Bon de Commande Modificatif (Modification de la Portée des Travaux)

Guide pratique : Bon de Commande Modificatif (Modification de la Portée des Travaux)

Un Bon de Commande Modificatif (Modification de la Portée des Travaux) est une trace écrite d’une modification convenue de travaux déjà couverts par un contrat ou un énoncé de travaux. Il identifie le contrat initial, décrit la modification et consigne tout ajustement du prix et du calendrier.

À quoi sert ce document

Clients et prestataires utilisent un bon de commande modificatif lorsque les travaux doivent être étendus, réduits ou réorientés après le démarrage du projet. Il s’utilise conjointement avec l’accord initial, par exemple un cahier des charges de mission freelance, un contrat de développement de logiciel ou de site web, un contrat-cadre de services avec un prestataire indépendant, un contrat de sous-traitance ou un contrat de création ou de photographie. Le bon de commande modificatif consigne ce qui a changé afin que les deux parties travaillent sur la base du même plan mis à jour.

Utilisez-le pour une modification précise d’un projet existant, comme l’ajout d’une fonctionnalité, la suppression d’un livrable ou la révision d’une échéance. Si la modification est d’une ampleur telle qu’elle constitue un nouveau projet, un nouveau cahier des charges peut être plus clair. Si les parties souhaitent mettre fin entièrement aux travaux, un avis de résiliation ou un document de résiliation amiable peut mieux convenir.

Avant d’utiliser ce formulaire, vérifiez si le contrat initial prévoit une procédure de modification. Certains contrats exigent que les modifications soient signées par des personnes désignées, numérotées dans l’ordre ou approuvées avant le début des travaux. Les règles relatives aux avenants écrits varient selon les pays et les régions ; vérifiez donc les exigences locales lorsque la modification est importante.

Qui l’utilise

• Un client qui demande à un freelance ou à une agence d’ajouter, de supprimer ou de modifier des livrables.
• Un développeur web ou de logiciels qui documente des fonctionnalités supplémentaires demandées en cours de projet.
• Un prestataire qui consigne un calendrier révisé après un retard ou une évolution des besoins.
• Un entrepreneur principal qui convient d’une modification de la portée des travaux avec un sous-traitant.
• Un photographe ou un professionnel de la création qui consigne des séances, des retouches ou des utilisations supplémentaires.

Points à convenir

Contrat ou cahier des charges

Identifiez l’accord modifié par son intitulé et sa date, et indiquez le numéro de l’énoncé de travaux, le cas échéant. Cela permet de rattacher le bon de commande modificatif au bon document lorsqu’un client mène plusieurs projets avec le même prestataire.

Numéro du bon de commande modificatif

Attribuez à chaque bon de commande modificatif un numéro unique, par exemple CO-01, CO-02, etc. Une numérotation séquentielle permet de suivre plus facilement l’historique complet des modifications et le prix total en vigueur.

Description de la modification

Décrivez exactement ce qui est ajouté, supprimé ou modifié, en termes suffisamment précis pour que les deux parties puissent vérifier ultérieurement si cela a été livré. Mentionnez tout élément de la portée initiale que la modification remplace.

Ajustement du prix

Indiquez le montant et la devise de l’augmentation ou de la diminution, et précisez s’il s’agit d’une somme forfaitaire ou d’une estimation. Si cela est utile, mentionnez le nouveau prix total du contrat dans la section « Termes et dispositions additionnels ».

Ajustement du calendrier

Consignez toute modification des échéances, des jalons ou de la date de livraison finale. Si le calendrier ne change pas, indiquez-le, afin qu’aucune des parties ne suppose qu’un délai supplémentaire a été accordé.

Incidence sur le reste du contrat

Un bon de commande modificatif laisse généralement inchangées toutes les autres conditions de l’accord initial. Si les modalités de paiement, les critères de réception ou d’autres conditions changent également, décrivez-le dans la section « Termes et dispositions additionnels ».

Erreurs fréquentes

• Commencer les travaux supplémentaires avant la signature du bon de commande modificatif. Convenir d’abord de la portée, du prix et du calendrier limite les désaccords ultérieurs sur ce qui a été approuvé.
• Décrire la modification en termes vagues, comme « mises à jour mineures ». Énumérez les fonctionnalités, pages, livrables ou tâches précis concernés.
• Laisser l’ajustement du prix vide ou l’indiquer sans devise. Précisez le montant, la devise et s’il s’ajoute au prix du contrat ou le réduit.
• Oublier de traiter le calendrier. Même une petite modification peut avoir une incidence sur les jalons suivants ; consignez donc les nouvelles dates ou confirmez qu’aucune ne change.
• Utiliser des numéros de bon de commande modificatif incohérents ou en double. Tenez un registre simple de chaque bon et de son statut.
• Faire signer le formulaire par une personne qui n’est pas habilitée à approuver des modifications. Vérifiez dans le contrat initial qui est autorisé à convenir de modifications pour chaque partie.

Avant de signer

• Confirmez l’intitulé, la date et le numéro du contrat ou du cahier des charges à partir de l’original signé.
• Vérifiez que le numéro du bon de commande modificatif suit la séquence des modifications précédentes.
• Lisez la description de la modification et confirmez qu’elle correspond à ce dont les deux parties ont discuté.
• Vérifiez l’ajustement du prix, la devise et le nouveau total si vous le suivez.
• Examinez l’ajustement du calendrier et son incidence sur les jalons suivants.
• Vérifiez la procédure de modification prévue par le contrat initial et confirmez que chaque signataire est habilité à approuver la modification.