสุดท้าย

ใช้ทำอะไร

ผู้กู้ใช้หนังสือนี้เพื่อให้มีหลักฐานชัดเจนว่าไม่มียอดค้างชำระสำหรับหนี้รายการนั้นอีกแล้ว โดยทั่วไปออกหลังการชำระงวดสุดท้ายตามตั๋วสัญญาใช้เงินหรือข้อตกลงแผนการชำระหนี้ที่มีโครงสร้าง หลังการชำระเงินตามที่ตกลงในสัญญาประนีประนอมยอมความหนี้และการปลดเปลื้องข้อเรียกร้องระหว่างกัน หรือหลังจากเรื่องที่เริ่มต้นด้วยจดหมายทวงถามหนี้ได้ข้อยุติแล้ว ผู้ให้กู้ลงนามเพื่อยืนยันจุดยืนของตนเอง

ใช้หนังสือนี้เมื่อชำระหนี้ครบแล้วจริง และทั้งสองฝ่ายเห็นตรงกันเรื่องยอดรวม หนังสือนี้ช่วยป้องกันความสับสนในภายหลัง หากหลักฐานสูญหาย หนี้ถูกโอนไปยังผู้อื่น หรือมีผู้ถามในภายหลังว่าเงินกู้ได้รับการชำระแล้วหรือไม่ หากยังมีข้อโต้แย้งเรื่องจำนวนเงินใดอยู่ ควรยุติเรื่องนั้นก่อน แทนที่จะออกหนังสือที่ไม่ตรงกับสถานะที่แท้จริง

ข้อกำหนดเกี่ยวกับการปลดหลักประกัน การปรับปรุงข้อมูลเครดิตหรือทะเบียนสาธารณะ และการคืนเอกสารเงินกู้แตกต่างกันไปในแต่ละประเทศและภูมิภาค ตรวจสอบข้อกำหนดในพื้นที่หากหนี้มีหลักประกันหรือมีการจดทะเบียนไว้ที่ใด และปรึกษาทนายความที่มีคุณสมบัติเหมาะสมหากเป็นเงินจำนวนมาก

ใครเป็นผู้ใช้

• ผู้ให้กู้รายบุคคลที่ยืนยันว่าเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวชำระเงินกู้ส่วนบุคคลครบแล้ว
• ผู้กู้ที่ต้องการหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรว่าชำระตั๋วสัญญาใช้เงินครบแล้ว
• ธุรกิจขนาดเล็กที่ยืนยันว่าลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ชำระหนี้ค้างเสร็จสิ้นแล้ว
• เจ้าหนี้ที่ยืนยันว่าได้รับเงินตามข้อตกลงประนีประนอมแล้วและเรื่องได้ยุติลง
• ผู้ที่ติดตามหนี้แทนผู้อื่นและต้องยืนยันว่าการชำระเสร็จสิ้นแล้ว

เงื่อนไขที่ต้องตกลงกัน

การอ้างอิงเงินกู้หรือหนี้

ระบุหนี้โดยอ้างถึงเอกสารที่ก่อให้เกิดหนี้ เช่น ตั๋วสัญญาใช้เงินหรือแผนการชำระหนี้ พร้อมวันที่ ใช้ชื่อและเลขอ้างอิงเดียวกับที่ปรากฏในเอกสารนั้น

จำนวนเงินเดิมที่ค้างชำระ

ระบุเงินต้นเดิมและสกุลเงิน เพื่อช่วยให้ผู้อ่านเชื่อมโยงหนังสือนี้กับหนี้ที่ถูกต้อง หากคู่สัญญามีข้อตกลงมากกว่าหนึ่งรายการ

วันที่ชำระงวดสุดท้าย

บันทึกวันที่ได้รับการชำระเงินงวดสุดท้าย หากชำระงวดสุดท้ายด้วยการโอนเงิน ให้ใช้วันที่เงินเข้าบัญชีแทนวันที่โอน เว้นแต่คู่สัญญาจะตกลงเป็นอย่างอื่น

ยอดชำระทั้งหมด

ระบุยอดที่ชำระทั้งหมดตลอดอายุหนี้ และระบุว่ารวมดอกเบี้ย ค่าธรรมเนียม หรือส่วนลดจากการประนีประนอมหรือไม่ ตรวจสอบตัวเลขเทียบกับหลักฐานการชำระเงินและใบเสร็จ

เอกสารที่คืนหรือยกเลิก

อธิบายว่าจะจัดการเอกสารเงินกู้ฉบับเดิมอย่างไร เช่น คืนตั๋วสัญญาที่ลงนามแล้วโดยประทับว่า “ชำระแล้ว” หากมีหลักประกันหรือสิทธิที่จดทะเบียนไว้ซึ่งต้องปลด ให้กล่าวถึงไว้ใน “ข้อกำหนดและบทบัญญัติเพิ่มเติม”

ข้อความยืนยันว่าไม่มียอดค้างชำระ

หนังสือควรระบุอย่างชัดเจนว่าผู้ให้กู้ถือว่าหนี้ได้รับการชำระครบถ้วนแล้ว หากปิดเพียงบางส่วนของข้อตกลงที่ใหญ่กว่า ให้ระบุให้แน่ชัดว่าเป็นส่วนใด

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ออกหนังสือก่อนที่เงินงวดสุดท้ายจะเข้าบัญชีเรียบร้อย ยืนยันว่าเงินเข้ามาแล้วก่อน
• อ้างถึงหนี้อย่างคลุมเครือจนอาจสับสนกับเงินกู้รายการอื่น ให้ใช้ชื่อเอกสาร วันที่ และจำนวนเงินเดิม
• ไม่รวมดอกเบี้ยหรือค่าธรรมเนียมเมื่อระบุยอดชำระทั้งหมด ควรระบุว่ายอดรวมครอบคลุมอะไรบ้าง
• ลืมจัดการเอกสารฉบับเดิมที่ลงนามแล้ว ตกลงกันว่าจะคืน ยกเลิก หรือเก็บไว้
• มองข้ามหลักประกันหรือสิทธิที่จดทะเบียนไว้ซึ่งเชื่อมโยงกับหนี้ ตรวจสอบว่ามีสิ่งใดต้องปลดแยกต่างหากหรือไม่
• ให้ผู้ที่ไม่ใช่ผู้ให้กู้หรือไม่ได้รับมอบอำนาจจากผู้ให้กู้ลงนามในหนังสือ ยืนยันว่าใครมีอำนาจลงนาม

ก่อนลงนาม

• ยืนยันว่าได้รับเงินงวดสุดท้ายครบถ้วนแล้ว
• ตรวจสอบการอ้างอิงหนี้ จำนวนเงินเดิม และชื่อคู่สัญญาเทียบกับเอกสารฉบับเดิม
• คำนวณยอดชำระทั้งหมดใหม่ และระบุว่ารวมดอกเบี้ยหรือค่าธรรมเนียมหรือไม่
• ตกลงว่าจะจัดการตั๋วสัญญาฉบับเดิมและเอกสารเงินกู้อื่น ๆ อย่างไร
• ตรวจสอบว่าหลักประกันหรือสิทธิที่จดทะเบียนไว้ต้องปลดแยกต่างหากตามข้อกำหนดในพื้นที่หรือไม่
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ลงนามเป็นผู้ให้กู้หรือได้รับมอบอำนาจจากผู้ให้กู้ และทั้งสองฝ่ายเก็บสำเนาไว้