گواهی استرداد یا انهدام اطلاعات محرمانه

راهنمای کاربردی: گواهی استرداد یا انهدام اطلاعات محرمانه

گواهی استرداد یا انهدام اطلاعات محرمانه بیانیه‌ای کتبی است مبنی بر اینکه دریافت‌کننده، مواد محرمانه را بازگردانده، نابود یا حذف کرده است. این گواهی توافق‌نامه محرمانگی، اطلاعات مشمول، نحوه رسیدگی به آن‌ها و هر نسخه‌ای را که نگه داشته شده است مشخص می‌کند.

کاربرد این سند

افراد و کسب‌وکارها در پایان یک پروژه، مذاکره یا رابطه کاری، زمانی که اطلاعات محرمانه باید بازگردانده یا نابود شود، از این گواهی استفاده می‌کنند. این گواهی پس از یک ترتیب محرمانگی می‌آید؛ مانند توافق‌نامه عدم افشای متقابل (NDA دوطرفه) یا موافقت‌نامه عدم افشای اطلاعات یک‌طرفه (NDA استاندارد)، قرارداد محرمانگی کارکنان و واگذاری اختراعات، موافقت‌نامه جامع خدمات پیمانکار مستقل (MSA)، یا موافقت‌نامه خدمات مشاوره و راهنمایی. این گواهی به طرف افشاکننده سابقه‌ای کتبی از آنچه با اطلاعاتش انجام شده است می‌دهد.

زمانی از آن استفاده کنید که توافق‌نامه پایان می‌یابد، معامله‌ای انجام نمی‌شود یا طرف افشاکننده مواد خود را پس می‌خواهد. این گواهی آنچه را که طرف دریافت‌کننده می‌گوید انجام داده است ثبت می‌کند؛ اما به‌تنهایی ثابت نمی‌کند که همه نسخه‌ها از بین رفته‌اند. اگر موضوع اصلی سوءاستفاده یا افشای احتمالی است، ممکن است به واکنش دیگری و مشاوره تخصصی نیاز باشد.

توافق‌نامه محرمانگی را از نظر الزامات استرداد یا انهدام، از جمله مهلت‌ها، روش‌ها و نسخه‌هایی که نگه‌داشتنشان مجاز است، بررسی کنید. مقررات مربوط به نگهداری سوابق، مدیریت داده‌ها و اطلاعات شخصی در کشورها و مناطق مختلف متفاوت است؛ بنابراین پیش از حذف سوابقی که ممکن است لازم باشد نگه دارید، الزامات محلی را بررسی کنید.

چه کسانی از آن استفاده می‌کنند

• شرکتی که معامله‌ای احتمالی را بر اساس توافق‌نامه عدم افشا بررسی کرده و آن معامله انجام نشده است.
• پیمانکار یا مشاوری که در پایان همکاری، مواد مشتری را بازمی‌گرداند.
• کارمندی که شرکت را ترک می‌کند و تأیید می‌کند اسناد و فایل‌های شرکت بازگردانده یا حذف شده‌اند.
• طرف افشاکننده‌ای که تأیید کتبی می‌خواهد مبنی بر اینکه اطلاعاتش دیگر نزد طرف مقابل نیست.
• تأمین‌کننده یا شریکی که پروژه‌ای مشترک شامل داده‌های محرمانه مشترک را به پایان می‌رساند.

شرایطی که باید درباره‌شان توافق شود

توافق‌نامه محرمانگی

توافق‌نامه را با عنوان و تاریخ آن مشخص کنید؛ مانند توافق‌نامه عدم افشای متقابل یا بخش محرمانگی یک قرارداد خدمات. این کار گواهی را به تعهداتی که در پاسخ به آن‌ها صادر می‌شود مرتبط می‌کند.

اطلاعات و مواد مشمول

دسته‌های اطلاعات و شکل‌هایی را که داشته‌اند شرح دهید؛ مانند اسناد کاغذی، فایل‌ها، ایمیل‌ها، نمونه‌ها یا نقشه‌ها. دقیق بودن به هر دو طرف کمک می‌کند بفهمند گواهی چه چیزی را در بر می‌گیرد.

