Pisni opomin delavcu

Praktični vodnik: Pisni opomin delavcu

Pisni opomin delavcu je uradno pisno obvestilo delodajalca delavcu o določeni težavi pri ravnanju ali delovni uspešnosti. V njem so opisani težava, prejšnji pogovori, izboljšanje, pričakovano do datuma preverjanja, in morebitne posledice.

Čemu je namenjen

Delodajalci uporabljajo to pismo, da težavo na delovnem mestu jasno in stvarno zabeležijo. Delavcu sporoči, v čem je težava, o čem je že tekel pogovor, kaj se mora spremeniti in kdaj bo napredek preverjen. Jasen zapis lahko obema stranema pomaga razumeti, kje sta, in zmanjša poznejša nesoglasja o tem, kaj je bilo povedano.

Pogosto se uporablja skupaj z drugimi dokumenti o zaposlitvi. Lahko sledi načrtu izboljšanja delovne uspešnosti ali vodi do njega, se sklicuje na delovno mesto in naloge, opisane v uradni ponudbi za zaposlitev in potrdilu o zaposlitvi, ali obravnava skrb za predmete, navedene v sporazumu o delu na daljavo in dodelitvi opreme. Uporabite ga za opredeljeno težavo, ki jo delavec lahko odpravi; širši spor ali odločitev o prenehanju zaposlitve zahtevata druge dokumente.

Disciplinski postopki, obvezni sestanki, pravica do odziva ali spremljevalca in to, kako dolgo opomini ostanejo v evidenci, se med državami, regijami in delovnimi okolji razlikujejo. Pred izdajo pisma preverite lokalne zahteve in notranje akte, in če je zadeva resna ali sporna, se posvetujte z usposobljenim pravnikom.

Kdo ga uporablja

• Vodja ali nadrejeni, ki obravnava ponavljajočo se težavo pri ravnanju ali prisotnosti.
• Kadrovska služba, ki dokumentira korak v disciplinskem postopku.
• Lastnik manjšega podjetja, ki težavo z delavcem zabeleži pisno.
• Delodajalec, ki ukrepa po načrtu izboljšanja delovne uspešnosti, ki ni prinesel rezultatov.
• Delavec, ki prejme opomin in želi razumeti pričakovanja in datum preverjanja.

Pogoji, o katerih se je treba dogovoriti

Delovno mesto

Navedite delovno mesto delavca, da se pričakovanja v pismu nanašajo na dejansko delo. Uporabite naziv iz evidenc o zaposlitvi in se po potrebi sklicujte na naloge, ki veljajo za to delovno mesto.

Težava pri ravnanju ali delovni uspešnosti

Opišite, kaj se je zgodilo, z datumi in konkretnimi primeri. Držite se dejstev, ki jih je mogoče preveriti, kot so časi, zamujeni roki ali posamezni dogodki, ne pa splošnih ocen odnosa ali značaja.

Prejšnji pogovori ali opomini

Navedite prejšnje pogovore, ustna opozorila ali pisne opomine in njihove datume. Če se težava obravnava prvič, pustite polje prazno ali to jasno navedite.

Pričakovano izboljšanje in datum preverjanja

Navedite, kaj mora delavec početi drugače in kdaj bo delodajalec preveril napredek. Kadar je mogoče, naj bo pričakovanje merljivo, na primer čas prihoda ali cilj glede dokončanja dela.

Morebitne posledice, če ne pride do izboljšanja

Pojasnite, kateri nadaljnji koraki lahko sledijo, če se težava nadaljuje, in se po potrebi sklicujte na notranji akt. Posledice opišite natančno in se izogibajte grožnjam, ki niso v skladu z notranjimi akti ali lokalnimi pravili.

Odziv delavca

Če lahko delavec opomin komentira ali priloži pisni odziv, opišite, kako, v razdelku »Dodatni pogoji in določbe«. Tam lahko navedete tudi kratko opombo o tem, kako lahko postavi vprašanja ali zaprosi za podporo.

Pogoste napake

• Težavo opisati s splošnimi izrazi, kot je »slab odnos«, brez primerov. Navedite datume, dogodke in vpliv na delo.
• V enem pismu obravnavati več nepovezanih težav. Različne težave so lahko jasnejše v ločenih pismih ali jasno oštevilčenih razdelkih.
• Postaviti pričakovanje, ki ga ni mogoče izmeriti, ali nerealen datum preverjanja. Delavcu dajte pošten, konkreten cilj.
• Navesti posledice, ki presegajo notranje akte ali lokalna pravila. Preverite, katere nadaljnje korake vaši postopki dejansko dovoljujejo.
• Izdati pismo, ne da bi se o težavi najprej pogovorili z delavcem, kadar vaši postopki predvidevajo sestanek. Upoštevajte lastni postopek.
• Ne shraniti podpisanega ali potrjenega izvoda. Zabeležite, kdaj je delavec pismo prejel.

Pred podpisom

• Ime delavca in delovno mesto preverite glede na svoje evidence.
• Preverite točnost vsakega datuma in primera v opisu težave.
• Preglejte zapiske prejšnjih pogovorov ali opominov in se nanje pravilno sklicujte.
• Poskrbite, da je pričakovano izboljšanje konkretno, datum preverjanja pa razumen.
• Navedene posledice primerjajte z notranjimi akti in pogodbo o zaposlitvi.
• Preverite lokalne zahteve glede disciplinskih korakov, in če bi zadeva lahko vodila do odpovedi, se posvetujte z usposobljenim pravnikom.