Írásbeli figyelmeztetés munkavállaló részére

Gyakorlati útmutató: Írásbeli figyelmeztetés munkavállaló részére

Az Írásbeli figyelmeztetés munkavállaló részére a munkáltató hivatalos írásbeli értesítése a munkavállalónak egy konkrét magatartási vagy teljesítménybeli problémáról. Leírja a problémát, a korábbi megbeszéléseket, a felülvizsgálat időpontjáig elvárt javulást és a lehetséges következményeket.

Mire szolgál

A munkáltatók ezzel a levéllel rögzítik világosan és tárgyszerűen a munkahelyi problémát. A levél közli a munkavállalóval, mi a probléma, miről esett már szó, minek kell változnia, és mikor vizsgálják felül az előrehaladást. Egy egyértelmű dokumentum segíthet mindkét félnek tisztán látni a helyzetet, és csökkentheti a későbbi vitát arról, mi hangzott el.

Gyakran más munkaügyi dokumentumokkal együtt használják. Megelőzhet egy teljesítményjavítási tervet vagy követheti azt, visszautalhat a Hivatalos állásajánlat és munkaviszony-igazolás szerinti munkakörre és feladatokra, vagy egy távmunkavégzési és eszközátadási megállapodásban felsorolt eszközök gondozására vonatkozhat. Olyan körülhatárolt problémára használja, amelyet a munkavállaló orvosolni tud; egy szélesebb körű vitához vagy a munkaviszony megszüntetéséről szóló döntéshez más dokumentumokra van szükség.

A fegyelmi eljárások, a kötelező megbeszélések, a válaszadás vagy a kísérő igénybevételének joga, valamint az, hogy a figyelmeztetés meddig marad a személyi anyagban, országonként, régiónként és munkahelyenként eltér. A levél kiadása előtt ellenőrizze a helyi követelményeket és saját munkahelyi szabályzatait, és ha az ügy súlyos vagy vitatott, kérjen tanácsot megfelelő képesítéssel rendelkező ügyvédtől.

Kik használják

• Vezető vagy felettes, aki egy ismétlődő magatartási vagy jelenléti problémával foglalkozik.
• HR-csapat, amely egy fegyelmi eljárás egyik lépését dokumentálja.
• Kisvállalkozás tulajdonosa, aki írásban rögzíti egy munkavállalóval kapcsolatos kifogását.
• Munkáltató, aki egy eredménytelen teljesítményjavítási terv után lép tovább.
• A figyelmeztetést kapó munkavállaló, aki meg szeretné érteni az elvárásokat és a felülvizsgálat időpontját.

Tisztázandó feltételek

Munkakör

Azonosítsa a munkavállaló pozícióját, hogy a levélben szereplő elvárások a tényleges munkakörre vonatkozzanak. A munkaügyi nyilvántartásban szereplő megnevezést használja, és ahol releváns, utaljon az adott munkakörre vonatkozó feladatokra.

Magatartási vagy teljesítménybeli probléma

Írja le, mi történt, dátumokkal és konkrét példákkal. Ellenőrizhető tényekre szorítkozzon, például időpontokra, elmulasztott határidőkre vagy konkrét esetekre, ne pedig a hozzáállásról vagy a jellemről alkotott általános ítéletekre.

Korábbi megbeszélések vagy figyelmeztetések

Tüntesse fel a korábbi beszélgetéseket, szóbeli figyelmeztetéseket vagy írásbeli figyelmeztetéseket és azok dátumát. Ha a problémát most vetik fel először, hagyja üresen a mezőt, vagy ezt egyértelműen jelezze.

Elvárt javulás és a felülvizsgálat időpontja

Jelölje meg, mit kell a munkavállalónak másként tennie, és mikor vizsgálja felül a munkáltató az előrehaladást. Ahol lehetséges, az elvárás legyen mérhető, például egy érkezési időpont vagy egy teljesítési cél.

Lehetséges következmények javulás hiányában

Magyarázza el, milyen további lépések következhetnek, ha a probléma folytatódik, és ha van munkahelyi szabályzat, hivatkozzon rá. A következményeket pontosan írja le, és kerülje az olyan fenyegetéseket, amelyek nem felelnek meg a szabályzatnak vagy a helyi szabályoknak.

A munkavállaló válasza

Ha a munkavállaló észrevételt tehet a figyelmeztetésre, vagy írásbeli választ csatolhat, ennek módját a „További Feltételek és Rendelkezések” részben írja le. Ide kerülhet egy rövid megjegyzés is arról, hogyan tehet fel kérdéseket vagy kérhet támogatást.

Gyakori hibák

• A probléma általános kifejezésekkel, például „rossz hozzáállás”, példák nélkül történő leírása. Nevezze meg a dátumokat, az eseteket és a munkára gyakorolt hatást.
• Több, egymással össze nem függő probléma felvetése egyetlen levélben. A különálló problémák külön levelekben vagy egyértelműen számozott részekben áttekinthetőbbek lehetnek.
• Mérhetetlen elvárás vagy irreális felülvizsgálati időpont meghatározása. Adjon a munkavállalónak méltányos, konkrét célt.
• Olyan következmények megfogalmazása, amelyek túlmennek a munkahelyi szabályzaton vagy a helyi szabályokon. Ellenőrizze, milyen további lépéseket engednek ténylegesen az eljárásai.
• A levél kiadása anélkül, hogy előbb megbeszélné a problémát a munkavállalóval, ha az eljárásai megbeszélést írnak elő. Kövesse saját eljárását.
• Az aláírt vagy átvételt igazoló példány megőrzésének elmulasztása. Rögzítse, mikor vette át a munkavállaló a levelet.

Aláírás előtt

• Vesse össze a munkavállaló nevét és munkakörét a nyilvántartásával.
• Ellenőrizze a probléma leírásában szereplő minden dátum és példa pontosságát.
• Tekintse át a korábbi megbeszélésekről vagy figyelmeztetésekről készült feljegyzéseket, és helyesen hivatkozzon rájuk.
• Győződjön meg arról, hogy az elvárt javulás konkrét, a felülvizsgálat időpontja pedig észszerű.
• Vesse össze a megjelölt következményeket a munkahelyi szabályzattal és a munkaszerződéssel.
• Ellenőrizze a fegyelmi lépésekre vonatkozó helyi követelményeket, és ha az ügy elbocsátáshoz vezethet, kérjen tanácsot megfelelő képesítéssel rendelkező ügyvédtől.