Lettre de Confirmation de Mise en Conformité suite à une Infraction au Bail

Guide pratique : Lettre de Confirmation de Mise en Conformité suite à une Infraction au Bail

Une Lettre de Confirmation de Mise en Conformité suite à une Infraction au Bail est une réponse écrite par laquelle un locataire confirme au propriétaire qu’un problème signalé dans un avis a été corrigé. Elle identifie le bien et l’avis, décrit les mesures prises et consigne la date à laquelle le problème a été résolu.

À quoi sert ce document

Les locataires utilisent cette lettre après avoir reçu un Avis de Violation de Bail / Avis de Remédier ou Quitter ou un Avis de payer le loyer ou de quitter les lieux sous 3 ou 14 jours. Elle répond à l’avis en expliquant ce que le locataire a fait pour corriger le problème, par exemple se séparer d’un animal non autorisé, mettre fin à des nuisances sonores ou régler une somme impayée, et à quelle date.

L’envoi d’une confirmation écrite crée une trace datée attestant que le locataire a répondu et a agi. Il peut aider à éviter les malentendus sur le point de savoir si le problème est toujours en suspens, et donne au propriétaire une référence claire s’il souhaite vérifier la correction ou en prendre acte. La lettre ne détermine pas si l’avis initial était justifié ni si l’affaire est close.

Les règles relatives aux délais de mise en conformité, à la manière dont le locataire doit répondre, aux modes de remise et aux suites données lorsque le propriétaire conteste la mise en conformité varient selon les pays et les régions. Vérifiez les exigences locales et le bail avant l’envoi. Si le propriétaire a engagé une procédure d’expulsion ou conteste la correction, demandez conseil à un avocat qualifié ou à un service local d’aide aux locataires.

Qui l’utilise

• Un locataire qui a reçu un avis d’infraction au bail et a corrigé le problème.
• Un locataire qui a réglé un arriéré de loyer après avoir reçu un avis de payer ou de quitter les lieux.
• Plusieurs colocataires titulaires d’un même bail qui souhaitent envoyer une confirmation commune.
• Un représentant ou un proche du locataire qui aide à préparer la réponse.
• Un propriétaire ou un gestionnaire immobilier qui reçoit et examine la confirmation du locataire.

Points à convenir

Adresse du bien loué

Indiquez l’adresse complète, y compris le numéro de logement ou d’appartement, telle qu’elle figure dans le bail. Cela permet au propriétaire de rattacher la lettre à la bonne location.

Avis auquel il est répondu

Identifiez l’avis par sa date et par le problème qu’il soulevait. Si vous avez reçu plusieurs avis, précisez clairement celui auquel répond cette lettre.

Mesures prises pour corriger le problème

Décrivez ce que vous avez fait, en termes précis et factuels. Pour un paiement, indiquez le montant, la date et le mode de paiement ; pour les autres problèmes, expliquez le changement intervenu et en quoi il répond à l’avis.

Date de correction du problème

Indiquez la date à laquelle le problème a été résolu. Utilisez la date de la correction effective plutôt que celle de la rédaction de la lettre, si elles diffèrent.

Justificatifs joints

Énumérez les documents que vous joignez, par exemple des reçus de paiement, des photos, des factures de réparation ou des confirmations écrites. Conservez une copie de tout ce que vous envoyez.

Demande d’accusé de réception

Si vous souhaitez que le propriétaire confirme par écrit que le problème est résolu, indiquez-le dans la section « Termes et dispositions additionnels », en précisant comment il peut vous joindre.

Erreurs fréquentes

• Répondre sans identifier l’avis par sa date et son objet. Le propriétaire risque de ne pas savoir de quelle affaire il s’agit.
• Décrire la correction en termes vagues, comme « le problème a été réglé ». Indiquez précisément ce qui a changé.
• Indiquer la date de la lettre au lieu de la date à laquelle le problème a effectivement été corrigé.
• Faire des affirmations sans justificatifs alors que des documents sont disponibles. Joignez des reçus, des photos ou des confirmations.
• Contester l’avis initial dans la même lettre que la confirmation. Si vous contestez l’avis, traitez ce point séparément ou de manière clairement distincte.
• Envoyer la lettre en retard ou par un moyen que le bail ou les règles locales n’admettent pas. Vérifiez les exigences de délai et de remise.

Avant de signer

• Vérifiez l’adresse du bien ainsi que la date et l’objet de l’avis auquel vous répondez.
• Assurez-vous que le problème est entièrement résolu avant de l’affirmer.
• Décrivez chaque mesure prise et la date à laquelle elle a été achevée.
• Rassemblez et énumérez les justificatifs que vous joindrez.
• Consultez le bail et les règles locales concernant le délai de réponse et les modes de remise.
• Conservez une copie de la lettre et la preuve de sa remise, et demandez conseil à un avocat qualifié si le propriétaire a engagé d’autres démarches.