Potrdilo o plačilu

Praktični vodnik: Potrdilo o plačilu

Potrdilo o plačilu je pisna potrditev, da je bilo plačilo prejeto. V njem so zabeleženi znesek, namen plačila, kdaj in kako je bilo opravljeno ter morebitni znesek, ki ostaja dolgovan.

Čemu je namenjen

Potrdilo o plačilu se uporablja, da plačnik dobi jasen zapis o tem, da je bilo plačilo prejeto. Pogosto se izda skupaj s kupoprodajno pogodbo za avtomobil, motorno kolo, težko mehanizacijo ali drugo blago ali po njej, pa tudi ob menici ali pogodbi o posojilu, sporazumu o strukturiranem načrtu odplačevanja dolga, pogodbi o komisioni prodaji ali sporazumu o poravnavi dolga in vzajemni razrešitvi obveznosti. Potrdilo obema stranema pomaga spremljati, kaj je bilo plačano po glavni pogodbi.

Uporabite ga za posamezno plačilo ali za vsak obrok v zaporedju. Potrjuje prejem navedenega zneska, sam po sebi pa ne spreminja pogojev osnovne pogodbe in ne rešuje nesoglasij o tem, kaj je dolgovano. Če gre za zadnje plačilo po posojilu, je lahko koristno tudi potrdilo o celotnem plačilu dolga.

Pravila o potrdilih, davčnih evidencah in o tem, kako dolgo je treba hraniti evidence, se med državami in regijami razlikujejo, zlasti za podjetja. Če bo potrdilo uporabljeno za davčne, računovodske ali poslovne namene, preverite lokalne zahteve.

Kdo ga uporablja

• Zasebni prodajalec, ki potrjuje, da je kupec plačal ceno vozila ali drugega blaga.
• Posojilodajalec, ki potrjuje prejem obroka po menici ali načrtu odplačevanja.
• Komisionar ali komitent, ki beleži izplačilo izkupička od prodaje.
• Oseba, ki je prejela plačilo na podlagi sporazuma o poravnavi dolga.
• Kupec ali posojilojemalec, ki želi pisno dokazilo o vsakem opravljenem plačilu.

Pogoji, o katerih se je treba dogovoriti

Številka potrdila

Vsakemu potrdilu dodelite edinstveno oznako, da ga bo mogoče pozneje povezati z evidencami. Preprosto zaporedje, ki vključuje leto, olajša spremljanje več potrdil.

Prejeti znesek

Navedite točen znesek in valuto. Če je znesek zapisan s številkami, razmislite, ali bi ga v razdelku »Dodatni pogoji in določbe« zapisali tudi z besedami, da zmanjšate tveganje napačnega branja.

Namen plačila

Opišite, na kaj se plačilo nanaša, na primer na preostanek kupnine ali na določen obrok. Sklicujte se na osnovno pogodbo z nazivom in datumom, da bo potrdilo z njo mogoče zlahka povezati.

Datum in način plačila

Zabeležite datum prejema plačila in način, kako je bilo opravljeno, na primer z gotovino ali bančnim nakazilom. Pri nakazilu je lahko v pomoč referenca transakcije, vendar na potrdilo ne zapisujte celotnih številk računov.

Preostali dolg

Navedite znesek, ki po tem plačilu ostaja neporavnan, ali nič, če ne ostaja nič. Pred podpisom znesek ponovno preverite glede na pogodbo in prejšnja potrdila.

Plačnik in prejemnik

Poskrbite, da sta na potrdilu navedena oseba, ki je plačala, in oseba, ki je denar prejela. Če je nekdo plačal v imenu druge osebe, to opišite v razdelku »Dodatni pogoji in določbe«.

Pogoste napake

• Izdati potrdilo, preden je bil denar dejansko prejet ali knjižen. Pred podpisom preverite, ali so sredstva prispela.
• Izpustiti valuto ali zapisati znesek, ki ga je mogoče napačno prebrati. Preverite znesek in dodajte valuto.
• Plačilo opisati tako nejasno, da ga ni mogoče povezati s pogodbo. Navedite osnovni dokument ter obrok ali postavko, na katero se plačilo nanaša.
• Napačno izračunati preostali dolg. Ponovno ga izračunajte iz prvotnega zneska in vseh prejšnjih plačil.
• Ponovno uporabiti isto številko potrdila. Vodite preprosto evidenco, da bo vsaka številka uporabljena le enkrat.
• Navesti podatke o bančnem računu ali druge občutljive podatke, ki niso potrebni. Zabeležite le tisto, kar je potrebno za identifikacijo plačila.

Pred podpisom

• Potrdite, da je bilo plačilo prejeto v celoti in v navedeni valuti.
• Imeni plačnika in prejemnika preverite glede na osnovno pogodbo.
• Opišite namen plačila in se sklicujte na ustrezno pogodbo.
• Zabeležite datum in način plačila ter morebitno uporabno referenco transakcije.
• Preostali dolg ponovno izračunajte ob upoštevanju vseh prejšnjih plačil.
• Dodelite edinstveno številko potrdila in poskrbite, da obe strani obdržita izvod.