Giấy Biên Nhận Thanh Toán

Hướng dẫn thực tế: Giấy Biên Nhận Thanh Toán

Giấy Biên Nhận Thanh Toán là văn bản xác nhận đã nhận một khoản thanh toán. Giấy biên nhận ghi lại số tiền, mục đích thanh toán, thời điểm và cách thức thanh toán, cùng mọi số tiền còn nợ.

Văn bản này dùng để làm gì

Giấy biên nhận thanh toán được dùng để cung cấp cho người trả tiền một hồ sơ rõ ràng rằng tiền đã được chuyển giao. Giấy thường được lập cùng hoặc sau giấy bán xe ô tô, xe máy, thiết bị hạng nặng hoặc hàng hóa khác, giấy nhận nợ, thỏa thuận kế hoạch trả nợ có cấu trúc, thỏa thuận bán ký gửi hoặc thỏa thuận giải quyết nợ và miễn trừ nghĩa vụ song phương. Giấy biên nhận giúp hai bên theo dõi những khoản đã thanh toán theo thỏa thuận chính.

Dùng giấy biên nhận cho một khoản thanh toán duy nhất hoặc cho từng đợt trong một chuỗi thanh toán. Giấy xác nhận đã nhận số tiền được nêu; tự nó không thay đổi điều khoản của thỏa thuận gốc hay giải quyết bất kỳ bất đồng nào về số tiền phải trả. Nếu đây là khoản thanh toán cuối cùng của một khoản vay, thư xác nhận đã thanh toán toàn bộ khoản nợ cũng có thể hữu ích.

Quy định về biên nhận, hồ sơ thuế và thời gian lưu giữ hồ sơ có thể khác nhau giữa các quốc gia và khu vực, đặc biệt đối với doanh nghiệp. Hãy kiểm tra quy định địa phương nếu giấy biên nhận sẽ được dùng cho mục đích thuế, kế toán hoặc kinh doanh.

Ai sử dụng văn bản này

• Người bán cá nhân xác nhận người mua đã trả tiền mua xe hoặc hàng hóa khác.
• Người cho vay xác nhận đã nhận một đợt trả nợ theo giấy nhận nợ hoặc kế hoạch trả nợ.
• Bên bán ký gửi hoặc người gửi hàng ký gửi ghi nhận một khoản thanh toán tiền bán hàng.
• Người đã nhận khoản thanh toán giải quyết nợ theo thỏa thuận giải quyết nợ.
• Người mua hoặc người vay muốn có bằng chứng bằng văn bản cho từng khoản đã thanh toán.

Các điều khoản cần thống nhất

Số giấy biên nhận

Đặt cho mỗi giấy biên nhận một mã tham chiếu riêng để có thể đối chiếu với hồ sơ về sau. Một dãy số đơn giản có kèm năm giúp dễ theo dõi nhiều giấy biên nhận.

Số tiền đã nhận

Nêu chính xác số tiền và đơn vị tiền tệ. Nếu số tiền được viết bằng số, hãy cân nhắc viết thêm bằng chữ trong mục “Điều khoản và quy định bổ sung” để giảm nguy cơ đọc nhầm.

Nội dung thanh toán

Mô tả khoản thanh toán liên quan đến điều gì, chẳng hạn phần còn lại của giá mua hoặc một đợt trả cụ thể. Dẫn chiếu thỏa thuận gốc bằng tên và ngày để dễ liên kết giấy biên nhận với thỏa thuận đó.

Ngày và phương thức thanh toán

Ghi ngày nhận tiền và cách thanh toán, chẳng hạn tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng. Với chuyển khoản, mã giao dịch có thể hữu ích, nhưng tránh ghi đầy đủ số tài khoản trên giấy biên nhận.

Số tiền còn nợ

Nêu mọi số tiền còn chưa thanh toán sau khoản này, hoặc ghi số không nếu không còn nợ. Kiểm tra lại con số với thỏa thuận và các giấy biên nhận trước đó trước khi ký.

Người trả tiền và người nhận tiền

Bảo đảm giấy biên nhận nêu tên người đã trả tiền và người đã nhận tiền. Nếu có người trả thay cho người khác, hãy mô tả trong mục “Điều khoản và quy định bổ sung”.

Lỗi thường gặp

• Lập giấy biên nhận trước khi thực sự nhận được tiền hoặc trước khi tiền được ghi có. Hãy xác nhận tiền đã về trước khi ký.
• Bỏ sót đơn vị tiền tệ hoặc viết số tiền dễ bị đọc nhầm. Hãy kiểm tra con số và ghi thêm đơn vị tiền tệ.
• Mô tả khoản thanh toán quá mơ hồ nên không thể đối chiếu với một thỏa thuận. Hãy nêu tên văn bản gốc và đợt trả hoặc hạng mục mà khoản thanh toán áp dụng.
• Tính sai số tiền còn lại. Hãy tính lại từ số tiền ban đầu và tất cả các khoản đã thanh toán trước đó.
• Dùng lại số giấy biên nhận. Hãy giữ một sổ theo dõi đơn giản để mỗi số chỉ được dùng một lần.
• Ghi thông tin tài khoản ngân hàng hoặc thông tin nhạy cảm khác không cần thiết. Chỉ ghi những gì cần để xác định khoản thanh toán.

Trước khi ký

• Xác nhận đã nhận đủ khoản thanh toán theo đúng đơn vị tiền tệ đã nêu.
• Đối chiếu tên người trả tiền và người nhận tiền với thỏa thuận gốc.
• Mô tả nội dung thanh toán và dẫn chiếu thỏa thuận liên quan.
• Ghi ngày thanh toán, phương thức và mọi mã giao dịch hữu ích.
• Tính lại số tiền còn nợ dựa trên tất cả các khoản đã thanh toán trước đó.
• Đặt một số giấy biên nhận riêng và bảo đảm cả hai bên đều giữ một bản.