সভার পরিবর্তে লিখিত প্রস্তাব গ্রহণ

ব্যবহারিক নির্দেশিকা: সভার পরিবর্তে লিখিত প্রস্তাব গ্রহণ

সভার পরিবর্তে লিখিত প্রস্তাব গ্রহণ হলো এমন একটি দলিল, যাতে কোনো কোম্পানির বোর্ড, সদস্য বা শেয়ারহোল্ডারদের সভা না করেই গৃহীত সিদ্ধান্ত নথিবদ্ধ থাকে। এতে কোম্পানি, সিদ্ধান্তগ্রহণকারী, প্রস্তাবসমূহ এবং গ্রহণের তারিখ উল্লেখ করা হয়।

কী কাজে লাগে

সবাইকে নিয়ে সভা করা অবাস্তব বা অপ্রয়োজনীয় হলে সিদ্ধান্ত নিতে কোম্পানিগুলো লিখিত প্রস্তাব ব্যবহার করে। কর্পোরেট সভার কার্যবিবরণীতে আলোচনা লিপিবদ্ধ করার বদলে সিদ্ধান্তগ্রহণকারীরা প্রস্তাবগুলোর লিখিত পাঠে সই করেন বা তা অনুমোদন করেন, ফলে কী সিদ্ধান্ত হয়েছে এবং কখন, তার একটি রেকর্ড তৈরি হয়।

এই দলিল প্রায়ই কোম্পানির অন্যান্য নথির সঙ্গে ব্যবহার করা হয়। এর মাধ্যমে এলএলসি / অপারেটিং চুক্তি সংশোধন অনুমোদন, শেয়ারহোল্ডার / সহ-প্রতিষ্ঠাতা ইক্যুইটি ভেস্টিং চুক্তির আওতায় শেয়ার ইস্যুর অনুমোদন, ক্রয়-বিক্রয় / শেয়ার হস্তান্তর চুক্তির আওতায় হস্তান্তরে সম্মতি, অথবা ব্যাংক হিসাব খোলার মতো নিয়মিত বিষয় নিশ্চিত করা যেতে পারে। আনুষ্ঠানিক সভার কার্যবিবরণীর পাশাপাশি এটি কোম্পানির নথিপত্রে রাখা হয়।

কোনো কোম্পানি লিখিত প্রস্তাবের মাধ্যমে কাজ করতে পারে কি না, কতগুলো সই প্রয়োজন এবং কোন সিদ্ধান্তের জন্য সভা আবশ্যক, তা দেশ, অঞ্চল ও কোম্পানির ধরনভেদে আলাদা, আর কোম্পানির নিজস্ব গঠনতন্ত্র বা অপারেটিং চুক্তিতে আরও নিয়ম থাকতে পারে। লিখিত প্রস্তাবের ওপর নির্ভর করার আগে এসব শর্ত দেখে নিন, এবং গুরুত্বপূর্ণ বা বিরোধপূর্ণ সিদ্ধান্তের ক্ষেত্রে যোগ্য আইনজীবীর পরামর্শ নিন।

কারা ব্যবহার করেন

• নিয়মিত ব্যবসায়িক সিদ্ধান্ত অনুমোদন করছেন এমন ছোট কোম্পানির পরিচালক।
• অপারেটিং চুক্তির আওতায় সিদ্ধান্ত গ্রহণ করছেন এমন এলএলসির সদস্য।
• শেয়ার হস্তান্তর, শেয়ার ইস্যু বা কোম্পানির নথি সংশোধন অনুমোদন করছেন এমন শেয়ারহোল্ডার।
• সইয়ের জন্য নথি প্রস্তুত করছেন এমন কোম্পানি সচিব বা প্রশাসক।
• সভা না করেই প্রাথমিক সিদ্ধান্তগুলো আনুষ্ঠানিক রূপ দিচ্ছেন এমন স্টার্টআপের প্রতিষ্ঠাতা।

যেসব শর্ত ঠিক করতে হবে

কোম্পানির নাম ও নিবন্ধন নম্বর

সরকারি নথিতে যেভাবে আছে হুবহু সেভাবে কোম্পানির পূর্ণ নিবন্ধিত নাম ও নিবন্ধন নম্বর ব্যবহার করুন। এতে বোঝা যায় প্রস্তাবগুলো কোন কোম্পানির।

