Ricevuta di Pagamento

Guida pratica: Ricevuta di Pagamento

La Ricevuta di Pagamento è una conferma scritta dell’avvenuto ricevimento di un pagamento. Riporta l’importo, la causale del pagamento, quando e come è stato effettuato e l’eventuale residuo ancora dovuto.

A cosa serve

Si usa una ricevuta di pagamento per dare a chi paga una prova chiara del passaggio di denaro. Spesso viene rilasciata insieme o dopo un atto di vendita per un’auto, una moto, macchinari pesanti o altri beni, una Promessa di pagamento / Contratto di prestito personale, un Accordo di piano di rimborso strutturato del debito, un Accordo di Vendita in Conto Vendita e Collocazione di Inventario al Dettaglio o un Accordo di transazione del debito e liberatoria reciproca. La ricevuta aiuta entrambe le parti a tenere traccia di quanto è stato pagato in base all’accordo principale.

La usi per un pagamento singolo o per ciascuna rata di una serie. Conferma il ricevimento dell’importo indicato; da sola non modifica le condizioni dell’accordo sottostante né risolve eventuali disaccordi su quanto è dovuto. Se si tratta dell’ultimo pagamento di un prestito, può essere utile anche una Lettera di Avvenuto Pagamento Integrale del Debito.

Le regole su ricevute, documentazione fiscale e durata di conservazione dei documenti variano da un Paese e da una regione all’altra, soprattutto per le imprese. Verifichi i requisiti locali se la ricevuta sarà usata a fini fiscali, contabili o aziendali.

Chi lo usa

• Un venditore privato che conferma che l’acquirente ha pagato il prezzo di un veicolo o di altri beni.
• Un creditore che attesta di aver ricevuto una rata in base a una promessa di pagamento o a un piano di rimborso.
• Un venditore in conto vendita o un committente che registra il pagamento del ricavato di una vendita.
• Una persona che ha ricevuto un pagamento transattivo in base a un accordo di transazione del debito.
• Un acquirente o un debitore che vuole una prova scritta di ogni pagamento effettuato.

Condizioni da concordare

Numero della ricevuta

Assegni a ogni ricevuta un riferimento univoco, così da poterla abbinare in seguito alla documentazione. Una semplice numerazione progressiva che includa l’anno può rendere facile tenere traccia di più ricevute.

Importo ricevuto

Indichi l’importo esatto e la valuta. Se l’importo è scritto in cifre, valuti di riportarlo anche in lettere in «Termini e Disposizioni Aggiuntive» per ridurre il rischio di errori di lettura.

Causale del pagamento

Descriva a che cosa si riferisce il pagamento, ad esempio il saldo di un prezzo di acquisto o una rata specifica. Citi l’accordo sottostante per nome e data, così la ricevuta si collega facilmente a esso.

Data e modalità di pagamento

Registri la data in cui il pagamento è stato ricevuto e come è stato effettuato, ad esempio in contanti o con bonifico. Per un bonifico può essere utile indicare il riferimento dell’operazione, ma eviti di riportare sulla ricevuta numeri di conto completi.

Residuo ancora dovuto

Indichi l’eventuale importo che resta da pagare dopo questo pagamento, oppure zero se non resta nulla. Ricontrolli la cifra rispetto all’accordo e alle ricevute precedenti prima di firmare.

Pagatore e beneficiario

Si assicuri che la ricevuta indichi chi ha pagato e chi ha ricevuto il denaro. Se qualcuno ha pagato per conto di un’altra persona, lo descriva in «Termini e Disposizioni Aggiuntive».

Errori comuni

• Rilasciare una ricevuta prima che il denaro sia stato effettivamente ricevuto o accreditato. Verifichi che i fondi siano arrivati prima di firmare.
• Omettere la valuta o scrivere un importo che può essere letto male. Controlli la cifra e aggiunga la valuta.
• Descrivere il pagamento in modo troppo generico per poterlo abbinare a un accordo. Indichi il documento sottostante e la rata o il bene a cui si riferisce il pagamento.
• Sbagliare il calcolo del residuo. Lo ricalcoli partendo dall’importo originario e da tutti i pagamenti precedenti.
• Riutilizzare un numero di ricevuta. Tenga un semplice registro, così ogni numero viene usato una sola volta.
• Inserire coordinate bancarie o altre informazioni riservate non necessarie. Riporti solo quanto serve per identificare il pagamento.

Prima di firmare

• Verifichi che il pagamento sia stato ricevuto per intero e nella valuta indicata.
• Confronti i nomi del pagatore e del beneficiario con l’accordo sottostante.
• Descriva la causale del pagamento e faccia riferimento all’accordo pertinente.
• Registri la data e la modalità di pagamento ed eventuali riferimenti utili dell’operazione.
• Ricalcoli il residuo ancora dovuto tenendo conto di tutti i pagamenti precedenti.
• Assegni un numero di ricevuta univoco e si assicuri che entrambe le parti ne conservino una copia.