Accord de Prolongation de Contrat

Guide pratique : Accord de Prolongation de Contrat

Un Accord de Prolongation de Contrat est un document écrit qui consigne l’accord des parties pour poursuivre un contrat existant au-delà de sa date de fin actuelle. Il identifie le contrat d’origine, la date de fin actuelle et la nouvelle date de fin, ainsi que les honoraires et autres conditions applicables à la période de prolongation.

À quoi sert ce document

Un accord de prolongation est utilisé lorsqu’une relation de travail se passe bien et que les deux parties souhaitent la poursuivre sans renégocier un nouveau contrat de zéro. Il est couramment utilisé avec un Contrat-Cadre de Prestations de Services pour Prestataire Indépendant (MSA), un Contrat de Services de Conseil, un Contrat de Sous-traitance, une licence de logiciel, un Contrat de Licence de Marque / d’Actifs de Marque ou un Accord de Non-Divulgation Mutuelle (NDA Bilatérale). Il maintient les conditions existantes tout en consignant la nouvelle durée et les éventuelles modifications convenues.

Utilisez-le avant que la date de fin actuelle ne soit dépassée, afin qu’il n’y ait pas de période pendant laquelle on ne sait pas si le contrat s’applique encore. Si les parties souhaitent modifier de nombreuses clauses à la fois, un nouveau contrat ou un Avenant au Contrat peut être plus clair. Si le contrat d’origine se renouvelle automatiquement, vérifiez le fonctionnement de cette clause avant de préparer une prolongation distincte.

Certains contrats précisent comment une prolongation doit être convenue, par exemple moyennant un délai de préavis ou un document écrit signé par toutes les parties. Les exigences varient selon les pays et les régions ; vérifiez donc le contrat d’origine et les règles locales, et demandez conseil à un avocat qualifié si la prolongation porte sur des honoraires ou des droits importants.

Qui l’utilise

• Un client et un prestataire indépendant qui poursuivent une relation de services en cours.
• Un consultant dont la mission de conseil est renouvelée pour une nouvelle période.
• Un entrepreneur principal qui prolonge l’intervention d’un sous-traitant sur un projet plus long.
• Un concédant et un licencié qui poursuivent une licence de logiciel, de marque ou d’actifs de marque.
• Deux parties qui maintiennent un accord de confidentialité pour une période supplémentaire.

Points à convenir

Contrat prolongé

Identifiez le contrat d’origine par son titre, sa date et ses parties. S’il a déjà été modifié ou prolongé, mentionnez ces documents afin que le lecteur sache quelle version se poursuit.

Date de fin actuelle

Indiquez la date de fin telle qu’elle résulte actuellement du contrat ou de son dernier avenant. Vérifiez-la dans le document d’origine plutôt que de vous fier à votre mémoire.

Nouvelle date de fin

Indiquez la nouvelle date à laquelle le contrat prendra fin. Précisez si le contrat peut être prolongé à nouveau et comment un éventuel renouvellement serait convenu.

Honoraires ou tarifs pour la période prolongée

Consignez les honoraires, tarifs ou redevances applicables pendant la prolongation ainsi que leur date de prise d’effet. Si les honoraires restent inchangés, indiquez-le clairement.

Autres modifications pour la période prolongée

Décrivez toute autre modification, par exemple concernant les comptes rendus, le périmètre ou les livrables, qui s’applique uniquement pendant la prolongation. S’il n’y en a aucune, indiquez que toutes les autres conditions restent inchangées.

Maintien des conditions existantes

Confirmez que les conditions du contrat d’origine continuent de s’appliquer pendant la prolongation, sauf lorsqu’elles sont modifiées. Mentionnez tout accord connexe, comme un engagement de confidentialité, dans la section « Termes et dispositions additionnels ».

Erreurs fréquentes

• Signer la prolongation alors que le contrat d’origine a déjà pris fin. Convenez-en avant la date de fin actuelle.
• Inscrire une date de fin actuelle erronée. Vérifiez le contrat d’origine et les éventuels avenants antérieurs.
• Ne pas préciser les honoraires pour la période prolongée. Indiquez si les tarifs changent ou restent identiques, et à partir de quand.
• Mêler à une prolongation de nombreuses modifications sans rapport entre elles. Utilisez un avenant distinct ou un nouveau contrat si les modifications sont importantes.
• Négliger une clause de renouvellement automatique ou de préavis dans le contrat d’origine. Vérifiez comment elle s’articule avec la prolongation.
• Ne pas faire signer toutes les parties d’origine. Incluez toutes les parties au contrat d’origine.

Avant de signer

• Confirmez le titre, la date et les parties du contrat d’origine.
• Vérifiez la date de fin actuelle au regard du contrat et des éventuels avenants.
• Convenez de la nouvelle date de fin et de la possibilité ou non de prolongations ultérieures.
• Confirmez les honoraires ou tarifs et leur date de prise d’effet.
• Relisez les autres modifications éventuelles et confirmez que les autres conditions restent inchangées.
• Vérifiez la clause de renouvellement du contrat d’origine et les règles locales, et assurez-vous que chaque partie conserve un exemplaire signé.