Obvestilo o prenehanju delovnega razmerja

Praktični vodnik: Obvestilo o prenehanju delovnega razmerja

Obvestilo o prenehanju delovnega razmerja je pisno obvestilo, s katerim delodajalec delavcu sporoči, da mu bo delovno razmerje prenehalo. V njem so navedeni delovno mesto, zadnji dan zaposlitve, odpovedni rok in končni obračun plače ter lastnina podjetja, ki jo je treba vrniti.

Čemu je namenjen

Delodajalci uporabljajo to pismo, da delavcu jasno in pisno sporočijo, da se njegova zaposlitev končuje, in pojasnijo praktične naslednje korake. Pogosto se navezuje na prejšnje evidence o zaposlitvi, na primer na prvotno ponudbo za zaposlitev, načrt izboljšanja delovne uspešnosti ali sporazum o delu na daljavo in dodelitvi opreme. Jasno pismo delavcu pomaga razumeti, kateri je njegov zadnji delovni dan, kakšen je končni obračun in kaj mora vrniti.

Uporabite ga, ko je delodajalec sprejel dokončno odločitev in izvedel svoj notranji postopek. Če delavec odpoveduje sam, je primernejša izjava o odpovedi. Če se delodajalec in delavec dogovarjata o pogojih odhoda, na primer o odpravnini, je morda ustreznejši sporazum o prenehanju delovnega razmerja.

Prenehanje delovnega razmerja je ponekod strogo urejeno. Pravila o odpovednih rokih, dovoljenih razlogih, posvetovanju, končnem obračunu in obveznih dokumentih se med državami in regijami razlikujejo in so lahko odvisna tudi od pogodb o zaposlitvi ali kolektivnih pogodb. Preverite lokalne zahteve in se pred pošiljanjem posvetujte z usposobljenim pravnikom ali svetovalcem za delovna razmerja, zlasti če bi bila odpoved lahko izpodbijana.

Kdo ga uporablja

• Lastnik manjšega podjetja, ki po reorganizaciji prekinja zaposlitev delavca.
• Vodja kadrovske službe, ki pisno potrjuje odločitev o odpovedi.
• Delodajalec, ki prekinja zaposlitev po neuspešnem načrtu izboljšanja delovne uspešnosti.
• Vodja, ki potrjuje konec zaposlitve za določen čas ali poskusnega dela.
• Delodajalec, ki ureja vračilo prenosnikov, telefonov ali druge opreme od delavca na daljavo, ki odhaja.

Pogoji, o katerih se je treba dogovoriti

Delovno mesto

Navedite trenutni naziv delovnega mesta delavca, kot je zapisan v evidencah o zaposlitvi. To pomaga opredeliti delovno mesto, ki preneha, zlasti če je oseba opravljala več del.

Zadnji dan zaposlitve

Zabeležite zadnji dan zaposlitve. Preverite, ali upošteva odpovedni rok, ki ga zahtevata pogodba o zaposlitvi in lokalna pravila.

Odpovedni rok in končni obračun plače

Pojasnite, kako se daje odpovedni rok, na primer z delom v odpovednem roku ali z nadomestilom namesto njega, ter kdaj bodo izplačani zadnja plača, nadomestilo za neizrabljen dopust in drugi zneski. Opis naj bo stvaren in usklajen z obračunom plač.

Razlog za prenehanje, če je naveden

To polje ni obvezno. Če razlog navedete, naj bo kratek, stvaren in skladen s prejšnjimi evidencami. Ponekod je navedba razloga obvezna, drugje pa ne.

Lastnina podjetja, ki jo je treba vrniti

Navedite predmete, ki jih je treba vrniti, na primer prenosnik, telefon, identifikacijsko kartico ali ključe, z datumom in načinom vračila. Omenite račune ali dostope, ki bodo ukinjeni.

Ugodnosti in obveznosti, ki ostanejo

Če želite omeniti ugodnosti, priporočila ali obveznosti varovanja zaupnosti, ki še veljajo, dodajte kratko opombo v razdelku »Dodatni pogoji in določbe«. Preden opišete, kako ugodnosti prenehajo, preverite lokalna pravila.

Pogoste napake

• Poslati pismo, preden je notranji postopek končan. Poskrbite, da so bili vsi potrebni sestanki, opozorila ali posvetovanja opravljeni prej.
• Določiti zadnji dan, ki ne upošteva zahtevanega odpovednega roka. Pred izbiro datuma preverite pogodbo o zaposlitvi in lokalna pravila.
• Končni obračun opisati nejasno. Navedite, kaj bo izplačano in kdaj, ter to pred pošiljanjem preverite pri službi za obračun plač.
• Navesti razlog, ki je v nasprotju s prejšnjimi evidencami ali ocenami dela. Razlog naj bo točen, kratek in dosleden, ali pa ga izpustite, če ni obvezen.
• Uporabiti čustven ali obsojajoč jezik. Spoštljiv, stvaren ton je jasnejši in delavcu ohranja dostojanstvo.
• Pozabiti na lastnino podjetja in dostope do sistemov. Navedite opremo, ki jo je treba vrniti, in potrdite, kdaj bodo računi ukinjeni.

Pred podpisom

• Ime delavca, delovno mesto in podatke o zaposlitvi preverite glede na kadrovske evidence.
• Zadnji dan zaposlitve preverite glede na določbe pogodbe o odpovednem roku in lokalna pravila.
• Zadnjo plačo, nadomestilo za neizrabljen dopust in druge zneske preverite pri službi za obračun plač.
• Preverite, ali je morebitni navedeni razlog točen in skladen s prejšnjimi evidencami.
• Navedite lastnino podjetja, ki jo je treba vrniti, z datumi in načinom vračila.
• Preverite lokalne zahteve s področja delovnega prava in se pred pošiljanjem posvetujte z usposobljenim pravnikom ali svetovalcem za delovna razmerja, če bi bila odpoved lahko izpodbijana.