Formulir Perintah Perubahan (Perubahan Lingkup Kerja)

Panduan praktis: Formulir Perintah Perubahan (Perubahan Lingkup Kerja)

Formulir Perintah Perubahan (Perubahan Lingkup Kerja) adalah catatan tertulis atas perubahan yang disepakati terhadap pekerjaan yang sudah dicakup oleh kontrak atau pernyataan lingkup kerja. Formulir ini menyebutkan kontrak awal, menjelaskan perubahannya, dan mencatat penyesuaian harga serta jadwal jika ada.

Fungsinya

Klien dan kontraktor menggunakan perintah perubahan ketika pekerjaan perlu ditambah, dikurangi, atau dialihkan setelah proyek dimulai. Formulir ini digunakan bersama perjanjian awal, seperti lingkup kerja freelance, perjanjian pengembangan perangkat lunak atau situs web, perjanjian layanan utama kontraktor independen, perjanjian subkontraktor, atau kontrak kreatif atau fotografi. Perintah perubahan mencatat apa yang berubah agar kedua pihak bekerja berdasarkan rencana terbaru yang sama.

Gunakan formulir ini untuk perubahan tertentu pada proyek yang sedang berjalan, seperti penambahan fitur, penghapusan hasil kerja, atau revisi tenggat waktu. Jika perubahannya begitu besar sehingga setara dengan proyek baru, pernyataan lingkup kerja baru mungkin lebih jelas. Jika para pihak ingin menghentikan pekerjaan sepenuhnya, pemberitahuan pengakhiran atau dokumen pengakhiran bersama mungkin lebih sesuai.

Periksa apakah kontrak awal memuat prosedur perubahan sebelum menggunakan formulir ini. Sebagian kontrak mewajibkan perubahan ditandatangani oleh orang tertentu, diberi nomor berurutan, atau disetujui sebelum pekerjaan dimulai. Aturan tentang perubahan tertulis berbeda-beda antarnegara dan wilayah, jadi periksa persyaratan setempat jika perubahannya signifikan.

Siapa yang menggunakannya

• Klien yang meminta freelancer atau agensi untuk menambah, menghapus, atau mengubah hasil kerja.
• Pengembang web atau perangkat lunak yang mendokumentasikan fitur tambahan yang diminta di tengah proyek.
• Kontraktor yang mencatat jadwal yang direvisi setelah keterlambatan atau perubahan kebutuhan.
• Kontraktor utama yang menyepakati perubahan lingkup kerja dengan subkontraktor.
• Fotografer atau profesional kreatif yang mencatat sesi pemotretan, penyuntingan, atau hak penggunaan tambahan.

Ketentuan yang perlu disepakati

Kontrak atau pernyataan lingkup kerja

Sebutkan perjanjian yang diubah berdasarkan judul dan tanggalnya, dan sertakan nomor pernyataan lingkup kerja jika ada. Hal ini mengaitkan perintah perubahan dengan dokumen yang benar ketika klien memiliki beberapa proyek dengan kontraktor yang sama.

Nomor perintah perubahan

Berikan nomor unik pada setiap perintah perubahan, seperti CO-01, CO-02, dan seterusnya. Penomoran berurutan memudahkan pelacakan seluruh riwayat perubahan dan total harga terkini.

Uraian perubahan

Jelaskan dengan tepat apa yang ditambahkan, dihapus, atau diubah, dengan cukup spesifik agar kedua pihak nantinya dapat memeriksa apakah hal itu sudah diserahkan. Sebutkan apa saja dalam lingkup awal yang digantikan oleh perubahan ini.

Penyesuaian harga

Nyatakan jumlah dan mata uang kenaikan atau penurunan harga, dan jelaskan apakah jumlah itu tetap atau berupa perkiraan. Jika berguna, catat total harga kontrak yang direvisi dalam “Syarat & Ketentuan Tambahan”.

Penyesuaian jadwal

Catat setiap perubahan tenggat waktu, tahapan, atau tanggal penyerahan akhir. Jika jadwal tidak berubah, nyatakan hal itu agar tidak ada pihak yang menganggap waktu tambahan telah diberikan.

Dampak terhadap bagian lain kontrak

Perintah perubahan biasanya membiarkan semua ketentuan lain dalam perjanjian awal tetap berlaku. Jika waktu pembayaran, kriteria penerimaan, atau ketentuan lain juga berubah, jelaskan dalam “Syarat & Ketentuan Tambahan”.

Kesalahan umum

• Memulai pekerjaan tambahan sebelum perintah perubahan ditandatangani. Menyepakati lingkup, harga, dan waktu terlebih dahulu mengurangi perselisihan di kemudian hari tentang apa yang telah disetujui.
• Menjelaskan perubahan dengan istilah samar seperti “pembaruan kecil”. Cantumkan fitur, halaman, hasil kerja, atau tugas tertentu yang terlibat.
• Mengosongkan penyesuaian harga atau menuliskannya tanpa mata uang. Nyatakan jumlah, mata uang, dan apakah penyesuaian itu menambah atau mengurangi harga kontrak.
• Lupa membahas jadwal. Perubahan kecil pun dapat memengaruhi tahapan berikutnya, jadi catat tanggal baru atau tegaskan bahwa tidak ada yang berubah.
• Menggunakan nomor perintah perubahan yang tidak konsisten atau berulang. Buat catatan sederhana tentang setiap perintah perubahan dan statusnya.
• Formulir ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang menyetujui perubahan. Periksa kontrak awal untuk mengetahui siapa yang berwenang menyepakati perubahan di masing-masing pihak.

Sebelum menandatangani

• Pastikan judul, tanggal, dan nomor kontrak atau pernyataan lingkup kerja sesuai dengan dokumen asli yang ditandatangani.
• Periksa apakah nomor perintah perubahan mengikuti urutan perubahan sebelumnya.
• Baca uraian perubahan dan pastikan isinya sesuai dengan yang dibahas kedua pihak.
• Periksa penyesuaian harga, mata uang, dan total terbaru jika Anda mencatatnya.
• Tinjau penyesuaian jadwal dan dampaknya terhadap tahapan berikutnya.
• Periksa prosedur perubahan dalam kontrak awal dan pastikan setiap penanda tangan berwenang menyetujui perubahan tersebut.