Avertissement Écrit au Salarié

Guide pratique : Avertissement Écrit au Salarié

Un Avertissement Écrit au Salarié est une notification écrite formelle adressée par un employeur à un salarié au sujet d’un problème précis de comportement ou de performance. Il décrit le problème, les échanges antérieurs, l’amélioration attendue à une date de réexamen et les conséquences possibles.

À quoi sert ce document

Les employeurs utilisent cette lettre pour consigner une préoccupation professionnelle en termes clairs et factuels. Elle indique au salarié quel est le problème, ce qui a déjà été abordé, ce qui doit changer et à quelle date les progrès seront examinés. Un écrit clair peut aider les deux parties à savoir où en sont les choses et limiter les désaccords ultérieurs sur ce qui a été dit.

Elle est souvent utilisée en lien avec d’autres documents relatifs à l’emploi. Elle peut précéder ou suivre un Plan d’Amélioration des Performances (PIP) et Avis, renvoyer au poste et aux fonctions décrits dans une Lettre Formelle d’Offre d’Emploi et de Vérification d’Emploi, ou porter sur l’entretien du matériel mentionné dans un Accord de Télétravail et d’Attribution de Matériel. Utilisez-la pour un problème défini que le salarié peut corriger ; un différend plus général ou une décision de mettre fin à l’emploi appelle d’autres documents.

Les procédures disciplinaires, les entretiens obligatoires, le droit de répondre ou d’être assisté et la durée de conservation des avertissements au dossier varient selon les pays, les régions et les lieux de travail. Vérifiez les exigences locales et vos propres règlements internes avant d’adresser la lettre, et demandez conseil à un avocat qualifié si l’affaire est grave ou contestée.

Qui l’utilise

• Un responsable ou un superviseur qui traite un problème répété de comportement ou d’assiduité.
• Une équipe des ressources humaines qui consigne une étape d’une procédure disciplinaire.
• Un dirigeant de petite entreprise qui consigne par écrit une préoccupation concernant un salarié.
• Un employeur qui donne suite à un plan d’amélioration des performances resté sans résultat.
• Un salarié qui reçoit l’avertissement et souhaite comprendre les attentes et la date de réexamen.

Points à convenir

Intitulé du poste

Indiquez le poste du salarié afin que les attentes formulées dans la lettre se rapportent à ses fonctions réelles. Utilisez l’intitulé figurant dans les dossiers du personnel et, le cas échéant, faites référence aux fonctions attachées à ce poste.

Problème de comportement ou de performance

Décrivez ce qui s’est passé, avec des dates et des exemples précis. Tenez-vous-en à des faits vérifiables, comme des horaires, des délais non respectés ou des incidents particuliers, plutôt qu’à des jugements généraux sur l’attitude ou la personnalité.

Échanges ou avertissements antérieurs

Mentionnez les conversations antérieures, rappels oraux ou avertissements écrits, avec leurs dates. Si c’est la première fois que le problème est soulevé, laissez le champ vide ou indiquez-le clairement.

Amélioration attendue et date de réexamen

Indiquez ce que le salarié doit faire différemment et à quelle date l’employeur examinera ses progrès. Rendez l’attente mesurable dans la mesure du possible, par exemple une heure d’arrivée ou un objectif d’achèvement.

Conséquences possibles en l’absence d’amélioration

Expliquez quelles autres mesures peuvent suivre si le problème persiste, en renvoyant au règlement interne s’il en existe un. Décrivez les conséquences avec exactitude et évitez les menaces qui ne correspondent pas au règlement ou aux règles locales.

Réponse du salarié

Si le salarié peut formuler des observations sur l’avertissement ou joindre une réponse écrite, précisez comment dans la section « Termes et dispositions additionnels ». Une courte mention indiquant comment poser des questions ou demander un accompagnement peut également y figurer.

Erreurs fréquentes

• Décrire le problème en termes généraux, comme « mauvaise attitude », sans exemples. Citez des dates, des incidents et leurs effets sur le travail.
• Soulever plusieurs problèmes sans rapport entre eux dans une même lettre. Des problèmes distincts peuvent être plus clairs dans des lettres séparées ou dans des sections clairement numérotées.
• Fixer une attente non mesurable ou une date de réexamen irréaliste. Donnez au salarié un objectif précis et équitable.
• Annoncer des conséquences qui vont au-delà du règlement interne ou des règles locales. Vérifiez quelles mesures vos procédures permettent réellement.
• Adresser la lettre sans avoir d’abord abordé le problème avec le salarié alors que vos procédures prévoient un entretien. Suivez votre propre procédure.
• Ne pas conserver de copie signée ou dont la réception a été reconnue. Consignez la date à laquelle le salarié a reçu la lettre.

Avant de signer

• Vérifiez le nom et l’intitulé du poste du salarié à partir de vos dossiers.
• Vérifiez l’exactitude de chaque date et de chaque exemple figurant dans la description du problème.
• Relisez les notes des échanges ou avertissements antérieurs et faites-y référence correctement.
• Assurez-vous que l’amélioration attendue est précise et que la date de réexamen est raisonnable.
• Comparez les conséquences annoncées avec votre règlement interne et le contrat de travail.
• Vérifiez les exigences locales relatives aux étapes disciplinaires et demandez conseil à un avocat qualifié si l’affaire peut aboutir à un licenciement.