Расписка в получении денежных средств

Практическое руководство: Расписка в получении денежных средств

Расписка в получении денежных средств — это письменное подтверждение того, что платеж получен. В ней указываются сумма, назначение платежа, когда и каким способом он был произведен, а также оставшаяся задолженность, если она есть.

Для чего нужен документ

Такую расписку выдают, чтобы у плательщика было четкое подтверждение передачи денег. Ее часто оформляют вместе с договором купли-продажи автомобиля, мотоцикла, тяжелой техники или иного имущества либо после него, а также при простом векселе, соглашении о структурированном плане погашения задолженности, договоре консигнации или соглашении об урегулировании задолженности и взаимном освобождении от обязательств. Расписка помогает обеим сторонам отслеживать, что уже оплачено по основному договору.

Используйте ее для разового платежа или для каждого платежа в серии. Она подтверждает получение указанной суммы, но сама по себе не меняет условия основного договора и не разрешает разногласия о размере долга. Если платеж является последним по займу, может пригодиться также письмо об исполнении обязательств.

Правила о расписках, налоговом учете и сроках хранения документов различаются в разных странах и регионах, особенно для предприятий. Проверьте местные требования, если расписка будет использоваться для налоговых, бухгалтерских или деловых целей.

Кто им пользуется

• Частный продавец, подтверждающий, что покупатель оплатил стоимость транспортного средства или иного имущества.
• Заимодавец, подтверждающий получение очередного платежа по простому векселю или плану погашения.
• Комиссионер или комитент, фиксирующий выплату выручки от продажи.
• Лицо, получившее платеж по соглашению об урегулировании задолженности.
• Покупатель или заемщик, которому нужно письменное подтверждение каждого внесенного платежа.

Условия, которые нужно согласовать

Номер расписки

Присвойте каждой расписке уникальный номер, чтобы впоследствии ее можно было сопоставить с записями. Простая нумерация с указанием года облегчает учет нескольких расписок.

Полученная сумма

Укажите точную сумму и ее валюту. Если сумма записана цифрами, имеет смысл продублировать ее прописью в разделе «Дополнительные условия и положения», чтобы снизить риск неверного прочтения.

Назначение платежа

Опишите, к чему относится платеж, например к остатку покупной цены или к конкретному очередному платежу. Укажите название и дату основного договора, чтобы расписку было легко с ним связать.

Дата и способ платежа

Укажите дату получения платежа и способ его внесения, например наличными или банковским переводом. Для перевода может пригодиться номер операции, но не указывайте в расписке полные номера счетов.

Оставшаяся задолженность

Укажите сумму, которая остается к уплате после этого платежа, или ноль, если долга не осталось. Перед подписанием перепроверьте ее по договору и предыдущим распискам.

Плательщик и получатель

Убедитесь, что в расписке указаны лицо, внесшее платеж, и лицо, получившее деньги. Если кто-то заплатил за другого человека, опишите это в разделе «Дополнительные условия и положения».

Распространённые ошибки

• Выдавать расписку до того, как деньги фактически получены или зачислены. Перед подписанием убедитесь, что средства поступили.
• Не указывать валюту или записывать сумму так, что ее можно прочитать неверно. Проверьте сумму и добавьте валюту.
• Описывать платеж слишком расплывчато, так что его невозможно соотнести с договором. Укажите основной документ и платеж или предмет, к которому относится оплата.
• Ошибаться в остатке задолженности. Пересчитайте его исходя из первоначальной суммы и всех предыдущих платежей.
• Повторно использовать номер расписки. Ведите простой журнал, чтобы каждый номер использовался только один раз.
• Указывать банковские реквизиты или другие конфиденциальные сведения без необходимости. Записывайте только то, что нужно для идентификации платежа.

Перед подписанием

• Убедитесь, что платеж получен полностью и в указанной валюте.
• Сверьте имена плательщика и получателя с основным договором.
• Опишите назначение платежа и сошлитесь на соответствующий договор.
• Укажите дату и способ платежа, а также номер операции, если он полезен.
• Пересчитайте оставшуюся задолженность с учетом всех предыдущих платежей.
• Присвойте расписке уникальный номер и убедитесь, что у обеих сторон остается экземпляр.