Pisano upozorenje radniku

Praktični vodič: Pisano upozorenje radniku

Pisano upozorenje radniku službena je pisana obavijest poslodavca radniku o konkretnom problemu u ponašanju ili radnom učinku. U njemu se opisuju problem, raniji razgovori, poboljšanje koje se očekuje do datuma provjere i moguće posljedice.

Čemu služi

Poslodavci koriste ovaj dopis kako bi problem na radnom mjestu jasno i činjenično zabilježili. Njime se radniku objašnjava u čemu je problem, o čemu se već razgovaralo, što se treba promijeniti i kada će se provjeriti napredak. Jasan zapis može pomoći objema stranama da razumiju trenutačno stanje i smanjiti kasnija neslaganja o tome što je rečeno.

Često se koristi uz druge dokumente o zaposlenju. Može prethoditi planu poboljšanja radnog učinka ili uslijediti nakon njega, pozivati se na radno mjesto i dužnosti opisane u službenoj ponudi za posao i potvrdi o zaposlenju ili se odnositi na brigu o predmetima navedenima u ugovoru o radu na daljinu i dodjeli opreme. Upotrijebite ga za određen problem koji radnik može ispraviti; za širi spor ili odluku o prestanku radnog odnosa potrebni su drugi dokumenti.

Stegovni postupci, obvezni sastanci, pravo radnika da odgovori ili da ga netko prati te rok čuvanja upozorenja u dosjeu razlikuju se među državama, regijama i radnim mjestima. Prije izdavanja dopisa provjerite lokalne zahtjeve i vlastite interne pravilnike te se obratite kvalificiranom odvjetniku ako je stvar ozbiljna ili sporna.

Tko ga koristi

• Rukovoditelj ili nadređeni koji rješava ponovljeni problem u ponašanju ili dolasku na posao.
• Odjel ljudskih potencijala koji dokumentira korak u stegovnom postupku.
• Vlasnik male tvrtke koji pisano bilježi primjedbu na rad radnika.
• Poslodavac koji poduzima daljnje korake nakon plana poboljšanja radnog učinka koji nije dao rezultate.
• Radnik koji prima upozorenje i želi razumjeti očekivanja i datum provjere.

Uvjeti koje treba dogovoriti

Naziv radnog mjesta

Navedite radnikovo radno mjesto kako bi se očekivanja u dopisu odnosila na stvarnu ulogu. Upotrijebite naziv iz evidencije o zaposlenju i, gdje je to relevantno, uputite na dužnosti koje se odnose na to radno mjesto.

Problem u ponašanju ili radnom učinku

Opišite što se dogodilo, s datumima i konkretnim primjerima. Držite se provjerljivih činjenica, primjerice vremena, propuštenih rokova ili određenih događaja, a ne općenitih ocjena stava ili karaktera.

Raniji razgovori ili upozorenja

Navedite sve ranije razgovore, usmene opomene ili pisana upozorenja i njihove datume. Ako se problem pokreće prvi put, ostavite polje praznim ili to izričito navedite.

Očekivano poboljšanje i datum provjere

Navedite što radnik treba činiti drukčije i kada će poslodavac provjeriti napredak. Gdje je moguće, očekivanje neka bude mjerljivo, primjerice vrijeme dolaska ili cilj dovršetka posla.

Moguće posljedice ako ne dođe do poboljšanja

Objasnite koji bi daljnji koraci mogli uslijediti ako se problem nastavi, uz upućivanje na interni pravilnik ako postoji. Posljedice opišite točno i izbjegavajte prijetnje koje nisu u skladu s pravilnikom ili lokalnim pravilima.

Odgovor radnika

Ako radnik može komentirati upozorenje ili priložiti pisani odgovor, opišite kako u odjeljku „Dodatni uvjeti i odredbe“. Ondje se može navesti i kratka napomena o tome kako postaviti pitanja ili zatražiti podršku.

Česte pogreške

• Opisivanje problema općenitim izrazima poput „loš stav“ bez primjera. Navedite datume, događaje i učinak na rad.
• Iznošenje nekoliko nepovezanih problema u jednom dopisu. Odvojeni problemi mogu biti jasniji u zasebnim dopisima ili jasno numeriranim odjeljcima.
• Postavljanje očekivanja koje se ne može izmjeriti ili nerealnog datuma provjere. Radniku zadajte pravedan i konkretan cilj.
• Navođenje posljedica koje nadilaze interni pravilnik ili lokalna pravila. Provjerite koje daljnje korake vaši postupci zaista dopuštaju.
• Izdavanje dopisa bez prethodnog razgovora s radnikom ako vaši postupci predviđaju sastanak. Pridržavajte se vlastitog postupka.
• Nečuvanje potpisanog primjerka ili potvrde primitka. Zabilježite kada je radnik primio dopis.

Prije potpisivanja

• Usporedite ime radnika i naziv radnog mjesta sa svojom evidencijom.
• Provjerite točnost svakog datuma i primjera u opisu problema.
• Pregledajte bilješke o ranijim razgovorima ili upozorenjima i ispravno se na njih pozovite.
• Provjerite je li očekivano poboljšanje konkretno, a datum provjere razuman.
• Usporedite navedene posljedice s internim pravilnikom i ugovorom o radu.
• Provjerite lokalne zahtjeve o stegovnim koracima i obratite se kvalificiranom odvjetniku ako bi stvar mogla dovesti do otkaza.