Письмове попередження працівнику

Практичний посібник: Письмове попередження працівнику

Письмове попередження працівнику — це офіційне письмове повідомлення роботодавця працівникові щодо конкретної проблеми з поведінкою чи результатами роботи. У ньому описують проблему, попередні обговорення, покращення, якого очікують до дати перегляду, і можливі наслідки.

Для чого потрібен документ

Роботодавці використовують цей лист, щоб чітко й за фактами задокументувати проблему на робочому місці. Він повідомляє працівникові, у чому полягає проблема, що вже обговорювалося, що має змінитися і коли буде оцінено прогрес. Чіткий запис може допомогти обом сторонам зрозуміти поточний стан справ і зменшити подальші суперечки щодо того, що було сказано.

Його часто використовують разом з іншими кадровими документами. Він може передувати плану покращення результатів роботи або випливати з нього, посилатися на посаду та обов’язки, описані в листі-пропозиції про роботу та підтвердженні зайнятості, або стосуватися збереження предметів, перелічених в акті передачі обладнання для дистанційної роботи. Використовуйте його для визначеної проблеми, яку працівник може виправити; широка суперечка чи рішення про звільнення потребують інших документів.

Дисциплінарні процедури, обов’язкові зустрічі, право відповісти чи бути у супроводі іншої особи та строк зберігання попереджень в особовій справі відрізняються залежно від країни, регіону та місця роботи. Перш ніж надсилати лист, перевірте місцеві вимоги та внутрішні правила свого підприємства, а якщо питання серйозне чи спірне, зверніться до кваліфікованого юриста.

Хто ним користується

• Керівник або безпосередній начальник, який реагує на повторювану проблему з поведінкою чи відвідуваністю.
• Відділ кадрів, який документує етап дисциплінарної процедури.
• Власник невеликого підприємства, який письмово фіксує претензію до працівника.
• Роботодавець, який повертається до плану покращення результатів роботи, що не дав результатів.
• Працівник, який отримав попередження й хоче зрозуміти вимоги та дату перегляду.

Умови, які потрібно узгодити

Посада

Зазначте посаду працівника, щоб вимоги в листі стосувалися його фактичної ролі. Використовуйте назву посади з кадрових документів і за потреби посилайтеся на обов’язки, що відповідають цій посаді.

Проблема з поведінкою чи результатами роботи

Опишіть, що сталося, із датами та конкретними прикладами. Дотримуйтеся фактів, які можна перевірити, як-от час, пропущені строки чи конкретні випадки, а не загальних оцінок ставлення чи характеру.

Попередні обговорення чи попередження

Зазначте попередні розмови, усні нагадування чи письмові попередження та їхні дати. Якщо проблему порушують уперше, залиште поле порожнім або прямо це зазначте.

Очікуване покращення та дата перегляду

Укажіть, що працівник має робити інакше і коли роботодавець оцінить прогрес. За можливості зробіть вимогу вимірюваною, наприклад час прибуття чи цільовий показник виконання.

Можливі наслідки за відсутності покращення

Поясніть, які подальші кроки можуть бути вжиті, якщо проблема не зникне, з посиланням на внутрішні правила, якщо вони є. Описуйте наслідки точно й уникайте погроз, що не відповідають внутрішнім правилам чи місцевим вимогам.

Відповідь працівника

Якщо працівник може прокоментувати попередження чи додати письмову відповідь, опишіть, як це зробити, у розділі «Додаткові умови та положення». Там також можна додати коротку примітку про те, як поставити запитання чи попросити підтримки.

Поширені помилки

• Описувати проблему загальними словами, наприклад «погане ставлення», без прикладів. Зазначте дати, випадки та вплив на роботу.
• Порушувати в одному листі кілька не пов’язаних між собою проблем. Окремі проблеми може бути зрозуміліше викласти в окремих листах або в чітко пронумерованих розділах.
• Установлювати невимірювану вимогу чи нереалістичну дату перегляду. Дайте працівникові справедливу й конкретну ціль.
• Зазначати наслідки, що виходять за межі внутрішніх правил чи місцевих вимог. Перевірте, які подальші кроки фактично дозволяють ваші процедури.
• Надсилати лист, попередньо не обговоривши проблему з працівником, якщо ваші процедури передбачають зустріч. Дотримуйтеся власної процедури.
• Не зберігати підписаної копії чи копії з підтвердженням ознайомлення. Зафіксуйте, коли працівник отримав лист.

Перед підписанням

• Звірте ім’я та посаду працівника зі своїми записами.
• Перевірте точність кожної дати й кожного прикладу в описі проблеми.
• Перегляньте записи попередніх обговорень чи попереджень і правильно на них пошліться.
• Переконайтеся, що очікуване покращення конкретне, а дата перегляду розумна.
• Порівняйте зазначені наслідки з внутрішніми правилами та трудовим договором.
• Перевірте місцеві вимоги щодо дисциплінарних заходів і зверніться до кваліфікованого юриста, якщо питання може призвести до звільнення.