기밀정보 반환 또는 파기 확인서

실용 가이드: 기밀정보 반환 또는 파기 확인서

기밀정보 반환 또는 파기 확인서는 정보 수령자가 기밀 자료를 반환, 파기 또는 삭제했다는 서면 진술입니다. 비밀유지 계약, 대상 정보, 처리 방법, 보관 중인 사본이 있다면 그 내용을 밝힙니다.

문서의 용도

개인과 기업은 프로젝트, 협상 또는 업무 관계가 끝나 기밀정보를 반환하거나 파기해야 할 때 이 확인서를 사용합니다. 상호 비밀유지 계약서 (양방향 NDA), 단방향 비밀유지 계약서 (표준 NDA), 직원 비밀 유지 및 발명 양도 계약서, 독립 계약자 마스터 서비스 계약서 (MSA), 컨설팅 및 자문 서비스 계약서 등 비밀유지 약정에 이어 작성합니다. 이 확인서는 정보를 제공한 당사자에게 그 정보가 어떻게 처리되었는지에 관한 서면 기록을 제공합니다.

계약이 끝났을 때, 거래가 성사되지 않았을 때, 또는 정보 제공자가 자료 반환을 요청할 때 사용하세요. 이 확인서는 정보 수령자가 무엇을 했다고 진술하는지를 기록할 뿐, 그 자체로 모든 사본이 없어졌다는 것을 증명하지는 않습니다. 주된 문제가 정보의 오용이나 유출이 의심되는 것이라면 다른 대응과 전문가의 조언이 필요할 수 있습니다.

비밀유지 계약서에서 기한, 방법, 보관이 허용되는 사본 등 반환 또는 파기 요건을 확인하세요. 기록 보존, 데이터 처리, 개인정보에 관한 규정은 국가와 지역마다 다르므로, 보관해야 할 수도 있는 기록을 삭제하기 전에 현지 요건을 확인하세요.

누가 사용하는가

• 비밀유지 계약에 따라 잠재적 거래를 검토했으나 거래가 성사되지 않은 회사.
• 업무가 끝나 의뢰인의 자료를 반환하는 독립 계약자 또는 컨설턴트.
• 회사 문서와 파일을 반환하거나 삭제했음을 확인하는 퇴사 직원.
• 자신의 정보를 더 이상 보유하고 있지 않다는 서면 확인을 요청하는 정보 제공자.
• 기밀 데이터를 공유한 공동 프로젝트를 마무리하는 공급업체나 파트너.

합의해야 할 조건

비밀유지 계약

상호 비밀유지 계약서나 서비스 계약의 비밀 유지 조항처럼 해당 계약을 명칭과 날짜로 특정하세요. 이를 통해 확인서가 어떤 의무에 대응하는 것인지 연결됩니다.

대상 정보 및 자료

종이 문서, 파일, 이메일, 샘플, 도면 등 정보의 범주와 형태를 설명하세요. 구체적으로 적을수록 두 당사자가 확인서의 대상 범위를 이해하기 쉽습니다.

반환, 파기 또는 삭제 여부와 그 방법

택배로 반환, 문서 세단, 기기 및 클라우드 저장소에서 삭제 등 범주별로 어떻게 처리했는지 밝히세요. 백업과 공유 드라이브도 포함했다면 그 사실을 적으세요.

완료일

반환 또는 파기를 마친 날짜를 기록하세요. 여러 단계에 걸쳐 진행했다면 마지막 단계를 마친 날짜를 적으세요.

보관하는 사본과 그 이유(있는 경우)

이 항목은 선택 사항입니다. 회계나 기록 보존을 위해 보관하는 사본처럼 남겨 두는 것이 있다면, 무엇을 왜 보관하는지와 그것이 계속 기밀로 유지된다는 점을 밝히세요.

계속되는 비밀 유지 의무

자료를 반환하거나 파기한다고 해서 보통 정보를 비밀로 유지할 의무까지 끝나지는 않습니다. 원래의 의무가 계속된다는 점을 명시하려면 “추가 조건 및 조항”에 적으세요.

흔히 하는 실수

• “모든 자료”처럼 정보를 너무 막연하게 적는 것. 정보 제공자가 범위를 확인할 수 있도록 주요 범주와 형태를 나열하세요.
• 이메일, 백업, 공유 폴더 또는 개인 기기에 있는 사본을 잊는 것. 서명하기 전에 정보가 저장되었을 수 있는 모든 위치를 확인하세요.
• 반환이나 파기가 실제로 끝나기 전에 서명하는 것. 각 단계를 먼저 마친 뒤 완료일을 기록하세요.
• 의도적으로 보관하는 사본을 빠뜨리는 것. 모든 것이 파기된 것처럼 보이게 하지 말고, 무엇을 왜 보관하는지 밝히세요.
• 다른 이유로 보관해야 할 수도 있는 기록을 파기하는 것. 먼저 계약서와 현지 기록 보존 요건을 확인하세요.
• 무엇이 처리되었는지 모르는 사람이 서명하는 것. 서명자는 조직 전체에서 취한 조치를 확인할 수 있는 사람이어야 합니다.

서명하기 전에

• 비밀유지 계약의 명칭과 날짜를 확인하세요.
• 방법과 기한을 포함해 계약서의 반환 또는 파기 요건을 확인하세요.
• 이메일, 백업, 클라우드 서비스, 팀원이 사용한 기기 등 모든 저장 위치를 확인하세요.
• 정보의 범주별로 무엇을 반환, 파기 또는 삭제했는지와 그 방법을 기록하세요.
• 보관하는 사본이 있다면 그 내용, 보관 이유, 보호 방법을 나열하세요.
• 기록 보존과 데이터 처리에 관한 현지 규정을 확인하고, 정보가 매우 민감하거나 분쟁 가능성이 있다면 자격을 갖춘 변호사에게 문의하세요.