Επιστολή Επιστροφής Εγγύησης και Αναλυτικής Κατάστασης Κρατήσεων

Πρακτικός οδηγός: Επιστολή Επιστροφής Εγγύησης και Αναλυτικής Κατάστασης Κρατήσεων

Η Επιστολή Επιστροφής Εγγύησης και Αναλυτικής Κατάστασης Κρατήσεων είναι γραπτή δήλωση του εκμισθωτή προς πρώην μισθωτή που εξηγεί πώς διευθετείται η εγγύηση. Καταγράφει την εγγύηση που κρατείται, απαριθμεί κάθε κράτηση και τον λόγο της και αναφέρει το ποσό που επιστρέφεται και τον τρόπο επιστροφής.

Σε τι χρησιμεύει

Οι εκμισθωτές και οι διαχειριστές ακινήτων χρησιμοποιούν αυτή την επιστολή μετά τη λήξη μιας μίσθωσης για να εξηγήσουν τι έγινε με την εγγύηση. Παραθέτει το ποσό που κρατείται, κάθε κράτηση με σύντομη αιτιολόγηση, το ποσό που επιστρέφεται και τον τρόπο και την ημερομηνία επιστροφής. Ακολουθεί τη Σύμβαση Μίσθωσης Κατοικίας, τη Συμφωνία Υπενοικίασης Δωματίου, τη Συμφωνία Μίσθωσης Εμπορικού Ακινήτου, τη Σύμβαση Μίσθωσης από Μήνα σε Μήνα ή το Συμφωνητικό Βραχυπρόθεσμης και Εξοχικής Μίσθωσης και συχνά βασίζεται στη Λίστα Ελέγχου Επιθεώρησης Εισόδου / Εξόδου που συμπληρώθηκε κατά την έναρξη της μίσθωσης.

Χρησιμοποιήστε την όταν επιστρέφετε την εγγύηση ολόκληρη ή εν μέρει. Μια σαφής αναλυτική κατάσταση βοηθά τον πρώην μισθωτή να κατανοήσει τα ποσά και μπορεί να περιορίσει τις διαφωνίες. Μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως απάντηση όταν ο πρώην μισθωτής έχει στείλει Επιστολή Απαίτησης Επιστροφής Εγγύησης Μίσθωσης, ζητώντας την εγγύηση ή εξήγηση των κρατήσεων.

Πριν την αποστείλετε, ελέγξτε τους κανόνες που ισχύουν στον τόπο όπου βρίσκεται το ακίνητο. Οι κανόνες για τον χρόνο επιστροφής, τις επιτρεπόμενες κρατήσεις, τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, τους τόκους επί των εγγυήσεων και τους τρόπους επίδοσης διαφέρουν ανά χώρα και περιοχή. Ζητήστε τη συμβουλή δικηγόρου αν οι κρατήσεις είναι μεγάλες ή αν ο μισθωτής τις αμφισβητεί.

Ποιοι το χρησιμοποιούν

• Εκμισθωτής που επιστρέφει την εγγύηση μετά την αποχώρηση του μισθωτή.
• Διαχειριστής ακινήτου που διαχειρίζεται εγγυήσεις για λογαριασμό ιδιοκτήτη.
• Κύριος μισθωτής που επιστρέφει την εγγύηση υπομισθωτή στο πλαίσιο υπενοικίασης δωματίου.
• Εκμισθωτής εμπορικού ακινήτου που εκκαθαρίζει την εγγύηση επιχείρησης-μισθωτή στο τέλος της μίσθωσης.
• Οικοδεσπότης βραχυχρόνιας μίσθωσης που εξηγεί κρατήσεις για ζημιές ή καθαρισμό μετά από μια διαμονή.

Όροι που πρέπει να συμφωνηθούν

Διεύθυνση του μισθωμένου ακινήτου

Χρησιμοποιήστε την πλήρη διεύθυνση του μισθωμένου ακινήτου, μαζί με τυχόν αριθμό μονάδας ή δωματίου, όπως αναγράφεται στη μίσθωση. Έτσι η επιστολή συνδέεται με τη σωστή μίσθωση.

Ημερομηνία λήξης της μίσθωσης

Αναφέρετε την ημερομηνία κατά την οποία έληξε η μίσθωση και αποδόθηκε το ακίνητο. Η ημερομηνία αυτή αποτελεί το σημείο αναφοράς για την κατάσταση του ακινήτου και για τον χρόνο της επιστροφής.