بازگردانده، نابود یا حذف‌شده و به چه روشی

بنویسید با هر دسته چه کاری انجام شده است؛ برای مثال با پیک بازگردانده شده، خردکن شده یا از دستگاه‌ها و فضای ذخیره‌سازی ابری حذف شده است. اگر نسخه‌های پشتیبان و درایوهای مشترک نیز شامل بوده‌اند، به آن‌ها اشاره کنید.

تاریخ تکمیل

تاریخی را که استرداد یا انهدام به پایان رسیده است ثبت کنید. اگر کار در چند مرحله انجام شده است، تاریخ تکمیل آخرین مرحله را بنویسید.

نسخه‌های نگه‌داشته‌شده و دلیل آن، در صورت وجود

این قسمت اختیاری است. اگر نسخه‌ای نگه داشته می‌شود، مانند نسخه‌ای بایگانی‌شده برای حسابداری یا نگهداری سوابق، بنویسید چه چیزی نگه داشته می‌شود، چرا، و اینکه همچنان محرمانه می‌ماند.

ادامه تعهد محرمانگی

بازگرداندن یا نابود کردن مواد معمولاً به تکلیف حفظ محرمانگی اطلاعات پایان نمی‌دهد. اگر می‌خواهید اشاره کنید که تعهدات اولیه ادامه دارد، آن را در «شرایط و مفاد تکمیلی» اضافه کنید.

اشتباه‌های رایج

• شرح بیش از حد مبهم اطلاعات، مانند «همه مواد». دسته‌ها و قالب‌های اصلی را فهرست کنید تا طرف افشاکننده بتواند دامنه را بررسی کند.
• فراموش کردن نسخه‌های موجود در ایمیل، نسخه‌های پشتیبان، پوشه‌های مشترک یا دستگاه‌های شخصی. پیش از امضا، همه مکان‌هایی را که ممکن است اطلاعات در آن‌ها ذخیره شده باشد جست‌وجو کنید.
• امضا پیش از آنکه استرداد یا انهدام واقعاً کامل شده باشد. ابتدا هر مرحله را تمام کنید، سپس تاریخ تکمیل را ثبت کنید.
• درج نکردن نسخه‌هایی که آگاهانه نگه داشته شده‌اند. به‌جای اینکه این برداشت ایجاد شود که همه چیز نابود شده است، بنویسید چه چیزی و چرا نگه داشته شده است.
• نابود کردن سوابقی که ممکن است به دلایل دیگر لازم باشد نگه داشته شوند. ابتدا توافق‌نامه و الزامات محلی نگهداری سوابق را بررسی کنید.
• امضا توسط کسی که از اقدامات انجام‌شده اطلاعی ندارد. امضاکننده باید بتواند اقدامات انجام‌شده در کل سازمان را تأیید کند.

پیش از امضا

• عنوان و تاریخ توافق‌نامه محرمانگی را تأیید کنید.
• الزامات توافق‌نامه درباره استرداد یا انهدام، از جمله روش‌ها و مهلت‌ها، را بررسی کنید.
• همه مکان‌های ذخیره‌سازی، از جمله ایمیل، نسخه‌های پشتیبان، سرویس‌های ابری و دستگاه‌هایی را که اعضای تیم استفاده می‌کنند، جست‌وجو کنید.
• برای هر دسته از اطلاعات ثبت کنید چه چیزی بازگردانده، نابود یا حذف شده و به چه روشی.
• هر نسخه نگه‌داشته‌شده، دلیل نگهداری و نحوه محافظت از آن را فهرست کنید.
• مقررات محلی درباره نگهداری سوابق و مدیریت داده‌ها را بررسی کنید و اگر اطلاعات بسیار حساس است یا احتمال اختلاف وجود دارد، با وکیل واجد صلاحیت مشورت کنید.