İstifa Kabul Yazısı

Pratik rehber: İstifa Kabul Yazısı

İstifa Kabul Yazısı, işverenin bir çalışanın istifasının alındığını teyit eden yazılı yanıtıdır. Teyit edilen son çalışma gününü, son ödemeyi ve yan hakları ve varsa devir teslim görevlerini veya iade edilecek şirket eşyalarını kayda geçirir.

Ne işe yarar

İşverenler bu yazıyı, bir çalışan ister bildirim süreli standart bir istifa dilekçesiyle ister derhal istifa dilekçesiyle istifasını sunduktan sonra kullanır. Yazı istifayı yazılı olarak teyit eder ve çalışanın ayrılışına ilişkin pratik düzenlemeleri ortaya koyar; böylece her iki taraf kararlaştırılan tarihler ve sonraki adımlar konusunda tek bir ortak kayda sahip olur.

Çalışan ayrılmaya zaten karar verdiğinde ve işveren ayrıntıları teyit etmek istediğinde bu yazıyı kullanın. İş ilişkisini işverenin girişimiyle sona erdirmek, bir ayrılık paketi müzakere etmek veya ayrılma nedenlerine ilişkin bir anlaşmazlığı çözmek için doğru belge değildir. Taraflar yeni ödemeler veya taleplerden vazgeçme konusunda anlaşıyorsa daha ayrıntılı bir ayrılık sözleşmesi daha uygun olabilir.

Bildirim süreleri, son ödemenin zamanlaması, birikmiş izinler, yan haklar ve eşyaların iadesine ilişkin kurallar ülkelere ve bölgelere göre değişir; iş sözleşmeleri veya işyeri politikaları da kendi gerekliliklerini ekleyebilir. Tutar veya tarih belirtmeden önce yerel gereklilikleri kontrol edin; ayrılış tartışmalıysa veya önemli tutarlar söz konusuysa yetkin bir avukata danışın.

Kimler kullanır

• Bir çalışanın istifasının alındığını teyit eden işveren veya yönetici.
• Ayrılış tarihini ve son ödeme düzenlemelerini kayda geçiren insan kaynakları ekibi.
• Ayrı bir insan kaynakları birimi olmadan bir istifaya yanıt veren küçük işletme sahibi.
• Derhal istifa alan ve fiili son günü teyit etmesi gereken işveren.
• Kararlaştırılan son günün ve son ödemelerin yazılı teyidini isteyen çalışan.

Kararlaştırılması gereken koşullar

Görev unvanı

Yazının istifa ve istihdam kayıtlarıyla açıkça eşleşmesi için çalışanın pozisyonunu belirtin. Gayriresmi bir tanım yerine iş sözleşmesinde veya güncel kayıtlarda gösterilen unvanı kullanın.

İstifanın alındığı tarih

İşverenin istifayı ne zaman aldığını kayda geçirin; bu tarih çalışanın dilekçesinde yazan tarihten farklı olabilir. Bu tarih bildirim süresinin hesaplanmasında önemli olabileceğinden aldığınız e-posta, mektup veya diğer kayıtla karşılaştırın.

Teyit edilen son çalışma günü

Çalışanın iş ilişkisinin sona ermesi beklenen tarihi belirtin. İşveren, çalışanın önerdiğinden daha erken veya daha geç bir tarihi kabul ettiyse, hiçbir tarafın farklı bir tarihe güvenmemesi için bunu açıkça yazın.

Son ödeme ve yan haklar

Çalışanın son maaş, kullanılmamış izin ücreti veya yan hakların bitiş tarihi gibi neler alacağını ve ödemenin ne zaman beklendiğini açıklayın. Açıklamayı olgusal tutun ve her kalemi bordro kayıtları ve yerel kurallarla karşılaştırın.

Devir teslim görevleri ve iade edilecek eşyalar

Devredilecek işleri ve dizüstü bilgisayar, anahtarlar, giriş kartları veya belgeler gibi iade edilecek şirket eşyalarını listeleyin. İade için son çalışma günü gibi bir tarih veya durum belirtin.

Ek düzenlemeler

Çıkış görüşmesi, referans talebi veya ayrıldıktan sonra çalışana nasıl ulaşılacağı gibi ayrıntılar “Ek Koşullar ve Hükümler” bölümüne yazılabilir. Tarafların görüşmediği yeni yükümlülükler eklemekten kaçının.

Sık yapılan hatalar

• Çalışanın istifasındakinden farklı bir son çalışma gününü nedenini açıklamadan teyit etmek. Tarih değiştiyse kararlaştırılan tarihi ve nasıl kararlaştırıldığını belirtin.
• Son ödemeyi “tüm alacaklar” gibi belirsiz ifadelerle yazmak. Çalışanın ne bekleyeceğini görebilmesi için maaş veya kullanılmamış izin gibi her kalemi ayrı ayrı belirtin.
• Şirket eşyalarından çalışan ayrıldıktan sonra söz etmek. Ekipmanları, anahtarları ve erişim bilgilerini yazıya ekleyin.
• Yazıyı çalışanın performansı veya davranışı hakkında yeni şikâyetler dile getirmek için kullanmak. Yazıyı istifanın teyidine ve ayrılış düzenlemelerine odaklı tutun.
• Yerel kuralları kontrol etmeden başka bir ülkeden veya şablondan bildirim süresi ya da ödeme tarihi kopyalamak. Gereklilikler ülkelere ve bölgelere göre değişir.
• Yazıyı bir kopyasını veya teslim kaydını saklamadan göndermek. Yazıyı çalışanın asıl istifa dilekçesiyle birlikte saklayın.

İmzalamadan önce

• Çalışanın adını, görev unvanını ve istifanın alındığı tarihi kayıtlarınızla karşılaştırın.
• Son çalışma gününün çalışanla kararlaştırılanla uyuştuğunu teyit edin.
• Son maaşı, kullanılmamış izinleri ve yan hakların bitiş tarihlerini bordroyla doğrulayın.
• Her şirket eşyasını ve çalışanın tamamlaması gereken her devir teslim görevini listeleyin.
• Bildirim veya son ödeme koşulları için iş sözleşmesini ve işyeri politikalarını gözden geçirin.
• Son ödemenin zamanlaması ve bildirime ilişkin yerel gereklilikleri kontrol edin; ayrılış tartışmalıysa yetkin bir avukata danışın.