Concurrentie- en relatiebeding

Concurrentie- en relatiebeding: een praktische handleiding

Een concurrentie- en relatiebeding legt toezeggingen vast over concurrerende werkzaamheden en het benaderen van bepaalde personen of organisaties die zijn verbonden aan een werkgever. Het beschrijft de activiteiten waarop het beding betrekking heeft, de beschermde relaties en hoe lang eventuele beperkingen moeten gelden.

Waar het voor dient

Een werkgever kan dit document gebruiken bij het bespreken van beperkingen op de werkzaamheden of bedrijfsactiviteiten van een werknemer tijdens of na hun arbeidsrelatie. Het concurrentiebeding heeft betrekking op werkzaamheden of activiteiten die kunnen concurreren met de werkgever; het relatiebeding heeft betrekking op pogingen om opgegeven klanten, werknemers of andere contacten over te halen hun relatie met de werkgever te beëindigen of te wijzigen.

Beide partijen moeten rekening houden met de rol van de werknemer, de toegang tot bedrijfsrelaties of informatie en het praktische effect van elke beperking. Een ruime beperking kan van invloed zijn op het vermogen van de werknemer om werk te vinden of een onderneming te drijven, dus beide partijen moeten alleen de activiteiten en relaties beschrijven die zij willen laten vallen onder het beding.

Dit beding legt op zich niet uit hoe vertrouwelijke informatie mag worden gebruikt of wie eigenaar is van werk of uitvindingen. Als die onderwerpen centraal staan, kan een document dat is gericht op geheimhouding of eigendom beter passen. Regels over beperkingen, ondertekening en vereiste formulering verschillen per land en regio; controleer de regels waar het document zal worden gebruikt of raadpleeg een gekwalificeerde jurist, met name wanneer er veel op het spel staat.

Wie dit gebruikt

• Een werkgever en een werknemer die beperkingen bespreken die verband houden met een nieuwe of voortdurende arbeidsrelatie.
• Een bedrijf dat bepaalde klantrelaties wil beschermen tegen doelgerichte werving door een vertrekkende werknemer.
• Een werkgever en een werknemer die beslissen of specifieke rollen of activiteiten kunnen concurreren met het bedrijf nadat het werk is beëindigd.
• De eigenaar van een klein bedrijf en een sleutelwerknemer wiens werk nauw contact inhoudt met klanten, personeel of zakenpartners.
• Een werknemer aan wie wordt gevraagd voorgestelde beperkingen te beoordelen alvorens een rol te aanvaarden of een positie te verlaten.

Vast te stellen voorwaarden

Concurrerende activiteit

Beschrijf welk werk, welke diensten of welke bedrijfsactiviteit als concurrentie gelden en koppel dit aan de daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten van de werkgever. Vermijd vage bewoordingen zoals “al het vergelijkbare werk” als beide partijen een beperktere set activiteiten bedoelen.

Personen en relaties die eronder vallen

Noem de typen klanten, potentiële klanten, werknemers of andere contacten die onder het relatiebeding vallen. Maak duidelijk of de beperking alleen betrekking heeft op personen met wie de werknemer heeft samengewerkt of met wie de werknemer via diens functie bekend is geraakt.

Verboden gedrag

Geef aan wat de werknemer overeenkomt niet te doen, zoals een klant die onder het beding valt actief vragen zijn zaken elders onder te brengen. Maak onderscheid tussen directe werving en gewone reclame of het reageren op een ongevraagd verzoek als dat verschil belangrijk is voor beide partijen.

Tijdsduur

Geef aan wanneer elke beperking begint en wanneer deze eindigt, met inbegrip van de vraag of deze van toepassing is tijdens de arbeidsrelatie, nadat deze is beëindigd, of beide. Gebruik een duidelijk startpunt en vermijd dat de duur vatbaar blijft voor interpretatie.

Reikwijdte naar werk en gebied

Beschrijf het werk, de locaties of de markten waarop een concurrentiebeding betrekking heeft. Maak de reikwijdte begrijpelijk voor de werknemer en relevant voor de activiteiten van de werkgever.

Uitzonderingen en toegestaan gedrag

Breng eventuele activiteiten in kaart die beide partijen willen toestaan, zoals werk in een andere functie of contacten met personen die de werknemer al vóór indiensttreding kende. Formuleer uitzonderingen direct en specifiek.

Einde van de arbeidsrelatie

Leg uit welke gebeurtenis een beperking na het werk in gang zet, zoals de laatste werkdag, en hoe beide partijen die datum zullen vaststellen. Overweeg of verschillende beperkingen op verschillende tijdstippen moeten beginnen.

Veelvoorkomende fouten

• Het gebruik van “concurrent” of “werven” zonder te definiëren wat die woorden betekenen voor de situatie van beide partijen. Onduidelijke begrippen kunnen ertoe leiden dat elke partij er iets anders onder verstaat.
• Het toepassen van dezelfde brede beperkingen op elke werknemer, zelfs wanneer hun taken en toegang tot klantrelaties verschillen. Pas de formulering aan op de rol en het te beschermen bedrijfsbelang.
• Niet vermelden welke klanten of werknemers eronder vallen. Een omschrijving zoals “alle klanten” kan onzekerheid creëren over personen die de werknemer nooit heeft gekend of bediend.
• Niet vermelden of een beperking geldt tijdens het dienstverband, nadat dit is beëindigd, of beide. Leg de timing en het startpunt duidelijk vast.
• Een relatiebeding behandelen als een verbod op al het contact met klanten of voormalige collega’s. Vermeld het gedrag dat partijen willen beperken en eventuele beoogde uitzonderingen.
• Tekst uit een andere overeenkomst overnemen zonder te controleren of de gedefinieerde begrippen, data en bedrijfsmatige reikwijdte overeenkomen met deze relatie.

Voordat u ondertekent

• Lees elke beperking door en bevestig dat beide partijen de activiteiten en relaties begrijpen die daaronder vallen.
• Controleer of de periode, het startpunt, de reikwijdte van de werkzaamheden en eventuele locatiebeperkingen duidelijk zijn vastgelegd.
• Bevestig dat de klanten, werknemers of andere contacten die eronder vallen, aan de hand van de formulering kunnen worden vastgesteld.
• Controleer eventuele uitzonderingen en zorg ervoor dat deze de activiteiten weerspiegelen die partijen willen toestaan.
• Verwijder onduidelijke termen of leg deze uit in de Aanvullende voorwaarden en bepalingen.
• Controleer de regels voor beperkingen, vereiste formuleringen, getuigen, notariële akte of andere stappen bij ondertekening op de plaats waar het document wordt gebruikt.
• Zorg ervoor dat iedereen die ondertekent de bevoegdheid heeft om te tekenen voor de genoemde partij, en bewaar een kopie van het ingevulde document.