पूर्णता और स्वीकृति प्रमाण पत्र

व्यावहारिक मार्गदर्शिका: पूर्णता और स्वीकृति प्रमाण पत्र

पूर्णता और स्वीकृति प्रमाण पत्र इस बात का लिखित रिकॉर्ड है कि क्लाइंट ने किसी अनुबंध या कार्य विवरण (SOW) के तहत काम या डिलीवरेबल्स प्राप्त कर स्वीकार कर लिए हैं। इसमें स्वीकृति की तारीख, बाकी बची मदें और अब देय अंतिम भुगतान दर्ज किया जाता है।

इसका उद्देश्य

क्लाइंट और ठेकेदार इस प्रमाण पत्र का उपयोग किसी परियोजना या चरण के अंत में यह दर्ज करने के लिए करते हैं कि सहमत काम डिलीवर हो गया है और स्वीकार कर लिया गया है। यह मूल समझौते के बाद आता है, जैसे फ्रीलांस कार्य का दायरा (SOW), सॉफ़्टवेयर और वेब डेवलपमेंट अनुबंध, स्वतंत्र ठेकेदार मास्टर सेवा समझौता (MSA), सबकंट्रैक्टर समझौता, क्रिएटिव या फोटोग्राफी अनुबंध, या परामर्श समझौता। स्वीकृति का साझा रिकॉर्ड परियोजना को बंद करने और अंतिम चालान जारी करने में मदद कर सकता है।

इसका उपयोग तब करें, जब क्लाइंट स्वीकृति की पुष्टि करने के लिए तैयार हो, चाहे पूरी तरह या सूचीबद्ध अपवादों के साथ। अगर क्लाइंट अभी संतुष्ट नहीं है और काम में बदलाव ज़रूरी हैं, तो पहले समस्याएं दर्ज करें और आगे के कदमों पर सहमति बनाएं। अगर परियोजना के दौरान कार्य-दायरा ही बदल गया था, तो स्वीकृति से पहले परिवर्तन आदेश पर हस्ताक्षर करना ज़रूरी हो सकता है।

मूल अनुबंध में स्वीकृति की प्रक्रिया जांचें, जैसे परीक्षण अवधि, स्वीकृति के मानदंड या स्वतः स्वीकृत माने जाने के नियम। काम स्वीकार करने का प्रभाव, जिसमें वारंटी और बाद के दावों पर प्रभाव भी शामिल है, देशों और क्षेत्रों के अनुसार अलग-अलग होता है और अनुबंध पर निर्भर करता है। अगर परियोजना बड़ी है या गुणवत्ता को लेकर असहमति है, तो योग्य वकील से सलाह लें।

इसका उपयोग कौन करता है

• क्लाइंट, जो पुष्टि कर रहा हो कि वेबसाइट, ऐप या सॉफ़्टवेयर सहमति के अनुसार डिलीवर हो गया है।
• फ्रीलांसर या एजेंसी, जो क्लाइंट से पूरी हो चुकी परियोजना या माइलस्टोन को मंज़ूरी देने के लिए कह रही हो।
• सलाहकार, जो अंतिम रिपोर्ट सौंपने के बाद परामर्श कार्य बंद कर रहा हो।
• मुख्य ठेकेदार, जो सबकंट्रैक्टर के पूरे हो चुके कार्य-पैकेज को स्वीकार कर रहा हो।
• फोटोग्राफर या क्रिएटिव पेशेवर, जो अंतिम तस्वीरों या मीडिया पर क्लाइंट की मंज़ूरी दर्ज कर रहा हो।

तय की जाने वाली शर्तें

अनुबंध या कार्य विवरण (SOW)

जिस समझौते के तहत काम किया गया, उसकी पहचान शीर्षक और तारीख से करें। कार्य विवरण (SOW) या परियोजना की कोई संख्या हो तो उसे शामिल करें, ताकि प्रमाण पत्र सही कार्य से जुड़े।

