Apliecinājums par konfidenciālas informācijas atgriešanu vai iznīcināšanu

Praktisks ceļvedis: Apliecinājums par konfidenciālas informācijas atgriešanu vai iznīcināšanu

Apliecinājums par konfidenciālas informācijas atgriešanu vai iznīcināšanu ir rakstisks paziņojums, ka saņēmējs ir atgriezis, iznīcinājis vai dzēsis konfidenciālos materiālus. Tajā norāda konfidencialitātes līgumu, aptverto informāciju, kā ar to rīkojās, un saglabātās kopijas, ja tādas ir.

Kam tas paredzēts

Personas un uzņēmumi izmanto šo apliecinājumu projekta, sarunu vai sadarbības beigās, kad konfidenciālā informācija jāatgriež vai jāiznīcina. Tas seko konfidencialitātes vienošanās, piemēram, savstarpējam vai vienpusējam konfidencialitātes līgumam, darbinieka konfidencialitātes un izgudrojumu piešķiršanas līgumam, neatkarīgā darbuzņēmēja vispārējam pakalpojumu līgumam vai konsultāciju līgumam. Apliecinājums sniedz informāciju atklājušajai pusei rakstisku apstiprinājumu par to, kā rīkojās ar tās informāciju.

Izmantojiet to, kad līgums beidzas, kad darījums netiek noslēgts vai kad informāciju atklājusī puse lūdz atdot tās materiālus. Tajā fiksēts, ko saņēmēja puse apgalvo, ka ir izdarījusi; tas pats par sevi nepierāda, ka visas kopijas ir iznīcinātas vai dzēstas. Ja galvenais jautājums ir iespējama neatļauta izmantošana vai noplūde, var būt nepieciešama cita rīcība un profesionāla konsultācija.

Pārbaudiet konfidencialitātes līgumā prasības par atgriešanu vai iznīcināšanu, tostarp termiņus, metodes un pieļaujamās saglabātās kopijas. Noteikumi par dokumentu glabāšanu, datu apstrādi un personas datiem dažādās valstīs un reģionos atšķiras, tāpēc pirms tādu ierakstu dzēšanas, kas jums varētu būt jāsaglabā, pārbaudiet vietējās prasības.

Kas to izmanto

• Uzņēmums, kas saskaņā ar konfidencialitātes līgumu izvērtēja iespējamu darījumu, kurš netika noslēgts.
• Darbuzņēmējs vai konsultants, kas sadarbības beigās atdod klienta materiālus.
• Darbinieks, kas aiziet no darba un apstiprina, ka uzņēmuma dokumenti un faili ir atdoti vai dzēsti.
• Informāciju atklājusī puse, kas lūdz rakstisku apstiprinājumu, ka tās informācija vairs netiek glabāta.
• Piegādātājs vai partneris, kas noslēdz kopīgu projektu, kurā tika izmantoti kopīgi konfidenciāli dati.

Nosacījumi, par kuriem jāvienojas

Konfidencialitātes līgums

Norādiet līguma nosaukumu un datumu, piemēram, savstarpējs konfidencialitātes līgums vai pakalpojumu līguma konfidencialitātes sadaļa. Tā apliecinājums tiek sasaistīts ar saistībām, uz kurām tas attiecas.

Aptvertā informācija un materiāli

Aprakstiet informācijas kategorijas un to formu, piemēram, papīra dokumenti, faili, e-pasta vēstules, paraugi vai rasējumi. Konkrētība palīdz abām pusēm saprast, ko apliecinājums aptver.

Atgriezts, iznīcināts vai dzēsts un kā

Norādiet, kā rīkojās ar katru kategoriju, piemēram, atgriezts ar kurjeru, sasmalcināts vai dzēsts no ierīcēm un mākoņkrātuves. Pieminiet rezerves kopijas un koplietošanas diskus, ja arī tie tika iekļauti.

Pabeigšanas datums

Norādiet datumu, kad atgriešana vai iznīcināšana tika pabeigta. Ja tas notika vairākos posmos, norādiet pēdējā soļa pabeigšanas datumu.

Saglabātās kopijas un iemesls, ja tādas ir

Šis lauks nav obligāts. Ja kādas kopijas tiek saglabātas, piemēram, arhīva kopija grāmatvedības vai dokumentu glabāšanas nolūkos, norādiet, kas tiek saglabāts, kāpēc un ka tas joprojām ir konfidenciāls.

Konfidencialitātes turpināšanās

Materiālu atgriešana vai iznīcināšana parasti neizbeidz pienākumu saglabāt informācijas konfidencialitāti. Ja vēlaties norādīt, ka sākotnējās saistības paliek spēkā, pievienojiet to sadaļā “Papildu noteikumi un nosacījumi”.

Biežākās kļūdas

• Aprakstīt informāciju pārāk neskaidri, piemēram, “visi materiāli”. Uzskaitiet galvenās kategorijas un formātus, lai informāciju atklājusī puse varētu pārbaudīt apjomu.
• Aizmirst par kopijām e-pastā, rezerves kopijās, koplietošanas mapēs vai personiskajās ierīcēs. Pirms parakstīšanas pārbaudiet visas vietas, kur informācija varētu būt glabāta.
• Parakstīt, pirms atgriešana vai iznīcināšana faktiski ir pabeigta. Vispirms pabeidziet katru soli un tikai tad norādiet pabeigšanas datumu.
• Nenorādīt apzināti saglabātās kopijas. Norādiet, kas tiek saglabāts un kāpēc, nevis radiet iespaidu, ka viss ir iznīcināts.
• Iznīcināt ierakstus, kas citu iemeslu dēļ, iespējams, jāsaglabā. Vispirms pārbaudiet līgumu un vietējās dokumentu glabāšanas prasības.
• Ļaut parakstīt personai, kas nezina, kas tika izdarīts. Parakstītājam jāspēj apstiprināt visā organizācijā veiktos soļus.

Pirms parakstīšanas

• Pārbaudiet konfidencialitātes līguma nosaukumu un datumu.
• Pārbaudiet līguma prasības par atgriešanu vai iznīcināšanu, tostarp metodes un termiņus.
• Pārbaudiet visas glabāšanas vietas, tostarp e-pastu, rezerves kopijas, mākoņpakalpojumus un komandas locekļu izmantotās ierīces.
• Katrai informācijas kategorijai norādiet, kas tika atgriezts, iznīcināts vai dzēsts un kā.
• Uzskaitiet visas saglabātās kopijas, to saglabāšanas iemeslu un to, kā tās tiks aizsargātas.
• Pārbaudiet vietējos noteikumus par dokumentu glabāšanu un datu apstrādi. Ja informācija ir īpaši sensitīva vai iespējams strīds, lūdziet padomu kvalificētam juristam.