Εγγύηση που κρατείται

Γράψτε το συνολικό ποσό της εγγύησης που κρατείται, με το νόμισμά του αν χρειάζεται. Αν υπάρχουν τόκοι ή προηγούμενες μερικές επιστροφές, εξηγήστε τα στην ενότητα «Πρόσθετοι Όροι & Διατάξεις».

Αναλυτικές κρατήσεις και αιτιολόγηση

Καταγράψτε κάθε κράτηση χωριστά, με το ποσό της και σύντομη αιτιολόγηση, π.χ. καθαρισμός, επισκευή ή απλήρωτο μίσθωμα. Παραπέμψτε σε σχετικά αποδεικτικά στοιχεία, όπως σημειώσεις επιθεώρησης, φωτογραφίες ή τιμολόγια, όπου υπάρχουν.

Ποσό που επιστρέφεται

Αναφέρετε το ποσό που επιστρέφεται μετά τις κρατήσεις. Ελέγξτε ότι η εγγύηση που κρατείται μείον το σύνολο των κρατήσεων ισούται με αυτό το ποσό.

Τρόπος και ημερομηνία επιστροφής

Περιγράψτε πώς θα επιστραφούν τα χρήματα, π.χ. με τραπεζική μεταφορά ή επιταγή, και σε ποια ημερομηνία. Χρησιμοποιήστε, όπου είναι δυνατόν, τα στοιχεία επικοινωνίας που έδωσε ο μισθωτής για μετά την αποχώρησή του.

Συνηθισμένα λάθη

• Να αναφέρετε ένα συνολικό ποσό κρατήσεων χωρίς ανάλυση. Καταγράψτε κάθε χρέωση και τον λόγο της, ώστε ο μισθωτής να μπορεί να παρακολουθήσει τον υπολογισμό.
• Να κάνετε κρατήσεις για τη συνήθη φθορά από κανονική χρήση χωρίς να λάβετε υπόψη τους τοπικούς κανόνες. Το τι επιτρέπεται να παρακρατηθεί διαφέρει ανά τόπο, γι' αυτό ελέγξτε το πριν καταγράψετε μια χρέωση.
• Να παραθέτετε ποσά που δεν συμφωνούν μεταξύ τους. Επιβεβαιώστε ότι η εγγύηση που κρατείται μείον τις κρατήσεις ισούται με το ποσό που επιστρέφεται.
• Να αναφέρεστε σε ζημιές χωρίς αποδεικτικά στοιχεία. Παραπέμψτε στις σημειώσεις επιθεώρησης κατά την είσοδο και την έξοδο, σε φωτογραφίες ή σε τιμολόγια.
• Να στέλνετε την επιστολή ή την πληρωμή σε παλαιά διεύθυνση. Χρησιμοποιήστε τη διεύθυνση που έδωσε ο μισθωτής για μετά την αποχώρησή του ή επιβεβαιώστε τα τρέχοντα στοιχεία επικοινωνίας.
• Να αργείτε πολύ να στείλετε την επιστολή. Οι προθεσμίες διαφέρουν ανά τόπο, γι' αυτό ελέγξτε τους τοπικούς κανόνες και ενεργήστε έγκαιρα.

Πριν από την υπογραφή

• Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση του ακινήτου, τα ονόματα των μισθωτών και την ημερομηνία λήξης της μίσθωσης με βάση τη μίσθωση.
• Ελέγξτε το ποσό της εγγύησης με βάση τα αποδεικτικά πληρωμής και τυχόν προηγούμενες μερικές επιστροφές.
• Ελέγξτε κάθε κράτηση, το ποσό και την αιτιολόγησή της και συγκεντρώστε τα σχετικά αποδεικτικά στοιχεία.
• Υπολογίστε ξανά το ποσό που επιστρέφεται και επιβεβαιώστε την ορθότητα των υπολογισμών.
• Επιβεβαιώστε τον τρόπο επιστροφής, τα στοιχεία πληρωμής και την ημερομηνία με βάση τα στοιχεία επικοινωνίας που έδωσε ο μισθωτής.
• Ελέγξτε τους τοπικούς κανόνες για τις προθεσμίες και τις επιτρεπόμενες κρατήσεις, και ζητήστε τη συμβουλή δικηγόρου αν οι κρατήσεις είναι σημαντικές ή αμφισβητούνται.