Surat Pemutusan Hubungan Kerja

Panduan praktis: Surat Pemutusan Hubungan Kerja

Surat Pemutusan Hubungan Kerja adalah pemberitahuan tertulis dari pemberi kerja kepada karyawan bahwa hubungan kerjanya akan berakhir. Surat ini menyebutkan jabatan, hari terakhir bekerja, pengaturan masa pemberitahuan dan pembayaran akhir, serta properti perusahaan yang harus dikembalikan.

Fungsinya

Pemberi kerja menggunakan surat ini untuk memberikan pemberitahuan tertulis yang jelas kepada karyawan bahwa hubungan kerjanya berakhir dan untuk menjelaskan langkah praktis berikutnya. Surat ini sering kali menyusul catatan kepegawaian sebelumnya, seperti surat penawaran kerja awal, rencana peningkatan kinerja, atau penugasan peralatan kerja jarak jauh. Surat yang jelas membantu karyawan memahami hari terakhirnya, pembayaran akhirnya, dan apa yang perlu dikembalikan.

Gunakan surat ini setelah pemberi kerja mengambil keputusan akhir dan menjalankan proses internalnya sendiri. Jika karyawan yang mengundurkan diri, surat pengunduran diri lebih sesuai. Jika pemberi kerja dan karyawan menyepakati syarat-syarat kepergian, seperti pembayaran kompensasi, perjanjian pengakhiran hubungan kerja mungkin lebih tepat.

Pemutusan hubungan kerja diatur secara ketat di banyak tempat. Aturan mengenai masa pemberitahuan, alasan yang diizinkan, konsultasi, pembayaran akhir, dan dokumen yang diwajibkan berbeda-beda antarnegara dan wilayah, dan mungkin juga bergantung pada kontrak kerja atau perjanjian kerja bersama. Periksa persyaratan setempat dan tanyakan kepada pengacara yang berkualifikasi atau penasihat ketenagakerjaan sebelum mengirim, terutama jika pemutusan tersebut mungkin dipersoalkan.

Siapa yang menggunakannya

• Pemilik usaha kecil yang mengakhiri hubungan kerja karyawan setelah restrukturisasi.
• Manajer SDM yang mengonfirmasi keputusan pemberhentian secara tertulis.
• Pemberi kerja yang mengakhiri hubungan kerja setelah rencana peningkatan kinerja tidak berhasil.
• Manajer yang mengonfirmasi berakhirnya jabatan dengan jangka waktu tertentu atau masa percobaan.
• Pemberi kerja yang mengatur pengembalian laptop, telepon, atau peralatan lain dari pekerja jarak jauh yang akan keluar.

Ketentuan yang perlu disepakati

Jabatan

Nyatakan jabatan karyawan saat ini sebagaimana tercantum dalam catatan kepegawaian. Hal ini membantu mengidentifikasi jabatan yang diakhiri, terutama jika seseorang pernah memegang beberapa posisi.

Hari terakhir bekerja

Catat tanggal terakhir hubungan kerja. Pastikan tanggal itu memperhitungkan masa pemberitahuan yang diwajibkan berdasarkan kontrak kerja dan aturan setempat.

Masa pemberitahuan dan pengaturan pembayaran akhir

Jelaskan bagaimana masa pemberitahuan dijalankan, misalnya dengan tetap bekerja selama masa pemberitahuan atau dengan pembayaran sebagai pengganti pemberitahuan, dan kapan gaji terakhir, cuti yang belum diambil, serta jumlah lainnya akan dibayarkan. Buat uraiannya faktual dan sesuai dengan penggajian.

Alasan pemutusan, jika dinyatakan

Kolom ini bersifat opsional. Jika Anda mencantumkan alasan, buatlah singkat, faktual, dan konsisten dengan catatan sebelumnya. Beberapa tempat mewajibkan alasan diberikan, sementara di tempat lain hal itu opsional.

Properti perusahaan yang harus dikembalikan

Cantumkan barang yang harus dikembalikan, seperti laptop, telepon, kartu identitas, atau kunci, beserta tanggal dan cara pengembaliannya. Sebutkan akun atau akses yang akan ditutup.

Tunjangan dan kewajiban yang tetap berlaku

Jika Anda ingin menyebutkan tunjangan, surat referensi, atau kewajiban kerahasiaan yang tetap berlaku, tambahkan catatan singkat dalam “Syarat & Ketentuan Tambahan”. Periksa aturan setempat sebelum menjelaskan cara berakhirnya tunjangan.

Kesalahan umum

• Mengirim surat sebelum proses internal selesai. Pastikan semua pertemuan, peringatan, atau konsultasi yang diperlukan telah dilakukan terlebih dahulu.
• Menetapkan hari terakhir yang tidak memberikan masa pemberitahuan yang diwajibkan. Periksa kontrak kerja dan aturan setempat sebelum memilih tanggal.
• Menjelaskan pembayaran akhir secara samar. Nyatakan apa yang akan dibayarkan dan kapan, dan pastikan dengan bagian penggajian sebelum mengirim.
• Memberikan alasan yang bertentangan dengan catatan sebelumnya atau penilaian kinerja. Buat alasan yang akurat, singkat, dan konsisten, atau hilangkan jika tidak diwajibkan.
• Menggunakan bahasa yang emosional atau menghakimi. Nada yang hormat dan faktual lebih jelas dan memperlakukan karyawan dengan bermartabat.
• Melupakan properti perusahaan dan akses sistem. Cantumkan peralatan yang harus dikembalikan dan pastikan kapan akun akan ditutup.

Sebelum menandatangani

• Pastikan nama karyawan, jabatan, dan rincian kepegawaian sesuai dengan catatan SDM.
• Cocokkan hari terakhir bekerja dengan ketentuan masa pemberitahuan dalam kontrak dan aturan setempat.
• Pastikan gaji terakhir, cuti yang belum diambil, dan jumlah lainnya dengan bagian penggajian.
• Tinjau alasan yang dinyatakan, jika ada, untuk memastikan ketepatan dan konsistensinya dengan catatan sebelumnya.
• Cantumkan properti perusahaan yang harus dikembalikan, beserta tanggal dan pengaturan pengembaliannya.
• Periksa persyaratan ketenagakerjaan setempat dan tanyakan kepada pengacara yang berkualifikasi atau penasihat ketenagakerjaan sebelum mengirim jika pemutusan tersebut mungkin digugat.