Pemberitahuan Pengakhiran Kontrak

Panduan praktis: Pemberitahuan Pengakhiran Kontrak

Pemberitahuan Pengakhiran Kontrak adalah pemberitahuan tertulis yang memberi tahu pihak lain bahwa pengirim mengakhiri kontrak yang sudah ada. Pemberitahuan ini menyebutkan kontrak dan klausul yang dijadikan dasar, menyatakan kapan pengakhiran mulai berlaku, dan memuat permintaan terkait penyelesaian akhir.

Fungsinya

Orang menggunakan pemberitahuan ini ketika ingin mengakhiri pengaturan layanan, lisensi, atau kemitraan dan memerlukan catatan tertulis yang jelas atas keputusan tersebut. Pemberitahuan ini biasanya dikirim berdasarkan perjanjian yang sudah ada, seperti perjanjian kontraktor, konsultasi, pengembangan, kreatif, atau subkontraktor, lisensi perangkat lunak atau merek dagang, atau perjanjian kemitraan umum. Pemberitahuan ini mencatat posisi pengirim; pemberitahuan ini tidak menentukan apakah pengakhiran tersebut diperbolehkan.

Gunakan pemberitahuan ini ketika kontrak sudah memuat klausul pengakhiran dan pengirim ingin mengandalkannya. Jika para pihak justru sepakat bersama untuk mengakhiri hubungan, dokumen pengakhiran bersama atau pelepasan mungkin lebih sesuai. Jika persoalan utamanya adalah tagihan yang belum dibayar atau permintaan perubahan pekerjaan, Pengingat Pembayaran Tagihan Jatuh Tempo atau Formulir Perintah Perubahan mungkin lebih tepat.

Sebelum mengirim, baca klausul pengakhiran dengan cermat dan periksa aturan di tempat kontrak dilaksanakan. Masa pemberitahuan, alasan yang diizinkan, cara penyampaian, dan akibat pengakhiran kontrak berbeda-beda antarnegara dan wilayah. Tanyakan kepada pengacara yang berkualifikasi jika kontraknya bernilai besar, pengakhirannya diperselisihkan, atau ada tuduhan wanprestasi.

Siapa yang menggunakannya

• Klien yang mengakhiri hubungan dengan freelancer atau kontraktor berdasarkan klausul pengakhiran dalam kontrak.
• Kontraktor atau konsultan yang mundur dari penugasan layanan yang sedang berjalan.
• Pemberi lisensi atau penerima lisensi yang mengakhiri lisensi perangkat lunak atau merek dagang.
• Mitra usaha yang memberikan pemberitahuan untuk mengakhiri kemitraan berdasarkan ketentuan keluarnya.
• Kontraktor utama yang mengakhiri penugasan subkontraktor dalam suatu proyek.

Ketentuan yang perlu disepakati

Kontrak yang diakhiri

Sebutkan kontrak berdasarkan judul dan tanggalnya, persis seperti yang tertera pada salinan yang ditandatangani. Jika ada beberapa dokumen terkait, seperti perjanjian induk dan pernyataan lingkup kerja tersendiri, sebutkan dokumen mana yang dicakup pemberitahuan dan mana, jika ada, yang tetap berlaku.

Klausul kontrak yang dijadikan dasar

Sebutkan pasal atau klausul yang memungkinkan pengakhiran dan ringkas isinya, misalnya pengakhiran tanpa alasan dengan masa pemberitahuan tertentu. Mengutip klausul secara akurat membantu penerima memeriksa dasar pemberitahuan.

Tanggal pengakhiran mulai berlaku

Nyatakan tanggal tepat berakhirnya kontrak. Hitung masa pemberitahuan sejak tanggal penerima kemungkinan menerima pemberitahuan, dan periksa kontrak serta aturan setempat tentang cara menghitung masa tersebut.

Alasan pengakhiran, jika dinyatakan

Kolom ini bersifat opsional. Sebagian klausul mengizinkan pengakhiran tanpa alasan, sedangkan yang lain mewajibkannya. Jika Anda memberikan alasan, buatlah faktual dan singkat, serta hindari pernyataan yang tidak dapat Anda dukung dengan catatan.

Faktur akhir, serah terima, dan pengembalian materi

Jelaskan apa yang harus terjadi selama penyelesaian akhir: kapan faktur akhir jatuh tempo, pekerjaan atau berkas mana yang harus diserahkan, dan materi, peralatan, atau kredensial akses mana yang harus dikembalikan. Cantumkan tanggal jika memungkinkan.

Kewajiban yang tetap berlaku

Banyak kontrak mempertahankan sebagian kewajiban setelah pengakhiran, seperti kerahasiaan, pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai, atau pembatasan lisensi. Jika Anda ingin menyebutkannya, tambahkan rujukan singkat dalam “Syarat & Ketentuan Tambahan”.

Kesalahan umum

• Mengutip klausul yang salah atau memparafrasekannya secara tidak akurat. Baca kontrak yang ditandatangani dan salin nomor klausul serta syarat utamanya dengan benar.
• Memilih tanggal berlaku yang tidak memberikan masa pemberitahuan penuh. Perkirakan kapan penerima akan menerima pemberitahuan dan hitung maju dari tanggal itu.
• Mengirim pemberitahuan ke alamat atau orang yang tidak disebutkan dalam ketentuan pemberitahuan kontrak. Gunakan informasi kontak yang ditetapkan kontrak, atau yang terbaru yang disepakati para pihak secara tertulis.
• Memberikan alasan yang panjang atau emosional padahal klausulnya tidak mewajibkan alasan. Pernyataan singkat dan faktual, atau tanpa alasan sama sekali, biasanya lebih jelas.
• Membiarkan langkah penyelesaian akhir tidak jelas. Nyatakan faktur akhir, hasil kerja, berkas, dan peralatan apa yang diharapkan, dan paling lambat kapan.
• Menganggap pemberitahuan ini mengakhiri setiap dokumen terkait. Nyatakan dengan jelas apakah pernyataan lingkup kerja, lisensi, atau perjanjian sampingan yang terkait juga berakhir.

Sebelum menandatangani

• Pastikan judul, tanggal, dan para pihak dalam kontrak sesuai dengan salinan yang ditandatangani.
• Baca ulang klausul pengakhiran dan pastikan pemberitahuan mengikuti syarat-syaratnya.
• Hitung ulang tanggal berlaku dengan memperhitungkan masa pemberitahuan penuh dan waktu pengiriman.
• Tinjau alasan, jika diberikan, untuk memastikan ketepatan dan redaksi yang netral.
• Periksa permintaan penyelesaian akhir, termasuk faktur akhir, serah terima, dan pengembalian, agar tanggal dan barangnya jelas.
• Periksa ketentuan pemberitahuan dalam kontrak dan aturan setempat tentang penyampaian dan waktu, serta tanyakan kepada pengacara yang berkualifikasi jika pengakhiran mungkin diperselisihkan.