Письмо об исполнении обязательств (погашение долга)

Практическое руководство: Письмо об исполнении обязательств (погашение долга)

Письмо об исполнении обязательств (погашение долга) — это письменное подтверждение кредитора о том, что заем или долг погашен полностью. В нем указываются долг, первоначальная сумма и общая выплаченная сумма, а также дата последнего платежа.

Для чего нужен документ

Заемщики используют это письмо, чтобы получить четкое подтверждение того, что по конкретному долгу больше ничего не причитается. Обычно его выдают после последнего платежа по простому векселю или структурированному плану погашения задолженности, после выплаты, согласованной в соглашении об урегулировании задолженности и взаимном освобождении от обязательств, или после урегулирования дела, начавшегося с претензии о взыскании задолженности. Кредитор подписывает его, подтверждая свою позицию.

Используйте его, когда долг действительно погашен и обе стороны согласны с итоговой суммой. Оно может помочь избежать путаницы в будущем, если документы будут утеряны, долг будет передан другому лицу или кто-то позже спросит, был ли возвращен заем. Если какая-либо сумма все еще оспаривается, лучше сначала урегулировать этот вопрос, чем выдавать письмо, которое не отражает реального положения дел.

Правила о снятии обеспечения, обновлении кредитных историй или государственных реестров и возврате документов по займу различаются в разных странах и регионах. Проверьте местные требования, если долг был обеспечен или где-либо зарегистрирован, и обратитесь к квалифицированному юристу, если суммы значительны.

Кто им пользуется

• Частный заимодавец, подтверждающий, что друг или родственник вернул личный заем.
• Заемщик, которому нужно письменное подтверждение погашения простого векселя.
• Небольшая компания, подтверждающая, что клиент или поставщик погасил задолженность.
• Кредитор, подтверждающий, что выплата по соглашению об урегулировании получена и вопрос закрыт.
• Лицо, взыскивающее долг от имени другого лица, которому нужно подтвердить его погашение.

Условия, которые нужно согласовать

Ссылка на заем или долг

Укажите документ, на основании которого возник долг, например простой вексель или план погашения, и его дату. Используйте те же имена и реквизиты, что и в этом документе.

Первоначальная сумма долга

Укажите первоначальную сумму основного долга и ее валюту. Это поможет связать письмо с нужным долгом, если у сторон было несколько договоренностей.

Дата последнего платежа

Укажите дату получения последнего платежа. Если последний платеж был сделан переводом, указывайте дату зачисления средств, а не дату их отправки, если стороны не договорились иначе.

Общая выплаченная сумма

Укажите общую сумму, выплаченную за весь срок долга, и уточните, включает ли она проценты, сборы или скидку по соглашению об урегулировании. Сверьте эту сумму с записями о платежах и расписками.

Возвращенные или аннулированные документы

Опишите, что происходит с оригиналами документов по займу, например возврат подписанного векселя с пометкой «Оплачено». Если требуется снять обеспечение или зарегистрированное право, упомяните это в разделе «Дополнительные условия и положения».

Заявление об отсутствии задолженности

В письме должно быть четко указано, что кредитор считает долг полностью погашенным. Если закрывается только часть более крупной договоренности, укажите, какая именно.

Распространённые ошибки

• Выдавать письмо до зачисления последнего платежа. Сначала убедитесь, что средства поступили.
• Описывать долг настолько расплывчато, что его можно спутать с другим займом. Укажите название документа, его дату и первоначальную сумму.
• Не учитывать проценты или сборы при указании общей выплаченной суммы. Укажите, что входит в итоговую сумму.
• Забыть о подписанных оригиналах документов. Договоритесь, будут ли они возвращены, аннулированы или оставлены у кредитора.
• Упускать из виду обеспечение или зарегистрированные права, связанные с долгом. Проверьте, нужно ли что-либо снять отдельно.
• Допускать подписание письма лицом, которое не является кредитором и не уполномочено действовать от его имени. Уточните, кто вправе подписать письмо.

Перед подписанием

• Убедитесь, что последний платеж получен полностью.
• Сверьте ссылку на долг, первоначальную сумму и имена сторон с исходным документом.
• Пересчитайте общую выплаченную сумму и укажите, включает ли она проценты или сборы.
• Договоритесь, что будет с оригиналом векселя и другими документами по займу.
• Проверьте, требуется ли по местным правилам отдельное снятие обеспечения или зарегистрированного права.
• Убедитесь, что письмо подписывает кредитор или уполномоченное им лицо и что у обеих сторон остается экземпляр.