Berita Acara Penyelesaian & Penerimaan

Panduan praktis: Berita Acara Penyelesaian & Penerimaan

Berita Acara Penyelesaian & Penerimaan adalah catatan tertulis bahwa klien telah menerima dan menyetujui pekerjaan atau hasil kerja berdasarkan kontrak atau pernyataan lingkup kerja. Dokumen ini mencatat tanggal penerimaan, hal-hal yang masih tertunda, dan pembayaran akhir yang kini jatuh tempo.

Fungsinya

Klien dan kontraktor menggunakan berita acara ini di akhir proyek atau tahapan untuk mencatat bahwa pekerjaan yang disepakati telah diserahkan dan diterima. Dokumen ini menyusul perjanjian awal, seperti lingkup kerja freelance, perjanjian pengembangan perangkat lunak atau situs web, perjanjian layanan utama kontraktor independen, perjanjian subkontraktor, kontrak kreatif atau fotografi, atau perjanjian konsultasi. Catatan penerimaan bersama dapat membantu menutup proyek dan memicu penerbitan faktur akhir.

Gunakan dokumen ini ketika klien siap mengonfirmasi penerimaan, baik secara penuh maupun dengan pengecualian yang dicantumkan. Jika klien belum puas dan pekerjaan perlu diubah, catat masalahnya dan sepakati langkah berikutnya terlebih dahulu. Jika lingkup kerja itu sendiri berubah selama proyek, perintah perubahan mungkin perlu ditandatangani sebelum penerimaan.

Periksa apakah kontrak awal memuat prosedur penerimaan, seperti masa pengujian, kriteria penerimaan, atau aturan penerimaan yang dianggap terjadi. Akibat penerimaan pekerjaan, termasuk terhadap garansi dan klaim di kemudian hari, berbeda-beda antarnegara dan wilayah serta bergantung pada kontrak. Tanyakan kepada pengacara yang berkualifikasi jika proyeknya besar atau ada perselisihan tentang mutu.

Siapa yang menggunakannya

• Klien yang mengonfirmasi bahwa situs web, aplikasi, atau perangkat lunak telah diserahkan sesuai kesepakatan.
• Freelancer atau agensi yang meminta klien menyetujui proyek atau tahapan yang telah selesai.
• Konsultan yang menutup penugasan penasihat setelah menyerahkan laporan akhir.
• Kontraktor utama yang menerima paket pekerjaan subkontraktor yang telah selesai.
• Fotografer atau profesional kreatif yang mencatat persetujuan klien atas gambar atau media final.

Ketentuan yang perlu disepakati

Kontrak atau pernyataan lingkup kerja

Sebutkan perjanjian yang menjadi dasar pekerjaan berdasarkan judul dan tanggalnya. Sertakan nomor pernyataan lingkup kerja atau proyek jika ada agar berita acara terkait dengan penugasan yang benar.

Pekerjaan atau hasil kerja yang diterima

Cantumkan apa yang diterima, seperti tahapan, fitur, berkas, atau laporan tertentu, dan kapan diserahkan. Buat cukup spesifik agar kedua pihak dapat membedakan apa yang tercakup dan apa yang tidak.

Tanggal penerimaan

Catat tanggal klien menerima pekerjaan. Tanggal ini dapat berpengaruh pada masa garansi, kewajiban dukungan, atau waktu pembayaran berdasarkan perjanjian awal.

Hal yang tertunda atau pengecualian

Kolom ini bersifat opsional. Gunakan untuk mencantumkan hal-hal kecil yang masih perlu diselesaikan atau diperbaiki, beserta perkiraan tanggalnya jika memungkinkan. Mengosongkannya memberi kesan tidak ada yang tertunda, jadi periksalah dengan cermat.

Pembayaran akhir yang kini jatuh tempo

Nyatakan jumlah dan mata uang yang kini harus dibayar serta waktu pembayarannya. Jika sebagian pembayaran ditahan sampai hal yang tertunda selesai, nyatakan dengan jelas.

Garansi dan dukungan setelah penerimaan

Banyak perjanjian mencakup masa dukungan atau perbaikan setelah penerimaan. Jika Anda ingin mencatatnya, tambahkan rujukan singkat dalam “Syarat & Ketentuan Tambahan”.

Kesalahan umum

• Menandatangani penerimaan sebelum meninjau atau menguji pekerjaan. Periksa setiap hasil kerja terhadap lingkup yang disepakati dan kriteria penerimaan terlebih dahulu.
• Menjelaskan pekerjaan yang diterima terlalu luas, seperti “proyek”. Cantumkan tahapan, fitur, atau berkas yang dicakup agar pertanyaan di kemudian hari dapat dijawab.
• Tidak mencantumkan masalah yang sudah diketahui di kolom hal yang tertunda. Catat masalah itu beserta tanggal targetnya, meskipun tampak kecil.
• Menyatakan jumlah pembayaran akhir yang tidak sesuai dengan kontrak dan perintah perubahan. Hitung ulang dari harga awal, penyesuaian, dan pembayaran yang sudah dilakukan.
• Melupakan perintah perubahan yang ditandatangani selama proyek. Pastikan pekerjaan yang diterima mencerminkan lingkup akhir yang telah diperbarui.
• Penanda tangan bukan orang yang berwenang menerima pekerjaan atas nama klien. Periksa siapa yang dapat menyetujui hasil kerja berdasarkan perjanjian awal.

Sebelum menandatangani

• Pastikan judul, tanggal, dan nomor kontrak atau pernyataan lingkup kerja.
• Tinjau setiap hasil kerja yang dicantumkan terhadap lingkup yang disepakati, perintah perubahan, dan kriteria penerimaan.
• Periksa tanggal penerimaan dan kaitannya dengan masa garansi atau dukungan.
• Cantumkan semua hal yang tertunda atau pengecualian, beserta tanggal target jika memungkinkan.
• Hitung ulang pembayaran akhir yang jatuh tempo, termasuk mata uang, waktu, dan jumlah yang ditahan.
• Periksa prosedur penerimaan dalam kontrak awal dan persyaratan setempat, serta tanyakan kepada pengacara yang berkualifikasi jika mutu pekerjaan diperselisihkan.