Повідомлення про звільнення з роботи

Практичний посібник: Повідомлення про звільнення з роботи

Повідомлення про звільнення з роботи — це письмове повідомлення роботодавця працівникові про те, що трудові відносини буде припинено. У ньому зазначають посаду, останній день роботи, порядок попередження та остаточного розрахунку, а також майно компанії, яке потрібно повернути.

Для чого потрібен документ

Роботодавці використовують це повідомлення, щоб чітко й письмово повідомити працівника про припинення трудових відносин і пояснити практичні подальші кроки. Часто воно з’являється після інших кадрових документів, наприклад первинного листа-пропозиції про роботу, плану покращення результатів роботи чи акта передачі обладнання для дистанційної роботи. Чітке повідомлення допомагає працівникові зрозуміти, коли його останній робочий день, яким буде остаточний розрахунок і що потрібно повернути.

Використовуйте його, коли роботодавець ухвалив остаточне рішення й дотримався власної внутрішньої процедури. Якщо працівник звільняється за власним бажанням, краще підійде заява про звільнення. Якщо роботодавець і працівник погоджують умови звільнення, наприклад вихідну допомогу, доречнішою може бути угода про припинення трудових відносин.

У багатьох місцях звільнення працівників суворо регулюється. Правила щодо строків попередження, допустимих підстав, консультацій, остаточного розрахунку та обов’язкових документів відрізняються залежно від країни й регіону, а також можуть залежати від трудових договорів чи колективних угод. Перевірте місцеві вимоги й зверніться до кваліфікованого юриста чи консультанта з трудових питань, перш ніж надсилати повідомлення, особливо якщо звільнення може бути оскаржене.

Хто ним користується

• Власник невеликого підприємства, який звільняє працівника після реструктуризації.
• HR-менеджер, який письмово підтверджує рішення про звільнення.
• Роботодавець, який припиняє трудові відносини після невдалого плану покращення результатів роботи.
• Керівник, який підтверджує завершення строкової роботи чи випробувального терміну.
• Роботодавець, який організовує повернення ноутбуків, телефонів чи іншого обладнання від дистанційного працівника, що звільняється.

Умови, які потрібно узгодити

Посада

Зазначте поточну посаду працівника так, як її вказано в кадрових документах. Це допомагає визначити, яку саме посаду стосується звільнення, особливо якщо особа обіймала кілька посад.

Останній день роботи

Зафіксуйте останню дату трудових відносин. Перевірте, чи враховано в ній обов’язковий строк попередження відповідно до трудового договору та місцевих правил.

Строк попередження та остаточний розрахунок

Поясніть, як надається попередження, наприклад з відпрацюванням чи з виплатою компенсації замість нього, і коли буде виплачено останню заробітну плату, компенсацію за невикористану відпустку та інші суми. Опис має бути фактичним і узгодженим із розрахунковою відомістю.

Підстава звільнення, якщо її зазначено

Це поле необов’язкове. Якщо ви зазначаєте підставу, викладіть її коротко, за фактами та узгоджено з попередніми документами. У деяких місцях підставу зазначати обов’язково, а в інших — ні.

Майно компанії, яке потрібно повернути

Перелічіть предмети, які потрібно повернути, наприклад ноутбук, телефон, перепустку чи ключі, із датою та способом повернення. Згадайте облікові записи чи доступи, які буде закрито.

Пільги та зобов’язання, що зберігаються

Якщо хочете згадати пільги, рекомендації чи подальші обов’язки щодо конфіденційності, додайте коротку примітку в розділі «Додаткові умови та положення». Перш ніж описувати, як припиняються пільги, перевірте місцеві правила.

Поширені помилки

• Надсилати повідомлення до завершення внутрішньої процедури. Переконайтеся, що всі необхідні зустрічі, попередження чи консультації вже відбулися.
• Установлювати останній день, який не дає змоги дотриматися обов’язкового строку попередження. Перш ніж обрати дату, перевірте трудовий договір і місцеві правила.
• Описувати остаточний розрахунок розмито. Зазначте, що і коли буде виплачено, і перед надсиланням звірте це з бухгалтерією.
• Наводити підставу, яка суперечить попереднім документам чи оцінкам результатів роботи. Підстава має бути точною, короткою й узгодженою, або ж не зазначайте її, якщо це не обов’язково.
• Використовувати емоційні чи оцінні формулювання. Шанобливий фактичний тон зрозуміліший і дає змогу поводитися з працівником гідно.
• Забувати про майно компанії та доступ до систем. Перелічіть обладнання, яке потрібно повернути, і зазначте, коли буде закрито облікові записи.

Перед підписанням

• Звірте ім’я працівника, посаду та дані про трудові відносини з кадровими документами.
• Звірте останній день роботи з умовами трудового договору щодо попередження та місцевими правилами.
• Узгодьте з бухгалтерією остаточну заробітну плату, компенсацію за невикористану відпустку та інші суми.
• Перевірте зазначену підставу, якщо вона є, на точність і узгодженість із попередніми документами.
• Перелічіть майно компанії, яке потрібно повернути, із датами та порядком повернення.
• Перевірте місцеві вимоги трудового законодавства й зверніться до кваліфікованого юриста чи консультанта з трудових питань перед надсиланням, якщо звільнення може бути оскаржене.