Potvrda o uplati

Praktični vodič: Potvrda o uplati

Potvrda o uplati pisana je potvrda da je uplata primljena. U njoj se bilježe iznos, svrha uplate, kada je i kako izvršena te eventualni preostali dug.

Čemu služi

Potvrda o uplati koristi se kako bi platitelj dobio jasan zapis o tome da je novac predan. Često se izdaje zajedno s kupoprodajnom ispravom za automobil, motocikl, tešku mehanizaciju ili drugu robu, zadužnicom, sporazumom o strukturiranom planu otplate duga, ugovorom o komisijskoj prodaji ili ugovorom o nagodbi duga i uzajamnom otpustu potraživanja, ili nakon njih. Potvrda pomaže objema stranama da prate što je plaćeno na temelju glavnog ugovora.

Upotrijebite je za pojedinačnu uplatu ili za svaku ratu u nizu. Ona potvrđuje primitak navedenog iznosa, ali sama po sebi ne mijenja uvjete temeljnog ugovora niti rješava nesuglasice o dugovanom iznosu. Ako je riječ o posljednjoj uplati po zajmu, korisna može biti i potvrda o potpunoj otplati duga.

Pravila o potvrdama, poreznoj evidenciji i rokovima čuvanja evidencije razlikuju se među državama i regijama, osobito za poslovne subjekte. Ako će se potvrda koristiti u porezne, računovodstvene ili poslovne svrhe, provjerite lokalne zahtjeve.

Tko ga koristi

• Privatni prodavatelj koji potvrđuje da je kupac platio cijenu vozila ili druge robe.
• Zajmodavac koji potvrđuje primitak rate na temelju zadužnice ili plana otplate.
• Komisionar ili komitent koji bilježi isplatu prihoda od prodaje.
• Osoba koja je primila uplatu na temelju ugovora o nagodbi duga.
• Kupac ili zajmoprimac koji želi pisani dokaz o svakoj izvršenoj uplati.

Uvjeti koje treba dogovoriti

Broj potvrde

Svakoj potvrdi dodijelite jedinstvenu oznaku kako bi se kasnije mogla povezati s evidencijom. Jednostavan niz koji uključuje godinu olakšava praćenje više potvrda.

Primljeni iznos

Navedite točan iznos i valutu. Ako je iznos napisan brojkama, razmislite o tome da ga i slovima upišete u odjeljak „Dodatni uvjeti i odredbe“ kako biste smanjili rizik od pogrešnog čitanja.

Svrha uplate

Opišite na što se uplata odnosi, primjerice na ostatak kupoprodajne cijene ili određenu ratu. Navedite temeljni ugovor po nazivu i datumu kako bi se potvrda s njim mogla lako povezati.

Datum i način plaćanja

Zabilježite datum primitka uplate i način plaćanja, primjerice gotovinom ili bankovnom doznakom. Kod doznake može pomoći referenca transakcije, ali na potvrdu ne upisujte pune brojeve računa.

Preostali dug

Navedite iznos koji nakon ove uplate ostaje nepodmiren ili nulu ako ništa ne preostaje. Prije potpisivanja ponovno usporedite iznos s ugovorom i ranijim potvrdama.

Platitelj i primatelj

Pobrinite se da su na potvrdi navedeni osoba koja je platila i osoba koja je primila novac. Ako je netko platio u ime druge osobe, opišite to u odjeljku „Dodatni uvjeti i odredbe“.

Česte pogreške

• Izdavanje potvrde prije nego što je novac stvarno primljen ili knjižen. Prije potpisivanja provjerite je li novac stigao.
• Izostavljanje valute ili navođenje iznosa koji se može pogrešno pročitati. Provjerite iznos i dodajte valutu.
• Preopćenit opis uplate koji je ne povezuje s ugovorom. Navedite temeljni dokument i ratu ili stavku na koju se uplata odnosi.
• Pogrešno izračunat preostali dug. Ponovno ga izračunajte iz izvornog iznosa i svih ranijih uplata.
• Ponovna upotreba istog broja potvrde. Vodite jednostavan popis kako bi se svaki broj upotrijebio samo jednom.
• Navođenje podataka o bankovnom računu ili drugih osjetljivih podataka koji nisu potrebni. Zabilježite samo ono što je potrebno za prepoznavanje uplate.

Prije potpisivanja

• Provjerite je li uplata primljena u cijelosti i u navedenoj valuti.
• Usporedite imena platitelja i primatelja s temeljnim ugovorom.
• Opišite svrhu uplate i navedite odgovarajući ugovor.
• Zabilježite datum i način plaćanja te korisnu referencu transakcije, ako postoji.
• Ponovno izračunajte preostali dug uzimajući u obzir sve ranije uplate.
• Dodijelite jedinstveni broj potvrde i pobrinite se da obje strane zadrže primjerak.