受領証

実用ガイド：受領証

受領証は、支払いを受け取ったことを書面で確認するものです。金額、支払いの目的、支払いの日付と方法、残っている未払い額を記録します。

書類の目的

金銭の授受があったことを示す明確な記録を支払者に渡すために使用します。自動車、オートバイ、重機、その他の物品の売渡証書、約束手形・個人間金銭消費貸借契約書、構造化債務返済計画合意書、委託販売・小売在庫配置契約書、債務整理・相互免責合意書とあわせて、またはその後に発行されることがよくあります。受領証は、主たる契約に基づいてどれだけ支払われたかを双方が把握する助けになります。

1回限りの支払いにも、一連の分割払いの各回にも使用できます。受領証は記載された金額を受け取ったことを確認するものであり、それだけで基礎となる契約の条件を変更したり、支払義務のある金額についての意見の相違を解決したりするものではありません。その支払いが貸付金の最後の支払いである場合は、債務完済証明書（債務消滅確認書）もあわせて用意すると役立つことがあります。

受領証、税務記録、記録の保存期間に関する規則は、特に事業者の場合、国や地域によって異なります。受領証を税務、会計、事業の目的で使用する場合は、現地の要件を確認してください。

利用する人

• 買主が車両やその他の物品の代金を支払ったことを確認する個人の売主。
• 約束手形や返済計画に基づいて受け取った分割払いを確認する貸主。
• 売上代金の支払いを記録する受託販売業者または委託者。
• 債務整理合意書に基づいて和解金の支払いを受けた人。
• 各支払いについて書面による証明を求める買主や借主。

決めておく条件

受領証番号

後で記録と照合できるよう、受領証ごとに固有の番号を付けてください。年を含めた単純な連番にすると、複数の受領証を管理しやすくなります。

受領金額

正確な金額と通貨を記載してください。金額を数字で記載する場合は、読み違いのおそれを減らすため、「追加条項および規定」に文字でも併記することを検討してください。

支払いの目的

購入代金の残額や特定の分割払いなど、支払いが何に関するものかを記載してください。受領証と基礎となる契約を結び付けやすいよう、その契約の名称と日付を明記してください。

支払日と支払方法

支払いを受け取った日付と、現金や銀行振込などの支払方法を記録してください。振込の場合は取引番号があると役立ちますが、口座番号の全桁を受領証に記載することは避けてください。

未払い残高

今回の支払い後に残っている未払い額を記載し、残額がない場合はゼロと記載してください。署名する前に、契約書や過去の受領証と照らし合わせて金額を再確認してください。

支払者と受領者

受領証に、支払った人と金銭を受け取った人の名前が記載されていることを確認してください。誰かが別の人に代わって支払った場合は、「追加条項および規定」に記載してください。

よくある間違い

• 金銭を実際に受け取る前、または入金が確定する前に受領証を発行すること。署名する前に、資金が到着したことを確認してください。
• 通貨を記載し忘れたり、読み違えられるおそれのある金額を記載したりすること。金額を確認し、通貨を追記してください。
• 契約と照合できないほど漠然と支払いを記載すること。基礎となる書面の名称と、支払いの対象となる分割払いや品目を明記してください。
• 残高を誤って記載すること。当初の金額とそれまでのすべての支払いから再計算してください。
• 同じ受領証番号を再使用すること。各番号を一度だけ使用するよう、簡単な管理表を付けてください。
• 不要な銀行口座情報やその他の機微な情報を記載すること。支払いを特定するために必要な情報だけを記録してください。

署名する前に

• 記載された通貨で、支払いを全額受け取ったことを確認してください。
• 支払者と受領者の名前を、基礎となる契約と照合してください。
• 支払いの目的を記載し、関連する契約に言及してください。
• 支払日、支払方法、役立つ取引番号があればそれも記録してください。
• それまでのすべての支払いをもとに、未払い残高を再計算してください。
• 固有の受領証番号を付け、双方が写しを保管するようにしてください。