اعلامیه خاتمه قرارداد

راهنمای کاربردی: اعلامیه خاتمه قرارداد

اعلامیه خاتمه قرارداد اطلاع‌رسانی کتبی به طرف دیگر است مبنی بر اینکه فرستنده به یک قرارداد موجود پایان می‌دهد. این اعلامیه قرارداد و بندی را که به آن استناد می‌شود مشخص می‌کند، زمان اثرگذاری خاتمه را بیان می‌کند و درخواست‌های مربوط به جمع‌بندی کار را مطرح می‌کند.

کاربرد این سند

افراد زمانی از این اعلامیه استفاده می‌کنند که می‌خواهند به یک قرارداد خدمات، مجوز یا شراکت پایان دهند و به سابقه کتبی روشنی از این تصمیم نیاز دارند. این اعلامیه معمولاً بر اساس یک قرارداد موجود ارسال می‌شود؛ مانند موافقت‌نامه جامع خدمات پیمانکار مستقل (MSA)، موافقت‌نامه خدمات مشاوره و راهنمایی، قرارداد توسعه نرم‌افزار و وب، قرارداد عکاسی، فیلم‌برداری و رسانه‌های خلاق یا قرارداد پیمانکار فرعی، مجوز نرم‌افزار یا علامت تجاری، یا توافق‌نامه مشارکت عمومی (شرکت تضامنی). اعلامیه موضع فرستنده را ثبت می‌کند؛ اما تعیین نمی‌کند که آیا خاتمه مجاز است یا خیر.

زمانی از آن استفاده کنید که قرارداد از قبل بند خاتمه دارد و فرستنده می‌خواهد به آن استناد کند. اگر طرفین به‌جای آن با هم توافق می‌کنند که رابطه را پایان دهند، ممکن است سند فسخ توافقی یا اسقاط دعاوی مناسب‌تر باشد. اگر موضوع اصلی فاکتور پرداخت‌نشده یا درخواست تغییر در کار است، ممکن است یادآوری پرداخت فاکتور معوق یا دستور تغییر (تغییر در محدوده کار) مناسب‌تر باشد.

پیش از ارسال، بند خاتمه را با دقت بخوانید و مقررات محل اجرای قرارداد را بررسی کنید. مهلت‌های اخطار، دلایل مجاز، روش‌های ارسال و آثار پایان دادن به قرارداد در کشورها و مناطق مختلف متفاوت است. اگر قرارداد اهمیت زیادی دارد، خاتمه مورد اختلاف است یا ادعای نقض قرارداد مطرح است، با وکیل واجد صلاحیت مشورت کنید.

چه کسانی از آن استفاده می‌کنند

• کارفرمایی که بر اساس بند خاتمه قرارداد، به همکاری با فریلنسر یا پیمانکار پایان می‌دهد.
• پیمانکار یا مشاوری که از یک همکاری خدماتی جاری کناره‌گیری می‌کند.
• اعطاکننده یا دریافت‌کننده مجوزی که به مجوز نرم‌افزار یا علامت تجاری پایان می‌دهد.
• شریک تجاری‌ای که بر اساس شرایط خروج، اعلام می‌کند که به شراکت پایان می‌دهد.
• پیمانکار اصلی‌ای که به همکاری پیمانکار فرعی در یک پروژه پایان می‌دهد.

شرایطی که باید درباره‌شان توافق شود

قراردادی که خاتمه می‌یابد

قرارداد را با عنوان و تاریخ آن، دقیقاً همان‌گونه که در نسخه امضاشده آمده است، مشخص کنید. اگر چند سند مرتبط وجود دارد، مانند یک موافقت‌نامه جامع و شرح کارهای جداگانه، بگویید اعلامیه کدام‌یک را در بر می‌گیرد و کدام‌یک، در صورت وجود، ادامه پیدا می‌کند.

بند مورد استناد قرارداد

بخش یا بندی را که اجازه خاتمه می‌دهد نام ببرید و مضمون آن را خلاصه کنید؛ مثلاً خاتمه به اختیار با رعایت مهلت اخطار مشخص. نقل دقیق بند به گیرنده کمک می‌کند مبنای اعلامیه را بررسی کند.

