債務完済証明書（債務消滅確認書）

実用ガイド：債務完済証明書（債務消滅確認書）

債務完済証明書（債務消滅確認書）は、貸付金や債務が全額返済されたことを貸主が書面で確認するものです。債務を特定し、当初の金額と支払総額を記録したうえで、最後の支払いがいつ行われたかを記載します。

書類の目的

借主が、特定の債務について支払うべきものがもう何も残っていないことの明確な記録を得るために使用します。通常は、約束手形・個人間金銭消費貸借契約書や構造化債務返済計画合意書に基づく最後の支払いの後、債務整理・相互免責合意書で合意した支払いの後、または正式な債権回収および滞納代金請求書から始まった案件が解決した後に発行されます。貸主が署名して、自らの立場を確認します。

債務が実際に返済され、双方が支払総額について合意している場合に使用してください。記録を紛失した場合、債務が譲渡された場合、後になって貸付金が返済されたかどうかを問われた場合などに、混乱を防ぐ助けになります。まだ争いのある金額が残っている場合は、実際の状況を反映しない証明書を発行するよりも、先にその点を解決したほうがよいでしょう。

担保の解除、信用情報や公的記録の更新、借入書類の返還に関する規則は、国や地域によって異なります。債務に担保が付いていた場合や何らかの記録に登録されていた場合は現地の要件を確認し、金額が大きい場合は資格を有する弁護士に相談してください。

利用する人

• 友人や家族が個人的な貸付金を返済したことを確認する個人の貸主。
• 約束手形の支払いが完了したことを書面で証明したい借主。
• 顧客や取引先が未払いの債務を清算したことを確認する小規模事業者。
• 和解金の支払いを受け取り、案件が終了したことを確認する債権者。
• 他人に代わって債権を回収しており、完了を確認する必要がある人。

決めておく条件

貸付金または債務の参照情報

約束手形や返済計画など、債務を発生させた書面とその日付によって債務を特定してください。その書面に記載されているのと同じ名前と参照情報を使用してください。

当初の債務額

当初の元本額と通貨を記載してください。当事者間に複数の取り決めがあった場合でも、読み手がこの証明書を正しい債務と結び付けやすくなります。

最後の支払日

最後の支払いを受け取った日付を記録してください。最後の支払いが振込で行われた場合は、当事者が別段の合意をしない限り、送金した日ではなく資金が着金した日を使用してください。

支払総額

債務の全期間を通じて支払われた総額を記載し、利息、手数料、和解による減額が含まれるかどうかを明記してください。支払記録や受領証と照らし合わせて金額を確認してください。

返還または無効化される書類

署名済みの手形に「支払済」と記して返還するなど、当初の借入書類をどう扱うかを記載してください。担保や登録された権利を解除する必要がある場合は、「追加条項および規定」に記載してください。

支払うべきものが残っていない旨の記載

証明書には、貸主が債務は全額返済されたものと考えていることを明確に記載してください。より大きな取り決めのうち一部だけが終了する場合は、どの部分かを正確に記載してください。

よくある間違い

• 最後の支払いの入金が確定する前に証明書を発行すること。まず資金が着金したことを確認してください。
• 別の貸付金と混同されかねないほど漠然と債務を記載すること。書面の名称、日付、当初の金額を記載してください。
• 支払総額を記載する際に、利息や手数料を記載し忘れること。総額に何が含まれるかを明記してください。
• 署名済みの原本書類の扱いを決め忘れること。返還するか、無効にするか、保管するかを取り決めてください。
• 債務に関連する担保や登録された権利を見落とすこと。別途解除する必要があるものがないか確認してください。
• 貸主本人ではない人や、貸主に代わって行動する権限のない人が証明書に署名すること。誰が署名できるかを確認してください。

署名する前に

• 最後の支払いを全額受け取ったことを確認してください。
• 債務の参照情報、当初の金額、当事者の名前を原本の書面と照合してください。
• 支払総額を再計算し、利息や手数料が含まれるかどうかを記載してください。
• 原本の手形やその他の借入書類をどう扱うかを取り決めてください。
• 現地の規則に基づき、担保や登録された権利について別途解除が必要かどうかを確認してください。
• 署名者が貸主本人または貸主に代わって行動する権限を持つ人であることを確認し、双方が写しを保管するようにしてください。