Skriftligt styrelsebeslut i stället för möte

Praktisk guide: Skriftligt styrelsebeslut i stället för möte

Ett Skriftligt styrelsebeslut i stället för möte är ett dokument som dokumenterar beslut som ett företags styrelse, medlemmar eller aktieägare har fattat utan att hålla ett möte. Det identifierar företaget, beslutsfattarna, besluten och datumet då de fattades.

Vad den är till för

Företag använder skriftliga beslut när det är opraktiskt eller onödigt att samla alla till ett möte. I stället för att en diskussion förs till protokollet skriver beslutsfattarna under eller godkänner en skriftlig beslutstext, vilket dokumenterar vad som beslutades och när.

Dokumentet används ofta tillsammans med andra bolagshandlingar. Det kan godkänna en ändring av bolagsordning eller kompanjonsavtal, besluta om en nyemission enligt ett avtal om intjäning av ägarandel för aktieägare eller medgrundare, ge samtycke till en överlåtelse enligt ett avtal om köp och överlåtelse av aktier eller bekräfta rutinfrågor som att öppna ett bankkonto. Det förvaras bland företagets handlingar tillsammans med protokollen från formella möten.

Om ett företag får fatta beslut skriftligt, hur många underskrifter som krävs och vilka beslut som kräver ett möte skiljer sig mellan länder, regioner och bolagsformer, och företagets egen bolagsordning eller kompanjonsavtal kan innehålla ytterligare regler. Kontrollera dessa krav innan du förlitar dig på ett skriftligt beslut, och be en kvalificerad jurist om råd vid betydande eller omtvistade beslut.

Vem använder den

• Styrelseledamöter i ett mindre företag som godkänner rutinmässiga affärsbeslut.
• Medlemmar i ett LLC som fattar ett beslut enligt sitt kompanjonsavtal.
• Aktieägare som godkänner en aktieöverlåtelse, en nyemission eller en ändring av bolagshandlingar.
• En bolagssekreterare eller administratör som förbereder handlingar för underskrift.
• Grundare av ett startupföretag som formaliserar tidiga beslut utan att hålla ett möte.

Villkor att komma överens om

Företagets namn och organisationsnummer

Använd företagets fullständiga registrerade namn och organisationsnummer exakt som de står i officiella register. Det visar vilket företag besluten gäller.

Styrelse, medlemmar eller aktieägare som fattar beslutet

Ange vilket organ som fattar beslutet, till exempel samtliga styrelseledamöter, samtliga medlemmar eller aktieägarna. Om bara några av dem skriver under, kontrollera att antalet underskrifter uppfyller företagets krav.

Fattade beslut

Skriv varje beslut som en separat, numrerad punkt i tydliga ordalag, till exempel att en person bemyndigas att skriva under ett avtal eller att en ändring godkänns. Ta med belopp, namn och datum där det är relevant.

Datum för beslutet

Ange det datum då besluten får verkan. Om underskrifter samlas in under flera dagar, ange om datumet är den dag då den sista nödvändiga underskriften lämnades.

Grund för att besluta utan möte

Hänvisa till den bestämmelse i bolagsordningen, stadgarna eller kompanjonsavtalet som tillåter skriftliga beslut. Det hjälper senare läsare att förstå varför inget möte hölls.

Underskrifter och förvaring

Varje undertecknare bör anges med namn och roll. Uppgifter om separata exemplar, elektroniska underskrifter eller var det undertecknade exemplaret förvaras kan anges under ”Ytterligare villkor & bestämmelser”.

Vanliga misstag

• Använda ett skriftligt beslut för en fråga som enligt företagets regler måste beslutas vid ett möte. Kontrollera först bolagsordningen eller kompanjonsavtalet.
• Samla in färre underskrifter än vad som krävs. Kontrollera om enhälligt beslut eller majoritetsbeslut krävs.
• Formulera besluten för vagt för att de ska kunna verkställas. Ange vem som bemyndigas, till vad och inom vilka ramar.
• Lämna beslutsdatumet oklart när underskrifterna kommer in olika dagar.
• Använda ett inaktuellt företagsnamn eller organisationsnummer. Skriv av dem från aktuella officiella register.
• Inte förvara det undertecknade beslutet bland företagets handlingar eller inte göra de registreringar som lokala regler kräver.

Innan du skriver under

• Kontrollera företagets registrerade namn och organisationsnummer.
• Kontrollera bolagsordningen, stadgarna eller kompanjonsavtalet för regler om skriftliga beslut.
• Bekräfta vem som måste godkänna besluten och hur många underskrifter som krävs.
• Granska varje beslut så att formulering, namn, belopp och datum är tydliga.
• Kom överens om hur beslutsdatumet ska bestämmas om underskrifter samlas in separat.
• Kontrollera lokala krav på dokumentation eller registrering av beslutet, och be en kvalificerad jurist om råd vid betydande beslut.