যে বোর্ড, সদস্য বা শেয়ারহোল্ডাররা এটি গ্রহণ করছেন

কোন সংস্থা পদক্ষেপ নিচ্ছে তা উল্লেখ করুন, যেমন সব পরিচালক, সব সদস্য বা শেয়ারহোল্ডাররা। তাঁদের মধ্যে কেবল কয়েকজন সই করলে সইয়ের সংখ্যা কোম্পানির শর্ত পূরণ করে কি না দেখে নিন।

গৃহীত প্রস্তাবসমূহ

প্রতিটি সিদ্ধান্ত স্পষ্ট ভাষায় আলাদা, ক্রমিক নম্বরযুক্ত প্রস্তাব হিসেবে লিখুন, যেমন কাউকে চুক্তিতে সই করার ক্ষমতা দেওয়া বা কোনো সংশোধন অনুমোদন করা। প্রাসঙ্গিক হলে অঙ্ক, নাম ও তারিখ অন্তর্ভুক্ত করুন।

গ্রহণের তারিখ

প্রস্তাবগুলো কোন তারিখ থেকে কার্যকর হবে তা লিখুন। কয়েক দিন ধরে সই সংগ্রহ করা হলে উল্লেখ করুন যে তারিখটি শেষ প্রয়োজনীয় সই দেওয়ার তারিখ কি না।

সভা ছাড়া পদক্ষেপ নেওয়ার ভিত্তি

কোম্পানির গঠনতন্ত্র, উপবিধি বা অপারেটিং চুক্তির যে বিধান লিখিত প্রস্তাবের অনুমতি দেয়, তার উল্লেখ করুন। এতে পরবর্তী পাঠকেরা বুঝতে পারেন কেন সভা করা হয়নি।

সই ও নথিপত্র

সই করা প্রত্যেক ব্যক্তির নাম ও পদ উল্লেখ থাকা উচিত। আলাদা কপিতে সই, ইলেকট্রনিক সই বা সই করা কপি কোথায় রাখা হবে, এসব বিবরণ “অতিরিক্ত শর্তাবলী ও বিধান” অংশে লেখা যায়।

সাধারণ ভুল

• কোম্পানির নিয়ম অনুযায়ী যে সিদ্ধান্ত সভায় নিতে হয়, তার জন্য লিখিত প্রস্তাব ব্যবহার করা। আগে গঠনতন্ত্র বা অপারেটিং চুক্তি দেখে নিন।
• প্রয়োজনের চেয়ে কম সই সংগ্রহ করা। সর্বসম্মত নাকি সংখ্যাগরিষ্ঠের অনুমোদন প্রয়োজন, তা নিশ্চিত করুন।
• প্রস্তাব এত অস্পষ্টভাবে লেখা যে তা অনুযায়ী কাজ করা যায় না। কাকে, কী বিষয়ে এবং কোন সীমার মধ্যে ক্ষমতা দেওয়া হচ্ছে তা উল্লেখ করুন।
• বিভিন্ন দিনে সই এলে গ্রহণের তারিখ অস্পষ্ট রেখে দেওয়া।
• কোম্পানির পুরোনো নাম বা নিবন্ধন নম্বর ব্যবহার করা। হালনাগাদ সরকারি নথি থেকে সেগুলো হুবহু তুলে নিন।
• সই করা প্রস্তাব কোম্পানির নথিপত্রে সংরক্ষণ না করা, বা স্থানীয় নিয়মে প্রয়োজনীয় কোনো দাখিলা না করা।

স্বাক্ষরের আগে

• কোম্পানির নিবন্ধিত নাম ও নিবন্ধন নম্বর নিশ্চিত করুন।
• লিখিত প্রস্তাব-সংক্রান্ত নিয়মের জন্য গঠনতন্ত্র, উপবিধি বা অপারেটিং চুক্তি দেখে নিন।
• কাদের প্রস্তাবগুলো অনুমোদন করতে হবে এবং কতগুলো সই প্রয়োজন তা নিশ্চিত করুন।
• প্রতিটি প্রস্তাবের ভাষা, নাম, অঙ্ক ও তারিখ স্পষ্ট কি না পর্যালোচনা করুন।
• আলাদাভাবে সই সংগ্রহ করা হলে গ্রহণের তারিখ কীভাবে নির্ধারিত হবে, সে বিষয়ে একমত হন।
• প্রস্তাব নথিভুক্ত বা দাখিল করার স্থানীয় শর্তাবলি দেখে নিন, এবং গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তের ক্ষেত্রে যোগ্য আইনজীবীর পরামর্শ নিন।