Betalningskvitto

Praktisk guide: Betalningskvitto

Ett Betalningskvitto är en skriftlig bekräftelse på att en betalning har tagits emot. Det anger belopp, vad betalningen avser, när och hur den gjordes och eventuellt kvarstående belopp.

Vad den är till för

Ett betalningskvitto används för att ge betalaren en tydlig dokumentation av att pengar har bytt ägare. Det utfärdas ofta tillsammans med eller efter en köpehandling för en bil, motorcykel, tunga maskiner eller andra varor, ett skuldebrev, ett strukturerat avtal om återbetalning av skuld, ett avtal om konsignationsförsäljning eller en skuldreglering med ömsesidig ansvarsbefrielse. Ett kvitto hjälper båda parter att hålla reda på vad som har betalats enligt huvudavtalet.

Använd det för en enskild betalning eller för varje delbetalning i en serie. Kvittot bekräftar att det angivna beloppet har tagits emot, men ändrar inte i sig villkoren i det underliggande avtalet och löser inte heller någon oenighet om vad som är skyldigt. Om betalningen är den sista på ett lån kan även ett skuldfrihetsintyg vara användbart.

Regler om kvitton, skatteunderlag och hur länge underlag ska sparas skiljer sig mellan länder och regioner, särskilt för företag. Kontrollera lokala krav om kvittot ska användas för skatt, bokföring eller i näringsverksamhet.

Vem använder den

• En privat säljare som bekräftar att en köpare har betalat priset för ett fordon eller andra varor.
• En långivare som kvitterar en delbetalning enligt ett skuldebrev eller en avbetalningsplan.
• En konsignatär eller konsignant som dokumenterar en utbetalning av försäljningsintäkter.
• En person som har tagit emot en betalning enligt ett avtal om skuldreglering.
• En köpare eller låntagare som vill ha skriftligt bevis på varje gjord betalning.

Villkor att komma överens om

Kvittonummer

Ge varje kvitto en unik referens så att det kan stämmas av mot underlag senare. En enkel nummerserie som innehåller årtalet kan göra det lätt att hålla reda på flera kvitton.

Mottaget belopp

Ange det exakta beloppet och valutan. Om beloppet anges med siffror kan du överväga att även skriva det med bokstäver under ”Ytterligare villkor & bestämmelser” för att minska risken för feltolkning.

Betalningen avser

Beskriv vad betalningen gäller, till exempel återstoden av en köpeskilling eller en viss delbetalning. Hänvisa till det underliggande avtalet med namn och datum så att kvittot är lätt att koppla till det.

Betalningsdatum och betalningssätt

Ange det datum då betalningen togs emot och hur den gjordes, till exempel kontant eller via banköverföring. Vid en överföring kan en transaktionsreferens vara till hjälp, men undvik att skriva fullständiga kontonummer på kvittot.

Kvarstående belopp

Ange det belopp som återstår efter denna betalning, eller noll om inget återstår. Kontrollera beloppet mot avtalet och tidigare kvitton innan du skriver under.

Betalare och mottagare

Se till att kvittot anger vem som betalade och vem som tog emot pengarna. Om någon betalade för en annan persons räkning kan du beskriva det under ”Ytterligare villkor & bestämmelser”.

Vanliga misstag

• Utfärda ett kvitto innan pengarna faktiskt har tagits emot eller bokförts på kontot. Kontrollera att pengarna har kommit fram innan du skriver under.
• Utelämna valutan eller skriva ett belopp som kan feltolkas. Kontrollera beloppet och lägg till valutan.
• Beskriva betalningen för vagt för att den ska kunna kopplas till ett avtal. Ange det underliggande dokumentet och den delbetalning eller post som betalningen avser.
• Räkna fel på det kvarstående beloppet. Räkna om det utifrån det ursprungliga beloppet och alla tidigare betalningar.
• Återanvända ett kvittonummer. För en enkel logg så att varje nummer bara används en gång.
• Ta med bankkontouppgifter eller annan känslig information som inte behövs. Ange bara det som krävs för att identifiera betalningen.

Innan du skriver under

• Kontrollera att betalningen har tagits emot i sin helhet och i den angivna valutan.
• Kontrollera betalarens och mottagarens namn mot det underliggande avtalet.
• Beskriv vad betalningen avser och hänvisa till det aktuella avtalet.
• Ange betalningsdatum, betalningssätt och eventuell användbar transaktionsreferens.
• Räkna om det kvarstående beloppet med hänsyn till alla tidigare betalningar.
• Tilldela ett unikt kvittonummer och se till att båda parter sparar en kopia.