Recibo de Pago

Guía práctica: Recibo de Pago

Un recibo de pago es una confirmación por escrito de que se ha recibido un pago. Recoge el importe, el concepto del pago, cuándo y cómo se realizó y cualquier saldo que siga pendiente.

Para qué sirve

Se utiliza un recibo de pago para dar a quien paga un comprobante claro de que el dinero cambió de manos. A menudo se emite junto con o después de un contrato de compraventa de un coche, una motocicleta, maquinaria pesada u otros bienes, un pagaré, un plan de pago de deuda estructurado, un contrato de venta en consignación o un acuerdo de liquidación de deuda y liberación mutua. Un recibo ayuda a ambas partes a llevar el control de lo que se ha pagado conforme al acuerdo principal.

Utilícelo para un pago único o para cada cuota de una serie. Confirma la recepción del importe indicado; por sí solo no modifica las condiciones del acuerdo subyacente ni resuelve ningún desacuerdo sobre lo que se debe. Si se trata del último pago de un préstamo, también puede ser útil una carta de saldo pagado.

Las normas sobre recibos, registros fiscales y el tiempo que deben conservarse los documentos varían según el país y la región, especialmente en el caso de las empresas. Consulte los requisitos locales si el recibo se utilizará con fines fiscales, contables o empresariales.

Quién lo utiliza

• Un vendedor particular que confirma que el comprador pagó el precio de un vehículo u otros bienes.
• Un prestamista que acusa recibo de una cuota recibida conforme a un pagaré o plan de pago.
• Un vendedor o consignante en una consignación que deja constancia del pago del producto de una venta.
• Una persona que recibió un pago de liquidación conforme a un acuerdo de liquidación de deuda.
• Un comprador o prestatario que quiere un comprobante por escrito de cada pago realizado.

Condiciones que deben acordarse

Número de recibo

Asigne a cada recibo una referencia única para poder relacionarlo después con los registros. Una numeración sencilla que incluya el año puede facilitar el seguimiento de varios recibos.

Importe recibido

Indique el importe exacto y su moneda. Si el importe está escrito en cifras, considere escribirlo también en letras en «Términos y Disposiciones Adicionales» para reducir el riesgo de una lectura errónea.

Concepto del pago

Describa a qué corresponde el pago, por ejemplo, el saldo del precio de compra o una cuota concreta. Mencione el acuerdo subyacente por su nombre y fecha para que sea fácil relacionar el recibo con él.

Fecha y forma de pago

Anote la fecha en que se recibió el pago y cómo se realizó, por ejemplo, en efectivo o por transferencia bancaria. En el caso de una transferencia, puede ser útil una referencia de la operación, pero evite escribir números de cuenta completos en el recibo.

Saldo pendiente

Indique cualquier importe que siga pendiente después de este pago, o cero si no queda nada. Vuelva a comprobar la cifra con el acuerdo y los recibos anteriores antes de firmar.

Pagador y destinatario

Asegúrese de que el recibo indique el nombre de quien pagó y de quien recibió el dinero. Si alguien pagó en nombre de otra persona, descríbalo en «Términos y Disposiciones Adicionales».

Errores frecuentes

• Emitir un recibo antes de que el dinero se haya recibido o acreditado realmente. Confirme que los fondos han llegado antes de firmar.
• Omitir la moneda o escribir un importe que pueda leerse mal. Revise la cifra y añada la moneda.
• Describir el pago de forma demasiado vaga para relacionarlo con un acuerdo. Mencione el documento subyacente y la cuota o el concepto que cubre el pago.
• Calcular mal el saldo pendiente. Vuelva a calcularlo a partir del importe original y de todos los pagos anteriores.
• Reutilizar un número de recibo. Lleve un registro sencillo para que cada número se utilice una sola vez.
• Incluir datos bancarios u otra información sensible que no sea necesaria. Anote solo lo imprescindible para identificar el pago.

Antes de firmar

• Confirme que el pago se ha recibido íntegramente y en la moneda indicada.
• Compruebe los nombres del pagador y del destinatario con el acuerdo subyacente.
• Describa el concepto del pago y mencione el acuerdo correspondiente.
• Anote la fecha y la forma de pago, así como cualquier referencia útil de la operación.
• Vuelva a calcular el saldo pendiente teniendo en cuenta todos los pagos anteriores.
• Asigne un número de recibo único y asegúrese de que ambas partes conserven una copia.