Surat Peringatan Tertulis Karyawan

Panduan praktis: Surat Peringatan Tertulis Karyawan

Surat Peringatan Tertulis Karyawan adalah pemberitahuan tertulis resmi dari pemberi kerja kepada karyawan tentang masalah perilaku atau kinerja tertentu. Surat ini menjelaskan masalahnya, pembicaraan sebelumnya, perbaikan yang diharapkan sampai tanggal peninjauan, dan kemungkinan akibatnya.

Fungsinya

Pemberi kerja menggunakan surat ini untuk mencatat masalah di tempat kerja secara jelas dan faktual. Surat ini memberi tahu karyawan apa masalahnya, apa yang sudah dibahas, apa yang perlu berubah, dan kapan kemajuannya akan ditinjau. Catatan yang jelas dapat membantu kedua pihak memahami keadaan dan mengurangi perselisihan di kemudian hari tentang apa yang telah dikatakan.

Surat ini sering digunakan bersama dokumen kepegawaian lainnya. Surat ini dapat mendahului atau menyusul rencana peningkatan kinerja, merujuk kembali pada jabatan dan tugas yang diuraikan dalam Surat Penawaran Kerja Formal & Verifikasi Pekerjaan, atau membahas perawatan barang yang tercantum dalam Perjanjian Kerja Jarak Jauh & Penugasan Peralatan. Gunakan surat ini untuk masalah tertentu yang dapat diperbaiki karyawan; perselisihan yang luas atau keputusan untuk mengakhiri hubungan kerja memerlukan dokumen lain.

Prosedur disipliner, pertemuan yang diwajibkan, hak untuk menanggapi atau didampingi, dan berapa lama peringatan disimpan dalam berkas berbeda-beda antarnegara, wilayah, dan tempat kerja. Periksa persyaratan setempat dan kebijakan tempat kerja Anda sendiri sebelum menerbitkan surat, dan tanyakan kepada pengacara yang berkualifikasi jika persoalannya serius atau dipersoalkan.

Siapa yang menggunakannya

• Manajer atau atasan yang menangani masalah perilaku atau kehadiran yang berulang.
• Tim sumber daya manusia yang mendokumentasikan suatu tahap dalam proses disipliner.
• Pemilik usaha kecil yang mencatat keberatan terhadap karyawan secara tertulis.
• Pemberi kerja yang menindaklanjuti rencana peningkatan kinerja yang tidak membuahkan hasil.
• Karyawan penerima peringatan yang ingin memahami harapan dan tanggal peninjauan.

Ketentuan yang perlu disepakati

Jabatan

Sebutkan posisi karyawan agar harapan dalam surat berkaitan dengan peran yang sebenarnya. Gunakan jabatan dalam catatan kepegawaian dan, jika relevan, rujuk tugas yang berlaku untuk peran tersebut.

Masalah perilaku atau kinerja

Jelaskan apa yang terjadi, beserta tanggal dan contoh spesifik. Berpeganglah pada fakta yang dapat diperiksa, seperti waktu, tenggat yang terlewat, atau kejadian tertentu, bukan penilaian umum tentang sikap atau karakter.

Pembicaraan atau peringatan sebelumnya

Catat pembicaraan, teguran lisan, atau peringatan tertulis sebelumnya beserta tanggalnya. Jika masalah ini baru pertama kali diangkat, kosongkan kolom ini atau nyatakan hal itu dengan jelas.

Perbaikan yang diharapkan dan tanggal peninjauan

Nyatakan apa yang perlu dilakukan karyawan secara berbeda dan kapan pemberi kerja akan meninjau kemajuannya. Buat harapan yang terukur jika memungkinkan, seperti jam kedatangan atau target penyelesaian.

Kemungkinan akibat jika tidak ada perbaikan

Jelaskan langkah lanjutan apa yang mungkin diambil jika masalah berlanjut, dengan merujuk pada kebijakan tempat kerja jika ada. Uraikan akibatnya secara akurat dan hindari ancaman yang tidak sesuai dengan kebijakan atau aturan setempat.

Tanggapan karyawan

Jika karyawan boleh memberikan komentar atas peringatan atau melampirkan tanggapan tertulis, jelaskan caranya dalam “Syarat & Ketentuan Tambahan”. Catatan singkat tentang cara mengajukan pertanyaan atau meminta dukungan juga dapat dicantumkan di sana.

Kesalahan umum

• Menjelaskan masalah dengan istilah umum seperti “sikap buruk” tanpa contoh. Sebutkan tanggal, kejadian, dan dampaknya terhadap pekerjaan.
• Mengangkat beberapa masalah yang tidak berkaitan dalam satu surat. Masalah yang terpisah mungkin lebih jelas jika dituangkan dalam surat terpisah atau bagian yang diberi nomor dengan jelas.
• Menetapkan harapan yang tidak dapat diukur atau tanggal peninjauan yang tidak realistis. Berikan target yang adil dan spesifik kepada karyawan.
• Menyatakan akibat yang melampaui kebijakan tempat kerja atau aturan setempat. Periksa langkah lanjutan apa yang benar-benar diizinkan oleh prosedur Anda.
• Menerbitkan surat tanpa membicarakan masalahnya terlebih dahulu dengan karyawan padahal prosedur Anda mensyaratkan pertemuan. Ikuti proses Anda sendiri.
• Tidak menyimpan salinan yang ditandatangani atau yang menunjukkan tanda terima. Catat kapan karyawan menerima surat.

Sebelum menandatangani

• Pastikan nama dan jabatan karyawan sesuai dengan catatan Anda.
• Periksa ketepatan setiap tanggal dan contoh dalam uraian masalah.
• Tinjau catatan pembicaraan atau peringatan sebelumnya dan rujuk dengan benar.
• Pastikan perbaikan yang diharapkan spesifik dan tanggal peninjauannya wajar.
• Bandingkan akibat yang dinyatakan dengan kebijakan tempat kerja dan kontrak kerja.
• Periksa persyaratan setempat tentang langkah disipliner dan tanyakan kepada pengacara yang berkualifikasi jika persoalannya dapat berujung pada pemberhentian.