Písomné upozornenie pre zamestnanca

Praktický sprievodca: Písomné upozornenie pre zamestnanca

Písomné upozornenie pre zamestnanca je formálne písomné oznámenie zamestnávateľa zamestnancovi o konkrétnom probléme so správaním alebo pracovným výkonom. Opisuje problém, predchádzajúce rozhovory, zlepšenie očakávané do dátumu hodnotenia a možné následky.

Na čo slúži

Zamestnávatelia tento list používajú na to, aby jasne a vecne zaznamenali problém na pracovisku. Zamestnanec sa z neho dozvie, v čom je problém, čo sa už prebralo, čo je potrebné zmeniť a kedy sa bude hodnotiť pokrok. Jasný záznam môže obom stranám pomôcť pochopiť, ako sa situácia má, a obmedziť neskoršie nezhody o tom, čo sa povedalo.

Často sa používa spolu s inými pracovnoprávnymi dokumentmi. Môže nadväzovať na plán zlepšenia výkonnosti (PIP) alebo k nemu viesť, odkazovať na pozíciu a povinnosti opísané vo formálnej ponuke zamestnania a potvrdení o zamestnaní, prípadne sa týkať starostlivosti o vybavenie uvedené v zmluve o práci na diaľku a zverení vybavenia. Použite ho pri jasne vymedzenom probléme, ktorý môže zamestnanec napraviť; rozsiahly spor alebo rozhodnutie o skončení pracovného pomeru si vyžadujú iné dokumenty.

Disciplinárne postupy, povinné stretnutia, právo vyjadriť sa alebo prizvať sprievodnú osobu, ako aj doba, počas ktorej upozornenia zostávajú v spise, sa líšia podľa krajiny, regiónu a pracoviska. Pred vydaním listu si overte miestne požiadavky aj vlastné interné predpisy a ak je vec závažná alebo sporná, obráťte sa na kvalifikovaného právnika.

Kto ho používa

• Vedúci alebo nadriadený, ktorý rieši opakovaný problém so správaním alebo dochádzkou.
• Personálne oddelenie, ktoré dokumentuje krok v disciplinárnom konaní.
• Majiteľ malej firmy, ktorý chce mať výhrady voči zamestnancovi zaznamenané písomne.
• Zamestnávateľ, ktorý nadväzuje na plán zlepšenia výkonnosti, ktorý neprinesol výsledky.
• Zamestnanec, ktorý upozornenie dostal a chce porozumieť očakávaniam a dátumu hodnotenia.

Podmienky, na ktorých sa treba dohodnúť

Pracovná pozícia

Uveďte pozíciu zamestnanca, aby sa očakávania v liste vzťahovali na jeho skutočnú prácu. Použite označenie z personálnych záznamov a podľa potreby odkážte na povinnosti, ktoré k tejto pozícii patria.

Problém so správaním alebo výkonom

Opíšte, čo sa stalo, s dátumami a konkrétnymi príkladmi. Držte sa overiteľných faktov, ako sú časy, nedodržané termíny alebo konkrétne incidenty, a nie všeobecných súdov o postoji či povahe.

Predchádzajúce rozhovory alebo upozornenia

Uveďte všetky predchádzajúce rozhovory, ústne pripomienky alebo písomné upozornenia a ich dátumy. Ak sa problém rieši po prvý raz, nechajte pole prázdne alebo to jasne uveďte.

Očakávané zlepšenie a dátum hodnotenia

Uveďte, čo má zamestnanec robiť inak a kedy zamestnávateľ zhodnotí pokrok. Ak je to možné, formulujte očakávanie merateľne, napríklad ako čas príchodu alebo cieľ dokončenia.

Možné následky, ak nedôjde k zlepšeniu

Vysvetlite, aké ďalšie kroky môžu nasledovať, ak problém pretrvá, a ak existuje interný predpis, odkážte naň. Následky opíšte presne a vyhnite sa hrozbám, ktoré nezodpovedajú internému predpisu alebo miestnym pravidlám.

Vyjadrenie zamestnanca

Ak sa zamestnanec môže k upozorneniu vyjadriť alebo priložiť písomné stanovisko, opíšte postup v časti „Ďalšie podmienky a ustanovenia“. Tam môžete uviesť aj krátku poznámku o tom, ako klásť otázky alebo požiadať o podporu.

Časté chyby

• Opísať problém všeobecne, napríklad ako „zlý prístup“, bez príkladov. Uveďte dátumy, incidenty a ich vplyv na prácu.
• Riešiť v jednom liste viacero nesúvisiacich problémov. Rôzne problémy môžu byť zrozumiteľnejšie v samostatných listoch alebo jasne očíslovaných častiach.
• Stanoviť očakávanie, ktoré sa nedá zmerať, alebo nereálny dátum hodnotenia. Dajte zamestnancovi spravodlivý a konkrétny cieľ.
• Uviesť následky, ktoré presahujú interné predpisy alebo miestne pravidlá. Overte si, aké ďalšie kroky vaše postupy skutočne umožňujú.
• Vydať list bez toho, aby ste problém so zamestnancom najprv prebrali, hoci vaše postupy vyžadujú stretnutie. Dodržiavajte vlastný postup.
• Neponechať si podpísanú alebo potvrdenú kópiu. Zaznamenajte, kedy zamestnanec list prevzal.

Pred podpisom

• Porovnajte meno zamestnanca a jeho pracovnú pozíciu so svojimi záznamami.
• Skontrolujte presnosť každého dátumu a príkladu v opise problému.
• Prezrite si poznámky z predchádzajúcich rozhovorov alebo upozornení a správne na ne odkážte.
• Uistite sa, že očakávané zlepšenie je konkrétne a dátum hodnotenia primeraný.
• Porovnajte uvedené následky s internými predpismi a pracovnou zmluvou.
• Overte si miestne požiadavky na disciplinárne kroky a ak by vec mohla viesť k prepusteniu, obráťte sa na kvalifikovaného právnika.