Keputusan Tertulis Pengganti Rapat

Panduan praktis: Keputusan Tertulis Pengganti Rapat

Keputusan Tertulis Pengganti Rapat adalah dokumen yang mencatat keputusan yang diambil oleh dewan, anggota, atau pemegang saham perusahaan tanpa mengadakan rapat. Dokumen ini menyebutkan perusahaan, para pengambil keputusan, keputusan-keputusannya, dan tanggal pengambilannya.

Fungsinya

Perusahaan menggunakan keputusan tertulis untuk mengambil keputusan ketika mengumpulkan semua orang dalam rapat tidak praktis atau tidak perlu. Alih-alih mencatat pembahasan dalam notulen rapat perusahaan, para pengambil keputusan menandatangani atau menyetujui naskah tertulis keputusan, sehingga tercipta catatan tentang apa yang diputuskan dan kapan.

Dokumen ini sering digunakan bersama catatan perusahaan lainnya. Dokumen ini dapat menyetujui Perubahan Perjanjian Operasional Perseroan Terbatas / LLC, mengesahkan penerbitan saham berdasarkan Perjanjian Vesting Ekuitas Pemegang Saham / Co-Founder, memberikan persetujuan atas pengalihan berdasarkan Perjanjian Jual Beli / Transfer Saham, atau mengonfirmasi hal rutin seperti pembukaan rekening bank. Dokumen ini disimpan dalam catatan perusahaan bersama notulen rapat resmi.

Apakah perusahaan boleh bertindak melalui keputusan tertulis, berapa banyak tanda tangan yang diperlukan, dan keputusan mana yang mewajibkan rapat berbeda-beda antarnegara, wilayah, dan jenis perusahaan, dan anggaran dasar atau perjanjian operasional perusahaan sendiri dapat menetapkan aturan tambahan. Periksa persyaratan ini sebelum mengandalkan keputusan tertulis, dan tanyakan kepada pengacara yang berkualifikasi untuk keputusan yang penting atau diperselisihkan.

Siapa yang menggunakannya

• Direktur perusahaan kecil yang menyetujui keputusan bisnis rutin.
• Anggota LLC yang mengambil keputusan berdasarkan perjanjian operasional mereka.
• Pemegang saham yang menyetujui pengalihan atau penerbitan saham, atau perubahan dokumen perusahaan.
• Sekretaris perusahaan atau administrator yang menyiapkan dokumen untuk ditandatangani.
• Pendiri startup yang meresmikan keputusan awal tanpa mengadakan rapat.

Ketentuan yang perlu disepakati

Nama perusahaan dan nomor registrasi

Gunakan nama lengkap perusahaan yang terdaftar dan nomor registrasinya persis seperti yang tercantum dalam catatan resmi. Hal ini menunjukkan perusahaan mana pemilik keputusan tersebut.

Dewan, anggota, atau pemegang saham yang mengambilnya

Nyatakan badan mana yang bertindak, seperti seluruh direktur, seluruh anggota, atau para pemegang saham. Jika hanya sebagian dari mereka yang menandatangani, pastikan jumlah tanda tangan memenuhi persyaratan perusahaan.

Keputusan yang diambil

Tuliskan setiap keputusan sebagai keputusan tersendiri yang diberi nomor dengan bahasa yang jelas, seperti memberi kuasa kepada seseorang untuk menandatangani kontrak atau menyetujui suatu perubahan. Cantumkan jumlah, nama, dan tanggal jika relevan.

Tanggal pengambilan

Catat tanggal mulai berlakunya keputusan. Jika tanda tangan dikumpulkan selama beberapa hari, nyatakan apakah tanggal itu adalah tanggal tanda tangan terakhir yang diperlukan diberikan.

Dasar bertindak tanpa rapat

Rujuk ketentuan anggaran dasar, peraturan internal, atau perjanjian operasional perusahaan yang mengizinkan keputusan tertulis. Hal ini membantu pembaca di kemudian hari memahami mengapa rapat tidak diadakan.

Tanda tangan dan catatan

Setiap penanda tangan harus disebutkan namanya beserta perannya. Rincian tentang penandatanganan dalam beberapa rangkap, tanda tangan elektronik, atau tempat penyimpanan salinan yang telah ditandatangani dapat dicantumkan dalam “Syarat & Ketentuan Tambahan”.

Kesalahan umum

• Menggunakan keputusan tertulis untuk keputusan yang menurut aturan perusahaan harus diambil dalam rapat. Periksa anggaran dasar atau perjanjian operasional terlebih dahulu.
• Mengumpulkan tanda tangan lebih sedikit dari yang diperlukan. Pastikan apakah diperlukan persetujuan bulat atau mayoritas.
• Menuliskan keputusan terlalu samar sehingga tidak dapat dilaksanakan. Nyatakan siapa yang diberi kuasa, untuk apa, dan dalam batas apa.
• Membiarkan tanggal pengambilan tidak jelas ketika tanda tangan masuk pada hari yang berbeda.
• Menggunakan nama perusahaan atau nomor registrasi yang sudah tidak berlaku. Salin dari catatan resmi terkini.
• Tidak menyimpan keputusan yang telah ditandatangani dalam catatan perusahaan atau tidak melakukan pelaporan yang diwajibkan aturan setempat.

Sebelum menandatangani

• Pastikan nama terdaftar dan nomor registrasi perusahaan.
• Periksa anggaran dasar, peraturan internal, atau perjanjian operasional untuk mengetahui aturan tentang keputusan tertulis.
• Pastikan siapa yang harus menyetujui keputusan dan berapa banyak tanda tangan yang diperlukan.
• Tinjau setiap keputusan untuk memastikan redaksi, nama, jumlah, dan tanggalnya jelas.
• Sepakati cara menentukan tanggal pengambilan jika tanda tangan dikumpulkan secara terpisah.
• Periksa persyaratan setempat untuk mencatat atau melaporkan keputusan, dan tanyakan kepada pengacara yang berkualifikasi untuk keputusan yang penting.