תזכורת תשלום לחשבונית באיחור

מדריך מעשי: תזכורת תשלום לחשבונית באיחור

תזכורת תשלום לחשבונית באיחור היא בקשה בכתב מלקוח לשלם חשבונית שמועד התשלום שלה חלף. התזכורת מזהה את החשבונית, מציינת את הסכום שבפיגור, מסבירה כיצד לשלם ומציעה מועד תשלום חדש.

למה המסמך משמש

פרילנסרים, קבלנים ועסקי שירותים משתמשים בתזכורת כשלקוח לא שילם חשבונית בזמן. בדרך כלל היא נשלחת במסגרת הסדר שירותים קיים, כמו הסכם שירותים ראשי לקבלן עצמאי, מסמך היקף עבודה לפרילנסר, הסכם לפיתוח תוכנה ואתר, הסכם שירותי ייעוץ, חוזה צילום או מדיה יצירתית או הסכם קבלנות משנה. התזכורת מתעדת את הבקשה באופן מנומס וענייני, השומר על יחסי העבודה.

השתמשו בה כצעד מוקדם ואדיב כשהתשלום מאחר. אם כמה תזכורות לא נענו והעניין הפך למחלוקת רשמית, ייתכן שמכתב דרישה חריף יותר או ייעוץ מקצועי יתאימו יותר. אם הלקוח חולק על העבודה עצמה, ייתכן שיועיל ליישב תחילה את העניין הזה, למשל באמצעות תעודת השלמה ומסירה.

לפני השליחה, בדקו בחוזה המקורי את תנאי התשלום, את דמי האיחור ואת נוהל יישוב המחלוקות, אם יש. הכללים בנוגע לחיובים על איחור בתשלום, לריבית ולגביית חובות משתנים בין מדינות ואזורים, ולכן בדקו את הדרישות המקומיות לפני שאתם מזכירים חיובים כלשהם. אם הסכום משמעותי או שהלקוח מסרב לשלם, פנו לעורך דין מוסמך.

מי משתמש בו

• פרילנסר העוקב אחר חשבונית שלא שולמה על עבודה שהושלמה.
• סוכנות או סטודיו קטנים המזכירים ללקוח תשלום פרויקט שבפיגור.
• יועץ המבקש תשלום על שירותי ייעוץ שכבר ניתנו.
• קבלן משנה המבקש מקבלן ראשי לשלם על עבודה שסופקה.
• מנהל חשבונות או מנהל משרד השולחים תזכורות מטעם עסק שירותים.

תנאים שצריך להסכים עליהם

מספר החשבונית ותאריכה

זהו את החשבונית בדיוק כפי שהונפקה, עם המספר והתאריך שלה. אם כמה חשבוניות בפיגור, פרטו כל אחת מהן, בשדה זה או ב״תנאים והוראות נוספות״.

הסכום שבפיגור

ציינו את הסכום שלא שולם ואת המטבע. אם חלק מהחשבונית שולם, הציגו את הסכום המקורי, את הסכום שהתקבל ואת היתרה, כדי שהלקוח יוכל להתאים זאת לרישומים שלו.

מועד התשלום המקורי

תעדו את מועד התשלום שצוין בחשבונית או בחוזה. כך הלקוח יוכל לראות כמה זמן התשלום פתוח.

כיצד לשלם

מסרו הוראות תשלום ברורות, כמו פרטי העברה בנקאית או קישור לתשלום, ואת האסמכתה שהלקוח צריך לציין. בדקו שוב את פרטי החשבון לפני השליחה.

מועד התשלום המבוקש

הציעו מועד חדש וסביר לתשלום. שמרו על טון אדיב ומעשי, ובדקו את החוזה ואת הכללים המקומיים לפני שאתם מציינים השלכה כלשהי של עיכוב נוסף.

דמי איחור או ריבית

הזכירו חיובי איחור רק אם החוזה קובע אותם והכללים המקומיים מתירים אותם. אם אתם כוללים אותם, תארו את הבסיס להם ב״תנאים והוראות נוספות״, במקום להוסיף סכומים ללא הסבר.

טעויות נפוצות

• שליחת התזכורת בלי לבדוק אם התשלום כבר הגיע. התאימו תחילה את הרישומים שלכם, כדי להימנע מתיקון מביך.
• ציון מספר חשבונית, סכום או מועד תשלום שגויים. העתיקו את הפרטים מהחשבונית עצמה, כדי שהלקוח יוכל למצוא אותה מהר.
• הוספת דמי איחור או ריבית שהחוזה אינו קובע. בדקו את תנאי התשלום ואת הכללים המקומיים לפני שאתם מזכירים חיוב כלשהו.
• שימוש בטון תוקפני או מאיים כבר בתזכורת הראשונה. בקשה ברורה ומנומסת זוכה לעיתים קרובות לתגובה מהירה יותר ושומרת על הקשר.
• מסירת פרטי תשלום חסרים או שגויים. כללו את החשבון, את האסמכתה ואת אמצעי התשלום שהלקוח אמור להשתמש בו.
• שליחת התזכורת למי שאינו מטפל בתשלומים. בדקו מי אחראי לחשבוניות אצל הלקוח, והוסיפו אותו לתכתובת אם הדבר מתאים.

לפני החתימה

• ודאו שמספר החשבונית, תאריכה והסכום תואמים לרישומי הנהלת החשבונות שלכם.
• בדקו אם כבר התקבל תשלום חלקי או מלא.
• בדקו את מועד התשלום המקורי מול החשבונית ומול תנאי התשלום שבחוזה.
• בדקו שוב שהוראות התשלום והאסמכתה מדויקות.
• בחרו מועד תשלום מבוקש סביר ובדקו את הטון של התזכורת.
• בדקו את החוזה ואת הכללים המקומיים לפני שאתם מזכירים חיובי איחור, ופנו לעורך דין מוסמך אם החוב משמעותי או שנוי במחלוקת.