قرار خطي بدلاً من الاجتماع

دليل عملي: قرار خطي بدلاً من الاجتماع

القرار المكتوب بدلاً من الاجتماع هو مستند يسجل القرارات التي يتخذها مجلس إدارة الشركة أو الأعضاء أو المساهمون دون عقد اجتماع. وهو يحدد الشركة، وصانعي القرار، والقرارات، وتاريخ اعتمادها.

الغرض من المستند

تستخدم الشركات القرارات المكتوبة لاتخاذ القرارات عندما يكون جمع الجميع لعقد اجتماع غير عملي أو غير ضروري. وبدلاً من تسجيل المناقشة في محاضر اجتماعات الشركة، يوقع صانعو القرار أو يعتمدون نصاً مكتوباً للقرارات، مما يخلق سجلاً لما تم تقريره ومتى.

غالباً ما يُستخدم هذا المستند جنباً إلى جنب مع سجلات الشركة الأخرى. فقد يوافق على تعديل اتفاقية التشغيل لشركة ذات مسؤولية محدودة، أو يأذن بإصدار أسهم بموجب اتفاقية استحقاق حقوق المساهمين، أو يوافق على نقل ملكية بموجب اتفاقية نقل حصص البيع والشراء، أو يؤكد الأمور الروتينية مثل فتح حساب مصرفي. وهو يوجد في سجلات الشركة إلى جانب محاضر الاجتماعات الرسمية.

تختلف بين الدول والمناطق وأنواع الشركات إمكانية اتخاذ الشركة قراراً مكتوباً، وعدد التوقيعات المطلوبة، والقرارات التي تتطلب اجتماعاً، وقد يضع النظام الأساسي للشركة أو اتفاقية التشغيل الخاصة بها قواعد إضافية. تحقق من هذه المتطلبات قبل الاعتماد على القرار المكتوب، واستشر محامياً مؤهلاً بشأن القرارات المهمة أو المتنازع عليها.

من يستخدمه

• مديرو شركة صغيرة يوافقون على قرارات الأعمال الروتينية.
• أعضاء شركة ذات مسؤولية محدودة يتخذون قراراً بموجب اتفاقية التشغيل الخاصة بهم.
• المساهمون الذين يوافقون على نقل أسهم، أو إصدارها، أو تعديل مستندات الشركة.
• سكرتير الشركة أو المدير الذي يعد السجلات للتوقيع.
• مؤسسو شركة ناشئة يضفون الطابع الرسمي على القرارات المبكرة دون عقد اجتماع.

الشروط التي ينبغي الاتفاق عليها

اسم الشركة ورقم التسجيل

استخدم اسم الشركة المسجل الكامل ورقم التسجيل تمامًا كما يظهران في السجلات الرسمية. هذا يحدد الشركة التي تنتمي إليها القرارات.

مجلس الإدارة أو الأعضاء أو المساهمون المعتمدون

اذكر الجهة التي تتصرف، مثل جميع المديرين، أو جميع الأعضاء، أو المساهمين. إذا كان بعضهم فقط يوقع، فتحقق من أن عدد التوقيعات يلبي متطلبات الشركة.

القرارات المعتمدة

اكتب كل قرار كقرار منفصل مرقم بشروط واضحة، مثل تفويض شخص بتوقيع عقد أو الموافقة على تعديل. قم بتضمين المبالغ والأسماء والتواريخ عند الاقتضاء.

تاريخ الاعتماد

سجّل التاريخ الذي تدخل فيه القرارات حيز التنفيذ. إذا جُمعت التوقيعات على مدار عدة أيام، فاذكر ما إذا كان التاريخ هو تاريخ تقديم آخر توقيع مطلوب.

أساس التصرف بدون اجتماع

ارجع إلى بند النظام الأساسي للشركة، أو اللوائح الداخلية، أو اتفاقية التشغيل التي تسمح بالقرارات المكتوبة. يساعد هذا القراء لاحقاً على معرفة سبب عدم عقد اجتماع.

التوقيعات والسجلات

يجب تسمية كل شخص موقع مع دوره. التفاصيل المتعلقة بالنسخ المتبادلة، أو التوقعات الإلكترونية، أو مكان حفظ النسخة الموقعة يمكن وضعها في «الشروط والأحكام الإضافية».

أخطاء شائعة

• استخدام قرار مكتوب لقرار تتطلب قواعد الشركة اتخاذه في اجتماع. تحقق من النظام الأساسي أو اتفاقية التشغيل أولاً.
• جمع توقيعات أقل من المطلوب. تأكد مما إذا كانت الموافقة بالإجماع أو بالأغلبية مطلوبة.
• كتابة القرارات بشكل غامض للغاية لا يمكن التصرف بناءً عليه. اذكر من مخول، ولماذا، وضمن أي حدود.
• ترك تاريخ الاعتماد غير واضح عندما تصل التوقيعات في أيام مختلفة.
• استخدام اسم شركة أو رقم تسجيل قديم. انسخهما من السجلات الرسمية الحالية.
• التقصير في حفظ القرار المكتوب في سجلات الشركة أو إجراء أي إيداع تتطلبه القواعد المحلية.

قبل التوقيع

• تأكد من اسم الشركة المسجل ورقم التسجيل.
• تحقق من النظام الأساسي أو اللوائح الداخلية أو اتفاقية التشغيل لمعرفة قواعد القرارات المكتوبة.
• تأكد ممن يجب عليه الموافقة على القرارات وعدد التوقيعات المطلوبة.
• راجع كل قرار للصياغة الواضحة، والأسماء، والمبالغ، والتواريخ.
• اتفق على كيفية تحديد تاريخ الاعتماد إذا جُمعت التوقيعات بشكل منفصل.
• تحقّق من المتطلبات المحلية لتسجيل أو إيداع القرار، واسأل محامياً مؤهلاً للقرارات المهمة.