אישור החזרה או השמדה של מידע סודי

מדריך מעשי: אישור החזרה או השמדה של מידע סודי

אישור החזרה או השמדה של מידע סודי הוא הצהרה בכתב שלפיה הנמען החזיר, השמיד או מחק חומרים סודיים. האישור מזהה את הסכם הסודיות, את המידע שהוא חל עליו, את האופן שבו טופל ואת העותקים שנשמרו, אם יש.

למה המסמך משמש

אנשים ועסקים משתמשים באישור בסוף פרויקט, משא ומתן או קשר עבודה, כשיש להחזיר או להשמיד מידע סודי. הוא בא בהמשך להסדר סודיות, כמו הסכם סודיות הדדי או חד-צדדי, הסכם סודיות והעברת זכויות בהמצאות עובדים, הסכם שירותים ראשי לקבלן עצמאי או הסכם שירותי ייעוץ. האישור נותן לצד שמסר את המידע תיעוד בכתב של מה שנעשה במידע שלו.

השתמשו בו כשההסכם מסתיים, כשעסקה אינה יוצאת לפועל או כשהצד שמסר את המידע מבקש לקבל את החומרים שלו בחזרה. האישור מתעד את מה שהצד המקבל מצהיר שעשה; כשלעצמו הוא אינו מוכיח שכל עותק הושמד. אם העניין העיקרי הוא חשד לשימוש לרעה או לדליפה, ייתכן שיידרשו תגובה אחרת וייעוץ מקצועי.

בדקו בהסכם הסודיות את הדרישות להחזרה או להשמדה, כולל מועדים, שיטות ועותקים שמותר לשמור. הכללים בנוגע לשמירת רשומות, לטיפול בנתונים ולמידע אישי משתנים בין מדינות ואזורים, ולכן בדקו את הדרישות המקומיות לפני שאתם מוחקים רשומות שייתכן שעליכם לשמור.

מי משתמש בו

• חברה שבחנה עסקה אפשרית במסגרת הסכם סודיות, והעסקה לא יצאה לפועל.
• קבלן או יועץ המחזירים חומרי לקוח בסוף התקשרות.
• עובד עוזב המאשר שמסמכים וקבצים של החברה הוחזרו או נמחקו.
• צד שמסר מידע ומבקש אישור בכתב לכך שהמידע שלו אינו מוחזק עוד.
• ספק או שותף הסוגרים פרויקט משותף שכלל שיתוף של נתונים סודיים.

תנאים שצריך להסכים עליהם

הסכם הסודיות

זהו את ההסכם לפי שמו ותאריכו, למשל הסכם סודיות הדדי או סעיף הסודיות בחוזה שירותים. כך האישור מקושר להתחייבויות שהוא נותן להן מענה.

המידע והחומרים שהאישור חל עליהם

תארו את סוגי המידע ואת הצורות שבהן הוא היה, כמו מסמכי נייר, קבצים, הודעות דוא״ל, דוגמאות או שרטוטים. פירוט עוזר לשני הצדדים להבין על מה חל האישור.

הוחזר, הושמד או נמחק, וכיצד

ציינו מה נעשה בכל סוג מידע, למשל הוחזר באמצעות שליח, נגרס או נמחק ממכשירים ומאחסון בענן. ציינו גיבויים ותיקיות משותפות אם הם נכללו.

מועד ההשלמה

תעדו את התאריך שבו הושלמה ההחזרה או ההשמדה. אם העבודה נעשתה בשלבים, השתמשו בתאריך שבו הושלם השלב האחרון.

עותקים שנשמרו והסיבה לכך, אם יש

שדה זה אינו חובה. אם נשמרים עותקים כלשהם, כמו עותק בארכיון לצורכי הנהלת חשבונות או שמירת רשומות, ציינו מה נשמר, מדוע, ושהוא נשאר סודי.

המשך חובת הסודיות

החזרה או השמדה של חומרים אינה מסיימת בדרך כלל את החובה לשמור על סודיות המידע. אם אתם רוצים לציין שההתחייבויות המקוריות ממשיכות לחול, הוסיפו זאת ב״תנאים והוראות נוספות״.

טעויות נפוצות

• תיאור מעורפל מדי של המידע, כמו ״כל החומרים״. פרטו את הסוגים והפורמטים העיקריים, כדי שהצד שמסר את המידע יוכל לבדוק את ההיקף.
• שכחת עותקים בדוא״ל, בגיבויים, בתיקיות משותפות או במכשירים אישיים. חפשו בכל מקום שבו ייתכן שהמידע נשמר לפני החתימה.
• חתימה לפני שההחזרה או ההשמדה הושלמו בפועל. השלימו תחילה כל שלב, ורק אז תעדו את מועד ההשלמה.
• השמטת עותקים שנשמרים במכוון. ציינו מה נשמר ומדוע, במקום לרמוז שהכול הושמד.
• השמדת רשומות שייתכן שיש לשמור מסיבות אחרות. בדקו תחילה את ההסכם ואת הדרישות המקומיות לשמירת רשומות.
• חתימה בידי מי שאינו יודע מה נעשה. החותם צריך להיות מסוגל לאשר את הצעדים שננקטו בכל הארגון.

לפני החתימה

• ודאו את שם הסכם הסודיות ואת תאריכו.
• בדקו את דרישות ההסכם להחזרה או להשמדה, כולל שיטות ומועדים.
• חפשו בכל מקומות האחסון, כולל דוא״ל, גיבויים, שירותי ענן ומכשירים שבהם השתמשו חברי הצוות.
• תעדו מה הוחזר, הושמד או נמחק, וכיצד, לגבי כל סוג מידע.
• פרטו עותקים שנשמרו, את הסיבה לשמירתם ואת האופן שבו יוגנו.
• בדקו את הכללים המקומיים בנוגע לשמירת רשומות ולטיפול בנתונים, ופנו לעורך דין מוסמך אם המידע רגיש מאוד או שצפויה מחלוקת.