تاریخ اثرگذاری خاتمه

تاریخ دقیق پایان قرارداد را بیان کنید. هر مهلت اخطاری را از تاریخی که احتمالاً اعلامیه به دست گیرنده می‌رسد حساب کنید و نحوه محاسبه این مهلت را در قرارداد و مقررات محلی بررسی کنید.

دلیل خاتمه، در صورت ذکر

این قسمت اختیاری است. برخی بندها اجازه خاتمه بدون ذکر دلیل را می‌دهند، در حالی که برخی دیگر ذکر دلیل را لازم می‌دانند. اگر دلیلی ذکر می‌کنید، آن را مبتنی بر واقعیت و کوتاه بنویسید و از اظهاراتی که نمی‌توانید با سوابق ثابت کنید پرهیز کنید.

فاکتورهای نهایی، تحویل کار و بازگرداندن اقلام

مشخص کنید در دوره جمع‌بندی کار چه باید انجام شود: فاکتورهای نهایی چه زمانی باید ارسال شوند، کدام کارها یا فایل‌ها باید تحویل داده شوند و کدام مواد، تجهیزات یا اطلاعات دسترسی باید بازگردانده شوند. تا جای ممکن تاریخ تعیین کنید.

تعهدات پابرجا پس از خاتمه

بسیاری از قراردادها برخی تکالیف را پس از خاتمه نیز پابرجا نگه می‌دارند؛ مانند محرمانگی، پرداخت بابت کار انجام‌شده یا محدودیت‌های مجوز. اگر می‌خواهید به آن‌ها اشاره کنید، ارجاع کوتاهی در «شرایط و مفاد تکمیلی» اضافه کنید.

اشتباه‌های رایج

• استناد به بند اشتباه یا نقل نادرست مضمون آن. قرارداد امضاشده را بخوانید و شماره بند و شرط اصلی آن را به‌درستی نقل کنید.
• انتخاب تاریخ اثرگذاری‌ای که کل مهلت اخطار را رعایت نمی‌کند. محاسبه کنید اعلامیه چه زمانی به دست گیرنده می‌رسد و از آن تاریخ به بعد بشمارید.
• ارسال اعلامیه به نشانی یا شخصی که در بند اطلاع‌رسانی قرارداد ذکر نشده است. از اطلاعات تماس مشخص‌شده در قرارداد یا آخرین اطلاعاتی که طرفین کتباً بر سر آن توافق کرده‌اند استفاده کنید.
• ذکر دلیلی مفصل یا احساسی در حالی که بند قرارداد ذکر دلیل را لازم نمی‌داند. یک جمله کوتاه و مبتنی بر واقعیت، یا اصلاً ذکر نکردن دلیل، معمولاً روشن‌تر است.
• مبهم گذاشتن مراحل جمع‌بندی کار. مشخص کنید چه فاکتورهای نهایی، اقلام تحویلی، فایل‌ها و تجهیزاتی و تا چه تاریخی انتظار می‌رود.
• این فرض که اعلامیه به همه اسناد مرتبط پایان می‌دهد. به‌روشنی بگویید آیا شرح کارها، مجوزها یا توافق‌های جانبی مرتبط نیز خاتمه می‌یابند یا خیر.

پیش از امضا

• عنوان، تاریخ و طرفین قرارداد را با نسخه امضاشده تطبیق دهید.
• بند خاتمه را دوباره بخوانید و بررسی کنید که اعلامیه شرایط آن را رعایت می‌کند.
• تاریخ اثرگذاری را با در نظر گرفتن کل مهلت اخطار و زمان ارسال دوباره محاسبه کنید.
• دلیل ذکرشده، در صورت وجود، را از نظر درستی و بی‌طرفی عبارات بازبینی کنید.
• درخواست‌های جمع‌بندی کار، از جمله فاکتورهای نهایی، تحویل کار و بازگرداندن اقلام، را از نظر روشن بودن تاریخ‌ها و موارد بررسی کنید.
• بند اطلاع‌رسانی قرارداد و مقررات محلی درباره ارسال و زمان‌بندی را بررسی کنید و اگر ممکن است خاتمه مورد اختلاف قرار گیرد، با وکیل واجد صلاحیت مشورت کنید.