Уведомление о расторжении трудового договора

Практическое руководство: Уведомление о расторжении трудового договора

Уведомление о расторжении трудового договора — это письменное сообщение работодателя работнику о прекращении трудовых отношений. В нем указывают должность, последний рабочий день, порядок уведомления и окончательного расчета, а также имущество компании, которое нужно вернуть.

Для чего нужен документ

Работодатели используют это уведомление, чтобы в письменной форме четко сообщить работнику о прекращении трудовых отношений и объяснить дальнейшие практические шаги. Часто ему предшествуют другие кадровые документы, например первоначальное предложение о работе, план улучшения результатов работы или документ о передаче оборудования для удаленной работы. Четко составленное уведомление помогает работнику понять, когда его последний рабочий день, какой будет окончательный расчет и что нужно вернуть.

Используйте его, когда работодатель принял окончательное решение и выполнил собственные внутренние процедуры. Если работник увольняется по собственному желанию, лучше подойдет заявление об увольнении. Если работодатель и работник договариваются об условиях ухода, например о выплате компенсации, уместнее может быть соглашение о прекращении трудовых отношений.

Во многих странах расторжение трудового договора строго регулируется. Правила о сроках уведомления, допустимых основаниях, консультациях, окончательном расчете и обязательных документах различаются в разных странах и регионах, а также могут зависеть от трудовых договоров или коллективных соглашений. Перед отправкой проверьте местные требования и обратитесь к квалифицированному юристу или консультанту по трудовому праву, особенно если увольнение может быть оспорено.

Кто им пользуется

• Владелец малого бизнеса, прекращающий трудовые отношения с работником после реорганизации.
• HR-менеджер, письменно подтверждающий решение об увольнении.
• Работодатель, прекращающий трудовые отношения после безуспешного плана улучшения результатов работы.
• Руководитель, подтверждающий окончание срочной работы или испытательного срока.
• Работодатель, организующий возврат ноутбуков, телефонов или другого оборудования от уходящего удаленного работника.

Условия, которые нужно согласовать

Должность

Укажите текущую должность работника так, как она указана в кадровых документах. Это помогает определить, какая именно должность прекращается, особенно если человек занимал несколько должностей.

Последний рабочий день

Укажите последнюю дату трудовых отношений. Убедитесь, что она учитывает обязательный срок уведомления по трудовому договору и местным правилам.

Срок уведомления и окончательный расчет

Объясните, как предоставляется срок уведомления, например работник отрабатывает его или получает выплату вместо уведомления, и когда будут выплачены последняя заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск и другие суммы. Излагайте это по существу и в соответствии с данными расчетного отдела.

Причина расторжения, если указывается

Это поле необязательно. Если вы указываете причину, излагайте ее кратко, по существу и в соответствии с ранее оформленными документами. В одних странах причину указывать обязательно, в других — нет.

Имущество компании, подлежащее возврату

Перечислите предметы, которые нужно вернуть, например ноутбук, телефон, пропуск или ключи, с указанием даты и способа возврата. Упомяните учетные записи и доступы, которые будут закрыты.

Льготы и сохраняющиеся обязательства

Если вы хотите упомянуть льготы, рекомендации или сохраняющиеся обязанности по соблюдению конфиденциальности, добавьте краткое примечание в разделе «Дополнительные условия и положения». Прежде чем описывать порядок прекращения льгот, проверьте местные правила.

Распространённые ошибки

• Отправлять уведомление до завершения внутренних процедур. Сначала убедитесь, что все необходимые встречи, предупреждения или консультации состоялись.
• Устанавливать последний рабочий день без учета обязательного срока уведомления. Прежде чем выбирать дату, проверьте трудовой договор и местные правила.
• Расплывчато описывать окончательный расчет. Укажите, что и когда будет выплачено, и перед отправкой согласуйте это с расчетным отделом.
• Указывать причину, которая противоречит ранее оформленным документам или оценкам результатов работы. Причина должна быть точной, краткой и последовательной; если ее указывать не требуется, ее можно не приводить.
• Использовать эмоциональные или оценочные формулировки. Уважительный и деловой тон понятнее и позволяет сохранить достоинство работника.
• Забывать об имуществе компании и доступе к системам. Перечислите оборудование, которое нужно вернуть, и подтвердите, когда будут закрыты учетные записи.

Перед подписанием

• Сверьте имя работника, должность и сведения о трудовых отношениях с кадровыми документами.
• Сверьте последний рабочий день с условиями трудового договора об уведомлении и местными правилами.
• Согласуйте с расчетным отделом окончательную заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие суммы.
• Если указана причина, проверьте ее точность и соответствие ранее оформленным документам.
• Перечислите имущество компании, подлежащее возврату, с указанием сроков и порядка возврата.
• Проверьте местные требования трудового законодательства и, если увольнение может быть оспорено, перед отправкой обратитесь к квалифицированному юристу или консультанту по трудовому праву.