Algemene volmacht

Algemene volmacht: een praktische handleiding

Een algemene volmacht is een document waarin een persoon of organisatie, de volmachtgever genoemd, een andere persoon of organisatie, de gevolmachtigde genoemd, machtigt om namens hem of haar op te treden. Het kan uiteenlopende zaken omvatten, dus partijen moeten de bevoegdheid van de gevolmachtigde en de grenzen daarvan duidelijk beschrijven.

Waar het voor dient

Mensen gebruiken vaak een algemene volmacht om een betrouwbare gevolmachtigde financiële, eigendoms-, zakelijke of administratieve taken te laten afhandelen wanneer de volmachtgever afwezig is of hulp wil bij het beheren van die aangelegenheden. Het document moet duidelijk maken welke handelingen de gevolmachtigde mag verrichten en wanneer de bevoegdheid begint en eindigt.

Het woord “algemeen” kan een brede bevoegdheid suggereren, maar de reikwijdte hangt af van de formulering van het document en hoe de plaatselijke regels daarmee omgaan. Als er slechts voor één taak hulp nodig is, past een beperkte of speciale volmacht mogelijk beter. Er kan een afzonderlijk document nodig zijn om iemand aan te wijzen die beslissingen mag nemen over persoonlijke verzorging of gezondheid.

Controleer vóór gebruik van het document de vereisten op de plaats waar het zal worden gebruikt. Regels over getuigen, notariële akte, registratie, kennisgeving, formulering en de vraag of de bevoegdheid doorloopt als de volmachtgever de wilsbekwaamheid verliest, verschillen per land en regio. Vraag een gekwalificeerde jurist om advies wanneer de gevolmachtigde aanzienlijke vermogensbestanddelen, gevoelige zakelijke aangelegenheden of andere beslissingen met grote belangen mag afhandelen.

Wie dit gebruikt

• Een persoon die verwacht te reizen of afwezig te zijn en wil dat een gevolmachtigde een reeks financiële of administratieve zaken afhandelt.
• Een persoon die hulp wil bij het beheren van eigendommen, rekeningen of zakelijke aangelegenheden en tegelijk de bevoegdheid wil behouden om zelf beslissingen te nemen.
• Een eigenaar van een klein bedrijf die wil dat een bevoegde vertegenwoordiger gespecificeerde zakelijke transacties afhandelt.
• Een organisatie die een persoon of een andere organisatie aanstelt om namens haar op te treden binnen vastgestelde grenzen.
• Een persoon die ondersteuning regelt tijdens ziekte of herstel, na te hebben gecontroleerd of dit document dat doel kan dienen waar het zal worden gebruikt.

Vast te stellen voorwaarden

Verleende bevoegdheden

Noem de soorten transacties die de gevolmachtigde mag afhandelen, zoals het omgaan met eigendommen, rekeningen, contracten of zakelijke aangelegenheden. Vermeld duidelijke beperkingen en geef aan welke beslissingen zijn uitgesloten; vertrouw niet alleen op een algemene aanduiding.

Ingangsdatum of gebeurtenis

Vermeld wanneer de gevolmachtigde mag beginnen met handelen, zoals op een opgegeven datum of na een duidelijk omschreven gebeurtenis. Controleer welk bewijs of welke procedure de plaatselijke regels vereisen als de bevoegdheid pas mag ingaan nadat zich een voorwaarde heeft voorgedaan.

Looptijd en beëindiging

Schrijf op wanneer de bevoegdheid eindigt, zoals op een vermelde datum, na een gespecificeerde taak of wanneer de volmachtgever deze herroept. Ga er niet van uit dat deze doorloopt bij wilsonbekwaamheid of automatisch eindigt in een bepaalde omstandigheid; plaatselijke regels kunnen hier anders mee omgaan.

Verantwoordelijkheden en beperkingen van de gevolmachtigde

Beschrijf hoe de gevolmachtigde moet omgaan met de eigendommen en administratie van de volmachtgever, of fondsen gescheiden moeten worden gehouden en of er updates of overzichten moeten worden verstrekt. Vermeld eventuele beperkingen op betalingen aan de gevolmachtigde of transacties waarbij de gevolmachtigde is betrokken.

Meer dan één gevolmachtigde

Als er meerdere gevolmachtigden worden benoemd, vermeld dan of ieder zelfstandig mag handelen of dat zij samen moeten handelen, en hoe zij moeten omgaan met meningsverschillen of de afwezigheid van een gevolmachtigde. Leg uit of een vervanger kan inspringen.

Subdelegering

Bepaal of de gevolmachtigde iemand anders mag machtigen om een taak uit te voeren. Identificeer indien toegestaan welke taken mogen worden gedelegeerd en welke beperkingen of waarborgen er gelden.

Aanvullende voorwaarden

Plaats instructies die nergens anders passen onder Aanvullende voorwaarden en bepalingen. Gebruik concrete formuleringen en vermijd instructies die in strijd zijn met de bevoegdheden of beëindigingsvoorwaarden.

Veelvoorkomende fouten

• Het kiezen van een gevolmachtigde zonder de verantwoordelijkheden, beschikbaarheid en praktische eisen van de rol te bespreken.
• Het verlenen van brede bevoegdheden zonder goed na te denken over wat de gevolmachtigde zou kunnen doen met eigendommen, fondsen of zakelijke aangelegenheden.
• Het gebruik van vage beperkingen zoals “mijn zaken behartigen” wanneer iemand die het document ontvangt moet weten welke handelingen zijn toegestaan.
• Het benoemen van meerdere gevolmachtigden zonder uit te leggen of zij afzonderlijk mogen handelen of hoe zij samen beslissingen moeten nemen.
• Het onduidelijk laten van de ingangsdatum, beëindigingsvoorwaarde of instructies over wilsonbekwaamheid, in de veronderstelling dat het document zal werken zoals bedoeld.
• Ervan uitgaan dat een bank, bedrijf of andere organisatie het document zal accepteren zonder na te gaan wat die organisatie wil zien.

Voordat u ondertekent

• Bevestig dat de volmachtgever en elke gevolmachtigde worden geïdentificeerd met hun volledige namen en juiste contactgegevens.
• Lees elke bevoegdheid en beperking hardop door en bevestig dat deze overeenkomen met de instructies van de volmachtgever.
• Controleer de ingangsvoorwaarde, de duur, de herroepingsformulering en eventuele instructies met betrekking tot wilsonbekwaamheid.
• Zorg ervoor dat de instructies voor meerdere gevolmachtigden en subdelegering duidelijk en consistent zijn.
• Vraag elke organisatie die naar verwachting op het document zal vertrouwen welk formaat of welke ondersteunende stukken zij mogelijk verlangt.
• Controleer de plaatselijke regels voor vereiste formuleringen, getuigen, notariële akte, registratie en kennisgeving.
• Regel eventuele vereiste formaliteiten vóór de ondertekening en zorg ervoor dat iedereen zijn rol begrijpt.