Verklaring van intrekking van volmacht

Verklaring van intrekking van volmacht: een praktische handleiding

Een kennisgeving van herroeping van een volmacht laat een gevolmachtigde en anderen weten dat de volmachtgever de eerder verleende bevoegdheid op grond van een volmacht wil intrekken. Deze legt het besluit van de volmachtgever vast en helpt dit te communiceren naar personen die mogelijk op die bevoegdheid vertrouwen.

Waar het voor dient

Mensen gebruiken deze kennisgeving wanneer ze willen dat een gevolmachtigde stopt met namens hen op te treden op grond van een bestaande volmacht. Redenen kunnen zijn een wijziging in plannen, een verandering in de relatie of het kiezen van een andere gevolmachtigde. De kennisgeving moet het eerdere document duidelijk identificeren, zodat de ontvanger weet welke bevoegdheid wordt ingetrokken.

Een kennisgeving is ook een praktische manier om aan mensen die een kopie van de volmacht hebben te vertellen dat de volmachtgever zijn instructies heeft gewijzigd. Afhankelijk van de plaatselijke regels en de omstandigheden is het opstellen van een kennisgeving mogelijk niet de enige benodigde stap. Controleer welke stappen van toepassing zijn waar het document zal worden gebruikt, met name als de gevolmachtigde al heeft gehandeld of als er belangrijk eigendom of belangrijke besluiten bij betrokken zijn.

Dit document is bedoeld voor het intrekken van reeds verleende bevoegdheid. Als de volmachtgever bevoegdheid wil verlenen aan een nieuwe gevolmachtigde, kan een nieuwe volmacht nodig zijn als een afzonderlijke stap. Als slechts enkele bevoegdheden moeten worden gewijzigd, dient u het oorspronkelijke document te bekijken en advies in te winnen over de juiste aanpak voordat u een volledige herroeping verzendt.

Wie dit gebruikt

• Een volmachtgever die niet langer wil dat de benoemde gevolmachtigde namens hem of haar optreedt.
• Een volmachtgever die van gevolmachtigde is veranderd of zijn of haar eigen zaken weer wil beheren.
• Een persoon of bedrijf die of dat een gevolmachtigde moet mededelen dat de eerder verleende bevoegdheid wordt ingetrokken.
• Een volmachtgever die een bank, vastgoedbeheerder, zakelijk contactpersoon of andere persoon die op het eerdere document heeft vertrouwd, moet informeren.

Vast te stellen voorwaarden

Eerdere volmacht

Identificeer deze aan de hand van de datum, de namen van de volmachtgever en gevolmachtigde, en een eventuele titel of referentie die het document onderscheidt van andere documenten. Als er verschillende versies waren, geef dan duidelijk aan welke versie of bevoegdheidsverlening wordt ingetrokken.

Volmachtgever en gevolmachtigde

Gebruik namen die overeenkomen met het eerdere document en neem voldoende identificerende informatie op om verwarring te voorkomen. Als een van beide partijen meer dan één persoon of een bedrijf omvat, geef dan exact aan welke persoon of entiteit hierbij betrokken is.

Omvang van de herroeping

Geef aan of de volmachtgever van plan is alle bevoegdheid krachtens het geïdentificeerde document in te trekken of alleen de aangegeven bevoegdheid, indien gedeeltelijke intrekking gepast is. Gebruik directe bewoordingen en vermijd termen waardoor de gevolmachtigde in het ongewisse kan blijven over wat hij of zij mogelijk nog mag doen.

Ingangsdatum

Geef aan per wanneer de volmachtgever wil dat de intrekking van kracht wordt. Controleer de plaatselijke vereisten voor termijnen en kennisgeving, aangezien de in de kennisgeving vermelde datum mogelijk niet de enige factor is.

Ontvangers en bezorging

Vermeld de gevolmachtigde en alle personen of organisaties die een kopie hebben of daarop kunnen vertrouwen. Bepaal hoe de kennisgeving wordt bezorgd en bewaar een overzicht van wat is verzonden en wanneer.

Teruggave of behandeling van kopieën

Geef aan wat de gevolmachtigde moet doen met originele of gekopieerde documenten, voor zover van toepassing. Bedenk ook of anderen een kopie van de kennisgeving nodig hebben zodat zij hun administratie kunnen bijwerken.

Veelvoorkomende fouten

• Het te vaag beschrijven van de eerdere volmacht kan het lastig maken om te bepalen op welke bevoegdheid de kennisgeving betrekking heeft. Vermeld de datum en de namen van de volmachtgever en gevolmachtigde.
• Het uitsluitend verzenden van de kennisgeving naar de gevolmachtigde kan ertoe leiden dat anderen onwetend blijven. Denk aan elke persoon of organisatie die op het eerdere document heeft vertrouwd of een kopie in bezit heeft.
• Het gebruik van onduidelijke bewoordingen over de vraag of alle bevoegdheid of slechts een deel daarvan wordt ingetrokken, kan verwarring veroorzaken over wat de gevolmachtigde nog mag doen. Vermeld de beoogde omvang op duidelijke wijze.
• Ervan uitgaan dat de kennisgeving reeds ondernomen handelingen ongedaan maakt, kan tot geschillen leiden. Identificeer eventuele lopende zaken en win gekwalificeerd advies in over hoe hiermee om te gaan.
• Vergeten om een kopie of bezorgingsbewijs te bewaren, maakt het lastiger om aan te tonen wat er is gecommuniceerd. Bewaar de ondertekende kennisgeving en het bewijs van bezorging.
• Het behandelen van de benoeming van een nieuwe gevolmachtigde als onderdeel van deze kennisgeving kan een leemte achterlaten. Neem een eventuele nieuwe benoeming op in het daartoe bestemde afzonderlijke document.

Voordat u ondertekent

• Lees de eerdere volmacht door en bevestig welke bevoegdheid u wenst in te trekken.
• Controleer elke naam en elk identificerend gegeven aan de hand van het eerdere document.
• Vermeld de beoogde reikwijdte en ingangsdatum in duidelijke, directe bewoordingen.
• Som de gevolmachtigde en andere personen of organisaties op die een kennisgeving moeten ontvangen.
• Controleer de plaatselijke regels met betrekking tot ondertekening, getuigen, notariële akte, registratie, vereiste formuleringen en opzegtermijnen.
• Vraag hulp aan een gekwalificeerde jurist als de gevolmachtigde al heeft gehandeld, als er een geschil bestaat of als er aanzienlijke belangen in het geding zijn.