स्वीकार किया गया काम या डिलीवरेबल्स

बताएं कि क्या स्वीकार किया जा रहा है, जैसे खास चरण, सुविधाएं, फ़ाइलें या रिपोर्टें, और वे कब डिलीवर किए गए। इतनी स्पष्टता रखें कि दोनों पक्ष समझ सकें कि क्या शामिल है और क्या नहीं।

स्वीकृति की तारीख

वह तारीख दर्ज करें जिस दिन क्लाइंट काम स्वीकार करता है। मूल समझौते के तहत वारंटी अवधि, सहायता दायित्वों या भुगतान के समय के लिए यह तारीख महत्वपूर्ण हो सकती है।

बाकी मदें या अपवाद

यह फ़ील्ड वैकल्पिक है। इसका उपयोग उन छोटी मदों की सूची देने के लिए करें जिन्हें अभी पूरा करना या सुधारना बाकी है, और संभव हो तो अपेक्षित तारीखें भी दें। इसे खाली छोड़ने से यह संकेत मिलता है कि कुछ भी बाकी नहीं है, इसलिए ध्यान से जांचें।

अब देय अंतिम भुगतान

अब देय राशि, मुद्रा और भुगतान का समय बताएं। अगर भुगतान का कुछ हिस्सा बाकी मदें पूरी होने तक रोका जा रहा है, तो यह स्पष्ट रूप से लिखें।

स्वीकृति के बाद वारंटी और सहायता

कई समझौतों में स्वीकृति के बाद सहायता या सुधार की अवधि शामिल होती है। अगर आप इसका उल्लेख करना चाहते हैं, तो “अतिरिक्त शर्तें और प्रावधान” में एक संक्षिप्त संदर्भ जोड़ें।

आम गलतियाँ

• काम की समीक्षा या परीक्षण किए बिना स्वीकृति पर हस्ताक्षर करना। पहले हर डिलीवरेबल को सहमत कार्य-दायरे और स्वीकृति के किसी भी मानदंड से मिलाकर जांचें।
• स्वीकार किए गए काम का बहुत व्यापक वर्णन करना, जैसे “परियोजना”। इसमें शामिल चरणों, सुविधाओं या फ़ाइलों की सूची दें, ताकि बाद में उठने वाले सवालों के जवाब दिए जा सकें।
• ज्ञात समस्याओं को बाकी मदों वाले फ़ील्ड में न लिखना। उन्हें लक्ष्य तारीख के साथ दर्ज करें, भले ही वे छोटी लगें।
• ऐसी अंतिम भुगतान राशि लिखना जो अनुबंध और परिवर्तन आदेशों से मेल न खाती हो। मूल कीमत, किसी भी समायोजन और पहले किए जा चुके भुगतानों से दोबारा गणना करें।
• परियोजना के दौरान हस्ताक्षरित परिवर्तन आदेशों को भूल जाना। सुनिश्चित करें कि स्वीकार किया गया काम अंतिम, अपडेट किए गए कार्य-दायरे को दर्शाता है।
• ऐसे व्यक्ति से हस्ताक्षर करवाना जिसे क्लाइंट की ओर से काम स्वीकार करने का अधिकार नहीं है। जांचें कि मूल समझौते के तहत डिलीवरेबल्स को कौन मंज़ूरी दे सकता है।

हस्ताक्षर करने से पहले

• अनुबंध या कार्य विवरण (SOW) के शीर्षक, तारीख और संख्या की पुष्टि करें।
• सूचीबद्ध हर डिलीवरेबल की तुलना सहमत कार्य-दायरे, परिवर्तन आदेशों और स्वीकृति के किसी भी मानदंड से करें।
• स्वीकृति की तारीख जांचें और देखें कि उसका किसी वारंटी या सहायता अवधि से क्या संबंध है।
• सभी बाकी मदों या अपवादों की सूची दें, और जहां संभव हो, लक्ष्य तारीखें भी दें।
• मुद्रा, समय और रोकी गई किसी भी राशि सहित देय अंतिम भुगतान की दोबारा गणना करें।
• मूल अनुबंध की स्वीकृति प्रक्रिया और स्थानीय आवश्यकताएं जांचें। अगर गुणवत्ता पर विवाद है, तो योग्य वकील से सलाह लें।